Kaizen adalah proses perbaikan berkelanjutan dimana perubahan dilakukan pada proses organisasi baik dalam satu langkah atau langkah demi langkah. Salah satu keuntungan utama dari Kaizen adalah prosesnya berkelanjutan dan bukan proses yang terikat waktu. Kami telah membahas lebih detail tentang Kaizen di sini.
Kaizen menerima bahwa lebih banyak pengoptimalan selalu memungkinkan dan membantu memberdayakan karyawan dan manajer untuk menerapkan Kaizen dalam organisasi.
Karena manfaat perbaikan berkelanjutan, banyak manajer dan pemilik bisnis ingin menerapkan Kaizen dalam organisasinya. Bagaimana kamu melakukannya?
Berikut adalah 7 langkah untuk menerapkan Kaizen di organisasi Anda
1) Libatkan karyawan Anda
Sebelum Anda melanjutkan ke langkah ke-2 Kaizen , pertama-tama Anda perlu melibatkan karyawan Anda karena nantinya akan membantu Anda untuk memberdayakan karyawan Anda juga. Misalnya – jika seorang eksekutif layanan pelanggan memiliki umpan balik untuk meningkatkan proses, maka umpan baliknya dapat didengarkan oleh manajer, dan ia dapat dibuat bertanggung jawab secara individual untuk mengimplementasikan perubahan dalam organisasi.
Untuk menerapkan Kaizen, Anda membutuhkan karyawan yang termotivasi dan terlibat. Anda ingin menciptakan tempat kerja yang tidak menolak perubahan dan pada kenyataannya bertanggung jawab atas perubahan tersebut. Untuk melakukan ini, Anda memerlukan kerja sama penuh dari karyawan Anda dan komunikasi antara manajemen dan karyawan sangatlah penting.
Kaizen memiliki konsep lingkaran Kualitas di mana terdapat lingkaran khusus karyawan dari berbagai departemen yang bertanggung jawab atas perbaikan perusahaan secara holistik secara perlahan namun bertahap.
Akibatnya, sangat penting bagi Anda untuk melibatkan karyawan Anda sejak langkah pertama – Menemukan masalah dan kemudian memberdayakan mereka untuk langkah selanjutnya.
2) Temukan Masalah
Langkah kedua untuk menerapkan Kaizen adalah menerima dan menemukan masalah dalam organisasi Anda. Untuk ini, Anda perlu mengambil umpan balik 360 derajat dan melibatkan karyawan Anda. Anda dapat membuat daftar semua proses dalam organisasi yang memerlukan perbaikan.
Ini bisa menjadi departemen layanan pelanggan, departemen produksi, departemen keuangan atau tempat lain di mana perbaikan diperlukan. Anda dapat membuat daftar masalah dan masalah di Tempat “To Do”. Jika masalahnya terlalu banyak, untuk pengelolaan yang lebih baik, Anda dapat memilih 10 masalah dan kemudian melanjutkannya.
Ingat, Kaizen adalah proses yang berkelanjutan dan Anda akan kembali ke masalah yang tersisa nanti. Tetapi perlu dimulai dengan serangkaian masalah kecil dan kemudian terus meningkat.
3) Pikirkan & Temukan Solusi
Sekali lagi, ini adalah tempat di mana lebih banyak otak dan pikiran jauh lebih baik daripada satu otak. Manajer dapat membuat tim dari karyawan kreatif yang berpengalaman dan karyawan ini dapat fokus pada pemecahan masalah. Mereka mungkin harus mendedikasikan waktu khusus untuk menemukan solusi atas masalah yang dihadapi perusahaan.
Kerangka waktu sangat penting. Kami ingin solusinya muncul dengan santai dan kreatif dan tidak menolak saran apa pun karena mungkin akan datang nanti, meskipun tidak sepenuhnya digunakan dan diterapkan. Tuliskan solusinya, dan dengan menggunakan pengalaman Anda sendiri dan pengalaman tim, pilih saran yang paling masuk akal. Anda kemudian dapat mengambil saran ini untuk diterapkan.
