Banyak organisasi telah menghabiskan banyak uang untuk memastikan bahwa mereka menghasilkan rencana peningkatan kinerja (PIP) yang ideal untuk karyawan mereka. Rupanya, ini dianggap sebagai cara penting untuk membimbing karyawan yang berjuang dalam aspek tertentu dari pekerjaan mereka namun tetap meminta pertanggungjawaban atas tindakan yang mereka lakukan di masa lalu. Alasan mengapa seorang karyawan mungkin menunjukkan kinerja yang buruk di tempat kerja bervariasi dari pelatihan yang tidak memadai hingga kurangnya pemahaman tentang pekerjaan serta hambatan yang tidak terduga antara lain.
Pentingnya Rencana Peningkatan Kinerja – PIP
Penting juga untuk dicatat bahwa PIP tidak hanya dirancang untuk karyawan yang berkinerja buruk tetapi juga untuk mereka yang baru dalam organisasi atau untuk suatu peran. Mereka menggunakannya sebagai alat untuk mengkomunikasikan harapan pekerjaan kepada mereka. Durasi untuk PIP biasanya antara 30-90 hari, biasanya cukup bagi setiap karyawan biasa untuk mencapai peningkatan yang diperlukan mengingat hal itu menguraikan semua area penting untuk peningkatan.
Apa yang banyak orang tidak sadari adalah bahwa meskipun PIP dipandang sebagai alat tindakan korektif, PIP sangat membantu dalam meningkatkan hubungan antara manajer dan karyawan karena PIP memungkinkan mereka untuk melakukan diskusi tanpa akhir di antara mereka.
Hal lain yang harus Anda ketahui tentang PIP adalah bahwa PIP dapat menghasilkan beberapa hasil seperti identifikasi pelatihan atau kesenjangan keterampilan, tindakan ketenagakerjaan, dan peningkatan kinerja umum. Terutama, ini memberikan berbagai hasil yang cocok untuk implementasi yang akan membantu meningkatkan kinerja karyawan dan pada akhirnya membantu organisasi dalam mencapai tujuan dan sasarannya.
Menerapkan Rencana Peningkatan Kinerja
Satu hal yang perlu Anda ketahui adalah bahwa suatu organisasi dapat berinvestasi besar-besaran dalam pembinaan dan pelatihan karyawan mereka dalam berbagai hal yang berkaitan dengan PIP. Namun, ini mungkin tidak pernah cukup untuk melihat individu atau organisasi menjadi sukses. Idealnya, yang perlu dilakukan adalah memastikan saluran yang tepat dibuat untuk memastikan bahwa proses menyeluruh yang memungkinkan karyawan mentransfer pengetahuan yang telah mereka pelajari tentang PIP diterapkan ke dalam pekerjaan nyata.
Rencana Peningkatan Kinerja yang Efektif dibagi menjadi tiga bagian utama;
Pernyataan tujuan; yang menguraikan semua proses dan strategi yang diperlukan karyawan untuk meningkatkan di area tertentu untuk hasil yang lebih baik dan memuaskan.
Sumber daya/pelatihan ; yang menjelaskan bidang khusus yang akan dilatihkan kepada karyawan untuk mendapatkan keterampilan yang diperlukan dan sumber daya penting yang akan memfasilitasi peningkatan kinerja yang lebih cepat di bidang minat tertentu tersebut.
Tenggat waktu; yang memastikan bahwa karyawan tetap optimis dan berkomitmen untuk mencapai hasil dalam jangka waktu tertentu.
Berikut adalah beberapa cara yang Anda perlukan untuk membantu Anda dalam menerapkan rencana Peningkatan Kinerja ;
1) Temukan masalahnya
Menemukan masalah seputar masalah kinerja karyawan adalah sesuatu yang harus dilakukan seorang manajer dari waktu ke waktu dengan mengamati, mengumpulkan, dan mendokumentasikan rutinitas. Penting juga untuk memastikan bahwa masalah yang terdokumentasi dilakukan dengan pendekatan yang objektif, tepat dan deskriptif. Untuk hasil yang lebih baik dalam menetapkan masalah, manajer perlu memastikan bahwa mereka memberikan pedoman yang akan membantu dalam mendefinisikan kekhawatiran, kekurangan, dan harapan kinerja.
2) Mengembangkan rencana
Ini pada dasarnya tentang membuat rencana tindakan praktis tertentu yang akan memungkinkan karyawan untuk meningkatkan kinerjanya dalam jangka waktu yang ditentukan. Dalam hal ini, penting jika manajer dan karyawan mengembangkannya bersama-sama sehingga memungkinkan semua orang memahami apa yang diperlukan untuk mencapai PIP.
Anda juga harus spesifik dalam memastikan bahwa karyawan memahami ekspektasi dalam rencana tersebut sehingga mereka dapat mengimplementasikannya sesuai dengan itu. Penting juga bagi Anda dan karyawan untuk menandatangani dan memiliki salinan setiap rencana setelah disetujui.
3) Melatih karyawan
Tujuan pengembangan Rencana peningkatan kinerja adalah untuk memungkinkan karyawan menggunakannya sebagai pedoman yang memungkinkan mereka meningkatkan kinerja mereka. Oleh karena itu, pastikan Anda melatih mereka sesuai dengan itu dan beri tahu mereka bagaimana rencana tersebut akan bermanfaat bagi mereka. Pimpin dengan memberi contoh dan beri tahu karyawan tentang apa yang diharapkan dari mereka terutama ketika berhadapan dengan klien.
4) Jalankan rencana
Saat Anda telah mempersenjatai karyawan Anda dengan semua informasi dan aspek penting lainnya seputar rencana tersebut, Anda dapat melanjutkan dan melaksanakannya. Lanjutkan saja dan luncurkan tanpa lupa bahwa setiap detail yang terkandung dalam rencana itu penting karena harus diikuti hingga yang terakhir.
Selama tahap ini, Anda dapat mengharapkan tanggapan beragam mengenai cara karyawan menerapkannya. Diharapkan, tetapi Anda juga harus cepat dalam memastikan bahwa semuanya diperbaiki tanpa meninggalkan ruang untuk kesalahan.
5) Datang dengan sistem penghargaan
Karena Anda melibatkan karyawan dalam penerapan PIP, Anda perlu membuat skema khusus untuk memberi penghargaan kepada karyawan yang berkinerja terbaik. Namun demikian, karena tujuannya adalah untuk meningkatkan kinerja, Anda harus tegas tentang cara membuat sistem penghargaan sedemikian rupa sehingga tidak menghalangi masukan yang dibuat oleh karyawan lain untuk mencapai hal yang sama.
Pemberian penghargaan penting dalam memotivasi karyawan untuk terus bekerja dengan baik dan juga menghasilkan pendekatan untuk meningkatkan kinerja di area yang membutuhkan perbaikan.
6) Menyimpulkan rencana
Menyelesaikan rencana akan menghasilkan berbagai kemungkinan hasil; mengoreksi kinerja, yang merupakan tujuan akhir dari menghasilkan PIP dan berarti bahwa manajer tidak perlu meminta penempatan.
Hasil lain yang mungkin adalah bahwa karyawan lambat dan mungkin telah menunjukkan peningkatan di beberapa area dan jika mungkin dapat diberikan lebih banyak waktu untuk bekerja di area tersebut. Maka hasil terakhir yang mungkin terjadi adalah seorang karyawan tidak menunjukkan peningkatan sama sekali dari peningkatan negatif. Dalam kasus seperti itu, manajer dapat memutuskan untuk meminta penggantian atau pemindahan karyawan ke peran lain tergantung pada apa yang mereka anggap ideal.
