Proses perencanaan manajemen adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat rencana organisasi yang realistis untuk memenuhi tujuan yang ditetapkan setelah penilaian sumber daya yang tersedia. Ini mempertimbangkan strategi perusahaan jangka panjang dan jangka pendek dan menjabarkan visi dan arah yang dituju perusahaan. Perencanaan organisasi memastikan;
- Pemanfaatan Sumber Daya yang Tepat; karena sumber daya langka, perencanaan memberikan informasi yang tak ternilai bagi para pembuat keputusan puncak tentang bagaimana sumber daya yang tersedia akan digunakan. Apa pun proyeknya, produktivitas maksimum harus dipastikan dari pemanfaatan sumber daya minimum.
- Penetapan tujuan; perencanaan menetapkan tujuan yang menantang tetapi realistis untuk setiap anggota tim dalam organisasi. Menetapkan tujuan individu memastikan karyawan tidak berpuas diri dalam penyampaian layanan.
- Ketidakpastian dan manajemen risiko; Manajemen risiko sangat penting bagi setiap organisasi untuk berhasil. Terkadang hal-hal terjadi dengan cara yang tidak terduga. Oleh karena itu, perencanaan membantu menempatkan skenario ‘bagaimana jika’ sehingga meredam efek buruk yang mungkin timbul karena konsekuensi parah yang tak terduga.
Oleh karena itu, proses perencanaan manajemen melibatkan sembilan langkah berikut;
Sembilan Langkah Proses Perencanaan Manajemen :
1. Kesadaran Usaha dan Alokasi Sumber Daya
Kesadaran usaha bisnis dan mengambil tindakan menuju pencapaian tujuan yang ditetapkan adalah langkah pertama dalam proses perencanaan manajemen . Kesadaran memungkinkan otoritas pengambilan keputusan untuk mengidentifikasi peluang yang tersedia dan masa depan serta merencanakan pemanfaatannya secara efektif
Kesadaran usaha juga memerlukan pemahaman tentang tujuan organisasi. Tinjauan terperinci dari setiap tujuan harus dilihat dan hasil yang diantisipasi dianalisis. Pada tahap ini, tujuan harus dijelaskan secara kuantitatif. Misalnya dalam periode 12 bulan, margin laba yang diantisipasi akan naik sekitar 30 persen. Sekali lagi penting untuk dicatat bahwa tujuan yang ditetapkan harus dialokasikan sumber daya manusia dan keuangan yang memadai untuk penyelesaian yang efektif
2. Mengumpulkan Informasi yang Memadai
Sebelum memulai rencana yang sebenarnya, selalu miliki semua informasi relevan yang berkaitan dengan operasi bisnis. Semua fakta dan angka harus dirinci, target pelanggan diidentifikasi dan selera serta preferensi mereka diperhatikan. Pedoman di mana barang dan jasa disediakan juga harus ditetapkan dan nilai pasar saat ini dari produk diukur terhadap pengembalian yang diharapkan dari biaya dan pengeluaran yang diproyeksikan.
Saat mengumpulkan informasi, manajemen harus menyadari dengan baik tugas-tugas yang terkait dengan tujuan sehingga menyelaraskannya dengan tujuan dan sumber daya yang dibutuhkan yaitu dalam hal staf dan pembiayaan.
3. Menetapkan Tujuan
Ini adalah menetapkan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia. Mereka adalah produk akhir yang harus dicapai melalui perencanaan yang tepat.
Memahami tujuan memungkinkan setiap karyawan untuk menghimpun perannya dalam mencapai tujuan umum. Oleh karena itu, mereka harus dirumuskan dengan benar dan dikomunikasikan dengan baik kepada semua karyawan.
Tujuan dan tugas harus diatur dalam urutan kepentingannya. Tugas yang paling penting harus diberikan prioritas pertama dan diselesaikan terlebih dahulu.