4) Menerapkan
Implementasi skala kecil adalah cara terbaik untuk menguji teori baru terutama di organisasi yang lebih besar. Banyak orang menunda tahap ini karena terlalu banyak berpikir, berpuas diri, atau ketidaktahuan. Mereka berpikir untuk membuat perubahan di seluruh organisasi alih-alih mengambil langkah kecil sekaligus dan menjalankan ide baru di lingkungan percontohan (mungkin kantor kecil)
Pada saat yang sama, pelaksanaannya harus dilakukan secara terencana. Jika ide perlu dikembangkan sedikit lagi, maka tentu saja, pertahankan kegembiraan Anda dan kembangkan ide di atas meja sebelum menerapkannya di organisasi. Namun, implementasi yang terencana dan terkendali penting untuk sebuah ide sehingga hasilnya dapat dilacak.
5) Periksa
Sering kali selama implementasi, hanya ada komunikasi ide kepada junior dimana tanggung jawab diberikan kepada orang lain. Inilah yang mempersulit penerapan Kaizen dan di mana pengecekan dan audit berperan. Anda perlu memastikan bahwa implementasi dilakukan sampai ke tingkat dasar sehingga hasilnya sesuai.
Sebagai manajer, Anda harus memiliki orang yang tepat di semua titik yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Jadi seorang manajer dapat menunjuk tugas tersebut kepada seorang pemimpin tim yang dapat mengimplementasikannya dalam tim, terus memeriksa kemajuannya dan kemudian mengembalikannya kembali ke manajer. Dari waktu ke waktu audit perlu dilakukan dan perkembangannya perlu diketahui. Menemukan hasil adalah tujuan utama dari latihan ini.
6) Standarisasi
Jika hasilnya tidak positif, Anda perlu kembali ke langkah ke-3 di mana Anda menerapkan beberapa ide lain yang ada di atas meja. Jangan frustasi dan jengkel karena ada banyak manfaat Kaizen dan perlahan tapi pasti Anda akan merasakan manfaatnya. Inilah mengapa kami hanya mengambil 10 tugas untuk ditingkatkan pada langkah ke-2.
Namun, jika hasilnya positif dan Anda menemukan prosesnya membaik, maka, tentu saja, standarkan proses di semua departemen dan di semua lokasi sehingga organisasi Anda berjalan lebih lancar dan efisien. Standardisasi adalah manfaat terbaik dari penerapan Kaizen.
Standardisasi meningkatkan moral dengan margin yang besar karena menghemat waktu dan tenaga, sebagai hasilnya, membuat karyawan lebih bahagia dan lebih produktif. Standardisasi juga berarti memberdayakan karyawan Anda dengan menetapkan prosedur standar yang harus mereka ikuti dan memangkas birokrasi seminimal mungkin.
7) Ulangi
Sekarang kami telah mengoptimalkan 10 tugas yang kami pilih di langkah 2, kami kemudian dapat membilas dan mengulangi prosedur lengkap sehingga 10 tugas selanjutnya dapat dioptimalkan. Semangat Kaizen yang sebenarnya adalah “perbaikan terus-menerus” dan “perubahan lambat dan bertahap”. Kaizen sebenarnya berarti “Perubahan itu baik”.
Seiring waktu, menjadi budaya dalam organisasi untuk menghilangkan pemborosan dan memperbaiki proses sehingga semuanya berjalan lancar. Kaizen memberdayakan karyawan Anda dan menciptakan hubungan yang baik antar tim sehingga seluruh organisasi dapat melihat perbaikan lebih lanjut secara holistik.
Inilah sebabnya mengapa banyak perusahaan Jepang mengadopsi proses Kaizen dan itulah sebabnya mereka dikenal sebagai beberapa perusahaan paling produktif di dunia.
Di atas adalah 7 langkah untuk menerapkan Kaizen di organisasi Anda. Penting untuk langkah-langkah ini adalah Kesabaran, Pemberdayaan dan visi menuju masa depan.
