Istilah “manajemen pengetahuan” muncul pada 1990-an. Tujuan terpenting dari manajemen pengetahuan adalah memastikan bahwa data dan informasi organisasi dikumpulkan dan disimpan sedemikian rupa sehingga efektif dan efisien bagi karyawan atau pelanggan untuk menemukan dan menggunakan data yang diperlukan.
konsep sistem manajemen pengetahuan
Memahami Manajemen Pengetahuan
Fokus utama dari manajemen pengetahuan adalah untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan ditangkap, disimpan, dan didistribusikan dengan cara yang memudahkan orang-orang dalam suatu organisasi untuk mengakses dan menggunakannya. Manajemen pengetahuan adalah disiplin yang dijelaskan oleh pakar industri Duhon digambarkan sebagai salah satu “yang mempromosikan pendekatan terpadu untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, mengambil, dan berbagi semua aset informasi perusahaan.”
Sebuah organisasi memiliki berbagai jenis aset informasi. Mereka dapat mencakup hal-hal seperti kebijakan, prosedur, dokumen, dan informasi yang diketahui oleh karyawan tertentu tetapi tidak ditulis di mana pun. Sistem manajemen pengetahuan (KMS) dapat membantu memastikan bahwa pengetahuan organisasi yang berharga tidak hilang karena karyawan yang tidak lagi bekerja di sana adalah satu-satunya yang mengetahui informasi atau di mana menemukannya.
Jenis Sistem Manajemen Pengetahuan Dengan Contoh
Setiap jenis sistem teknologi informasi yang dirancang untuk membantu menyimpan, mengatur, dan memastikan pengambilan informasi dengan mudah adalah sistem manajemen pengetahuan. Ada aplikasi KMS yang tersedia secara komersial untuk beberapa tujuan, meskipun banyak hal yang akan dibuat oleh tim atau vendor TI perusahaan menggunakan Access, SQL, atau alat pengembangan basis data lainnya.
Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan
Sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk melacak semua interaksi dengan pelanggan. Teknologi CRM membantu memastikan bahwa siapa pun di perusahaan yang perlu berinteraksi dengan pelanggan memiliki akses ke detail penting tentang riwayat pembelian individu dan percakapan sebelumnya dengan perwakilan perusahaan. Sistem tercanggih melacak dari titik di mana seseorang menjadi pemimpin selama jangka waktu hubungan pelanggan dengan perusahaan.
- Salesforce CRM adalah salah satu yang paling sistem KM komprehensif berfokus pada pelacakan interaksi pelanggan.
- Ada sejumlah sistem otomatisasi pemasaran yang melacak kampanye dan interaksi penjualan dan pemasaran.
Sistem Pelacakan Pemohon
Sistem pelacakan pelamar (ATS) adalah sumber daya manusia (SDM) KMS yang berfokus pada perekrutan dan perekrutan. Jenis sistem ini menyediakan cara terstruktur dan terorganisir bagi perusahaan untuk menerima aplikasi secara online, mencari aplikasi tersebut dengan kata kunci untuk mengidentifikasi kandidat, menjadwalkan wawancara, dan mengelola setiap aspek proses wawancara, seleksi, dan orientasi.
- Greenhouse adalah contoh sistem pelacakan pelamar end-to-end yang populer untuk organisasi yang ingin merampingkan proses ini.
- Bisa diterapkan adalah contoh lain; sistem khusus ini juga mencakup fungsionalitas untuk membantu kandidat sumber selain memproses aplikasi.
File Proyek Bersama
Sebuah produk yang memungkinkan tim untuk bekerja secara kolaboratif dalam sebuah proyek adalah contoh dari sistem manajemen pengetahuan. Alat-alat ini memiliki sistem file dan informasi bersama yang memungkinkan setiap orang dalam tim untuk mengunggah dan mengomentari pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain.
- Sebuah perangkat lunak seperti Jira dirancang untuk memfasilitasi alur kerja dari proyek kolaborasi atau kerja tim serta pelacakan masalah.
- Alat perangkat lunak manajemen proyek seperti Trello membantu melacak proses proyek, dari detail terkecil hingga dokumentasi keseluruhan.
Basis Data Umpan Balik
Sebuah perusahaan mungkin memiliki database untuk mengumpulkan umpan balik dari pelanggan dan karyawan. Umpan balik yang dikumpulkan dibagikan dengan departemen desain organisasi dan pihak berkepentingan lainnya. Semua anggota organisasi akan dapat memasukkan umpan balik ke dalam database.
Bergantung pada pengaturan dan tujuan sistem, semua pelanggan mungkin dapat memasukkan informasi atau hanya sekelompok pelanggan tertentu. Pendekatan terpadu akan diambil untuk memahami informasi bersama dan menggunakannya untuk meningkatkan penawaran organisasi.
- Beberapa mungkin menggunakan database untuk mengumpulkan masukan dan umpan balik dari penguji produk atau penguji beta.
- Dalam kasus lain, data dikumpulkan dari studi kegunaan yang memantau atau mencari masukan tentang bagaimana suatu produk digunakan.
Basis Data Penelitian
Perusahaan yang mengembangkan produk baru dapat melakukan penelitian terhadap pesaing atau mengadakan kelompok fokus untuk mengetahui apa yang dibutuhkan dalam produk atau ceruk pasar tertentu. Informasi ini dapat dimasukkan ke dalam database yang berisi data objektif tentang potensi penjualan pasar dan menunjukkan aset dan proses apa yang dimiliki perusahaan, yang dapat digunakan untuk mencapai potensi penjualan, memenuhi kebutuhan pelanggan, dan mengisi kesenjangan dalam pasar.