4. Antisipasi
Tidak ada yang tahu apa yang akan terjadi di masa depan, alasan mengapa proses perencanaan manajemen sangat penting. Saat merumuskan rencana pengelolaan, peramalan sangat penting. Peramalan adalah asumsi peristiwa masa depan dengan mengamati variabel saat ini secara tajam dan menyusun rencana yang kemungkinan akan memenuhi harapan yang diinginkan.
Hal-hal berikut harus menjadi pertimbangan (jika dalam industri produksi) ketika mengantisipasi masa depan;
- Kemungkinan volume produksi dan permintaan yang diharapkan untuk produksi umum
- Kemungkinan biaya dan harga produk
- Kebijakan ekonomi pemerintah dan berbagai pola preferensi konsumen
- Sumber pendanaan
- Ketersediaan bahan baku dan tenaga kerja
- Pentingnya teknologi dalam memenuhi tujuan yang ditetapkan
Keberhasilan pelaksanaan seluruh proses perencanaan manajemen akan sepenuhnya bergantung pada peramalan dan beberapa faktor yang telah disebutkan di atas. Antisipasi dan peramalan yang akurat akan menghasilkan rencana pengelolaan yang dapat diandalkan.
5. Menentukan Arah Tindakan Mutlak
Langkah selanjutnya adalah memilih tindakan mutlak. Organisasi yang berbeda dapat menggunakan alternatif yang berbeda untuk mencapai hasil yang serupa tetapi seorang manajer yang baik harus menganalisis semua opsi yang tersedia dan membuat pilihan akhir yang sesuai dalam hal pemanfaatan dan kenyamanan sumber daya. Menurut O’Donnell, selalu ada rencana yang tidak memiliki alternatif yang masuk akal . Oleh karena itu, ini berarti bahwa semua hal positif dan negatif dari tindakan tertentu harus dianalisis dan ditimbang sebelum keputusan akhir pemilihan diambil.
6. Evaluasi Jalannya Tindakan
Setelah menentukan tindakan mutlak, langkah penting selanjutnya adalah melakukan evaluasi. Evaluasi melibatkan analisis kinerja tindakan yang berbeda. Faktor yang berbeda diukur satu sama lain dan tindakan yang paling nyaman dalam hal sumber daya dan garis waktu lebih disukai. Misalnya, satu tindakan mungkin memerlukan investasi besar dan menguntungkan dalam jangka panjang sementara yang lain mungkin memerlukan sumber daya yang sangat sedikit tetapi margin laba rendah dalam jangka panjang. Oleh karena itu, analisis yang tepat sangat penting dalam mengidentifikasi tindakan terbaik.
7. Menetapkan Rencana Kontinjensi
Proses perencanaan manajemen tidak berakhir setelah menetapkan tindakan yang tepat. Rencana darurat juga harus disiapkan jika tindakan utama tidak terwujud. Ini seharusnya hanya bertindak sebagai rencana sekunder untuk mendukung rencana utama.
8. Implementasi Rencana
Ini adalah langkah kedua terakhir dalam proses perencanaan Manajemen. Pada tahap ini, rencana tersebut diwujudkan dalam tindakan sehingga tujuan bisnis dapat direalisasikan. Untuk keberhasilan pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan, kebijakan dan prosedur harus diberlakukan. Pelaksanaan rencana harus untuk semua staf operasional, manajer, mitra, dan mitra kolaboratif terkait lainnya.
9. Pemantauan dan evaluasi
Efektivitas perencanaan pengelolaan dan proses pelaksanaannya harus dinilai jika memungkinkan secara teratur. Tergantung pada hasil evaluasi, pedoman atau prinsip manajerial mungkin memerlukan penyesuaian atau modifikasi sebelum pelaksanaan rencana akhir. Selain itu, rencana pengelolaan mungkin perlu disesuaikan untuk menghadapi perubahan sosial, politik, atau ekonomi yang memengaruhi organisasi secara keseluruhan.
