Indikator kinerja utama atau KPI pada dasarnya adalah indikator keberhasilan yang digunakan dalam mengevaluasi efektivitas dan keberhasilan berbagai fungsi dalam organisasi.
Meskipun digunakan secara bergantian, indikator kinerja utama tidak boleh disamakan dengan metrik bisnis. KPI didasarkan pada tujuan kritis dan terus ditinjau untuk pengaruh positif pada hasil.
KPI sangat penting bagi manajer karena memungkinkan mereka untuk mengetahui apakah mereka tepat sasaran untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Contoh KPI dasar meliputi;
- Metrik perputaran karyawan atau keterlibatan karyawan; dimanfaatkan oleh sumber daya manusia untuk mengisi posisi yang terbuka
- Total pendapatan dan jumlah total tangkapan pelanggan baru oleh tim penjualan saat menilai kemajuan dalam memenuhi target pendapatan.
- Prospek penjualan yang dihasilkan dari iklan dan total pendapatan yang dihasilkan; digunakan oleh departemen pemasaran dalam menganalisis efektivitas periklanan.
- Metrik kualitas lain yang mengukur efisiensi yang mungkin digunakan oleh berbagai departemen dalam organisasi.
Manajer dan kepala departemen memantau KPI dari waktu ke waktu dan menyesuaikan program dan rencana yang mungkin diperlukan untuk mendukung tujuan strategis organisasi secara umum. Tiga jenis indikator kinerja utama adalah;
- Keseluruhan KPI Bisnis ; mereka melibatkan seluruh bisnis dan didasarkan pada metrik luas yang dipahami dan diidentifikasi oleh setiap manajer atau karyawan.
- KPI Individu ; mereka mengukur kinerja individu dan sebagian besar melekat pada penilaian kinerja. Saat memilih KPI individu, ukuran yang mendorong kolaborasi dan permainan tim selalu dianggap berlawanan dengan ukuran yang menilai kinerja individu
- KPI Tim/Departemen; sebanyak organisasi membutuhkan KPI keseluruhan untuk tujuan bersama, KPI departemen menggambar pedoman bisnis di tingkat departemen.
Tiga indikator kinerja utama di atas dapat mengarah atau tertinggal;
- Indikator Kinerja Unggulan; mereka tidak hanya menunjukkan hasil dari tugas yang diselesaikan tetapi juga menawarkan panduan tentang hasil di masa mendatang. Misalnya peningkatan keterlibatan karyawan meramalkan peningkatan kepuasan pelanggan, peningkatan kinerja tim dan inovasi.
- Indikator Kinerja Tertinggal; mereka hanya menunjukkan hasil tugas yang diselesaikan. Mereka tidak memprediksi hasil atau kinerja di masa depan.
Kedua KPI memainkan peran yang sama dalam mengidentifikasi langkah-langkah bermakna yang penting dalam memimpin organisasi menuju tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu, ada baiknya memiliki keseimbangan yang tepat antara KPI yang tertinggal dan yang terdepan.
Tantangan dalam Mengembangkan KPI
Dibutuhkan banyak masukan untuk mengembangkan KPI berkualitas tinggi. Para ahli dan manajer bekerja sama untuk menghasilkan langkah-langkah terkonsolidasi yang perlu diperhatikan. Namun, proses ini menghadapi banyak tantangan yang beberapa di antaranya dijelaskan di bawah ini;
- Tindakan yang dianggap penting oleh orang lain mungkin tidak relevan bagi orang lain
- Tidak mudah untuk mengidentifikasi indikator utama
- Beberapa indikator misalnya indikator keuangan terlalu diandalkan. Ini menciptakan ketidakseimbangan dan gambaran yang tidak benar tentang kondisi organisasi secara keseluruhan
- Jika tujuan dan strategi organisasi tidak jelas, pertimbangan dialihkan ke hasil keuangan
- Dengan keterbatasan yang menyertai pelaporan sistem internal, terkadang sulit untuk menghasilkan tindakan yang diinginkan, terukur, dan akurat.
- Benturan kepentingan akan selalu muncul jika kompensasi dikaitkan dengan target utama.