- Sebuah database yang melacak hasil data pelanggan yang dikumpulkan melalui penelitian kuantitatif dan/atau kualitatif adalah salah satu contohnya.
- Basis data yang melacak produk yang ditawarkan oleh pesaing, termasuk item, titik harga, dan fitur serta manfaat utama adalah contoh lain.
Basis Data Pelajaran
Sebuah database pelajaran berisi informasi dari proyek masa lalu dan praktik bisnis. Ini mencakup informasi yang dikumpulkan dari orang-orang yang pernah menangani masalah di masa lalu. Ini mencakup masalah atau situasi yang ditentukan, tindakan yang diambil, hasil, dan hasil. Idenya adalah untuk mengumpulkan informasi yang akan membantu mencegah orang mengulangi kesalahan yang dibuat di masa lalu ketika masalah serupa muncul di masa depan.
- Beberapa mungkin menggunakan database untuk melacak pelajaran dari proyek setelah selesai.
- Rekaman audio atau video dari rapat tim proyek sebelumnya atau kolaborasi virtual juga dapat digunakan.
Komunitas Praktik
Komunitas praktik adalah kelompok individu yang mendiskusikan masalah, peluang, pelajaran yang dipetik dan informasi lain yang diperoleh dari pengguna. Ketika perusahaan tumbuh secara global, komunitas ini menjadi lebih tersebar secara geografis. Sistem manajemen pengetahuan yang baik memberi kelompok-kelompok ini cara untuk berbagi informasi dalam apa yang dapat digambarkan sebagai pendekatan “pendingin air virtual”. Jenis KMS ini adalah alat yang ampuh untuk menciptakan koneksi karyawan.
- Salah satu contohnya adalah sumber daya terpusat yang berfokus pada topik khusus, seperti keragaman & inklusi.
- Contoh lain adalah sumber daya terp
usat di mana karyawan dengan minat yang sama dapat berbagi sumber daya, seperti sumber daya yang bermanfaat untuk orang tua yang bekerja.
Basis Pengetahuan Internal
Basis pengetahuan internal adalah sumber daya organisasi bersama yang menyimpan informasi organisasi. Ini bersifat internal karena dimaksudkan untuk digunakan hanya oleh karyawan suatu organisasi. KMS jenis ini bersifat kolaboratif, karena karyawan dapat memasukkan informasi ke dalam sistem serta menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk dapat melakukan pekerjaannya.
Informasi yang dimasukkan karyawan dapat diakses oleh anggota organisasi lainnya. Ini sering mencakup informasi ekstensif yang dikumpulkan dari sistem atau alat KM yang lebih khusus. Jenis sistem ini biasanya dapat diakses melalui intranet organisasi atau situs web khusus karyawan yang memerlukan login aman.
- Beberapa perusahaan menggunakan kumpulan kebijakan dan prosedur perusahaan yang dikuratori dan dapat dicari yang disimpan dalam sistem manajemen konten (CMS) yang dapat diakses karyawan kapan saja.
- Yang lain menggunakan dokumen pertanyaan umum (FAQ) internal yang berfokus pada karyawan yang dapat dicari dan dapat diperbarui setiap saat.
Basis Pengetahuan Eksternal
Basis pengetahuan eksternal berfungsi serupa dengan basis pengetahuan internal tetapi dimaksudkan untuk digunakan oleh orang-orang di luar organisasi. Beberapa memerlukan login sehingga hanya pelanggan atau pemasok terverifikasi yang memiliki akses ke informasi tersebut. Beberapa adalah basis pengetahuan terbuka yang dapat diakses siapa saja.
Basis pengetahuan yang berisi informasi yang menarik bagi calon pelanggan adalah jenis yang paling mungkin terbuka, karena perusahaan ingin memberikan kemudahan bagi calon pembeli untuk menemukan informasi tentang produk mereka. Namun, bahkan jenis sistem ini sering memerlukan pendaftaran sebelum mengakses sumber daya. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menangkap informasi kontak yang akan digunakan untuk tujuan pemasaran dan penjualan.
- Beberapa menggunakan tip bantuan yang dapat dicari dan/atau informasi produk untuk pelanggan yang membutuhkan bantuan atau instruksi.
- Anda mungkin juga melihat direktori pertanyaan umum yang dapat ditelusuri yang dapat ditinjau pelanggan 24/7 untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat.
Informasi Adalah Kekuatan
Ini hanyalah beberapa contoh dari banyak jenis sistem manajemen pengetahuan yang dapat digunakan perusahaan untuk membantu menyimpan informasi bisnis penting dan memastikan bahwa itu dapat diakses oleh anggota tim atau pelanggan yang membutuhkannya.
Manajemen pengetahuan menjadi semakin penting dalam ekonomi yang berpusat pada data dan berfokus pada layanan di mana kecerdasan bisnis dan data besar merupakan kunci penting untuk keunggulan kompetitif. Manajemen pengetahuan kemungkinan hanya akan terus menjadi lebih penting di masa depan. Sekarang setelah Anda mengetahui kepanjangan dari KMS, CRM, dan ATS, luangkan waktu untuk mempelajari beberapa singkatan bisnis lainnya.