Mengidentifikasi indikator kunci adalah proses panjang yang membutuhkan masukan dari semua pemangku kepentingan. Langkah-langkah yang teridentifikasi perlu ditinjau kembali dan direvisi terus-menerus sesuai dengan lingkungan bisnis yang selalu dinamis.
Pemanfaatan indikator kinerja utama;
Setelah tinjauan konstan, KPI yang dikembangkan dengan baik harus diterapkan dan dimanfaatkan. Hasil positif diinginkan tetapi manajer dan pemangku kepentingan yang rajin harus menilai dampak hasil positif yang dibawa ke organisasi dan mencari alternatif baru yang akan memperkuat tindakan yang sudah ada.
KPI adalah bentuk komunikasi dan mematuhi praktik terbaik seperti bentuk komunikasi lainnya. Oleh karena itu, setiap indikator yang diberikan harus ditindaklanjuti. Seperti yang mereka katakan; KPI sama berharganya dengan tindakan yang diilhaminya.
Untuk pemanfaatan KPI yang berhasil, tujuan dasar organisasi harus dipahami dengan baik, rencana pencapaiannya ditetapkan dengan baik dan KPI dikembangkan berdasarkan proses interaktif oleh pemangku kepentingan terkait. Indikator kinerja yang relevan harus menggabungkan pendekatan SMART yaitu
- Ini harus mempertimbangkan tujuan khusus
- Itu harus Mengukur kemajuan menuju pencapaian target atau tujuan yang ditetapkan
- Langkah-langkah dan sasaran harus Dapat Dicapai, Relevan, dan dengan Time-Frame
Pendekatan SMART dapat dimodifikasi menjadi SMARTER dengan menambahkan Evaluate dan Re-Evaluate. Kedua langkah ini memastikan penilaian konstan dari langkah-langkah yang telah ditetapkan sehubungan dengan perubahan konstan dalam lingkungan bisnis. Misalnya, jika target pendapatan telah terlampaui, apakah karena target yang ditetapkan rendah atau ada faktor lain yang ikut berperan?
Dengan Indikator Kinerja yang dapat ditindaklanjuti, pemangku kepentingan dapat melakukan penyesuaian yang tepat waktu dan sistematis untuk mencapai pertumbuhan dan perkembangan yang tak terelakkan. Alasan lain untuk merangkul KPI meliputi;
- Fokus pada gambar utama; datang dengan KPI departemen dan individu mengikat semua pemangku kepentingan dan anggota tim untuk tujuan keseluruhan memastikan bahwa setiap individu dan departemen berkontribusi terhadap keberhasilan secara keseluruhan.
- Satuan ukuran; banyak faktor yang berkontribusi terhadap kesuksesan perusahaan secara keseluruhan. Faktor yang paling penting harus diidentifikasi dan dilacak. Pemantauan pendorong utama ini membantu pembuat keputusan mengetahui apa yang perlu dilakukan, kapan dan bagaimana.
- Tanggung jawab dan Akuntabilitas; selalu sulit untuk meminta pertanggungjawaban orang atas hasil akhir karena setiap orang menganggap orang lain bertanggung jawab dan oleh karena itu tidak ada yang bertanggung jawab sepenuhnya. KPI memberikan tolok ukur melalui mana hasil diukur. KPI individu mengukur kontribusi individu sementara KPI departemen mengukur kontribusi departemen terhadap kumpulan keseluruhan hasil organisasi sehingga setiap kontribusi sekecil apa pun diidentifikasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik.
Jumlah Indikator Kinerja Utama
Penting bagi organisasi untuk tidak memiliki terlalu banyak indikator kinerja karena dapat menyebabkan hilangnya fokus pada tindakan penting yang diperlukan untuk kesuksesan bisnis secara keseluruhan. Selalu disarankan untuk memiliki KPI sesedikit mungkin; Bahkan, satu KPI dengan mudah menyatukan setiap anggota tim ke satu fokus yang sama dilengkapi dengan KPI departemen dan individu. Sekali lagi, metrik bisnis juga harus dianggap sebagai pemain kunci dalam mendukung KPI bisnis secara keseluruhan
