Pemantauan adalah evaluasi kegiatan yang didelegasikan untuk memastikannya diselesaikan dengan cara yang aman dan kompeten sehubungan dengan persyaratan dan standar yang ditetapkan.
Beberapa strategi dapat digunakan untuk memantau atau mengevaluasi kinerja peran yang didelegasikan. Contohnya termasuk:
Beberapa Strategi untuk Memantau Delegasi
- Observasi langsung; Pengamatan langsung anggota tim dan penyelia mereka dengan proses hierarki analitik sangat penting karena memastikan bahwa;
- Pengawas yang ditunjuk cukup kompeten untuk melakukan peran yang ditugaskan
- Kegiatan yang ditugaskan diselesaikan dengan tepat dan sesuai dengan standar dan instruksi yang ditetapkan
- Modifikasi kegiatan atau instruksi dilakukan sesuai kebutuhan
- Hasilnya seperti yang diinginkan
- Dukungan lebih lanjut atau tambahan disediakan untuk penyelesaian atau pengembangan tugas
- Standar keselamatan dan kualitas proyek dipertahankan
- Umpan balik tim apa pun diperiksa dan tindakan yang diperlukan diambil untuk meningkatkan kinerja dan keluaran
- Penggunaan surat; tingkat otomatisasi naik satu tingkat dengan surat. Sebagian besar manajer lebih memilih surat prospek di mana tugas yang didelegasikan berada di tempat yang sama dengan ‘daftar tugas’ agar mudah ditinjau. Bidang tugas diatur dengan tiga kolom; kolom pertama bertuliskan ‘kategori tugas’, kolom kedua; nama orang yang diberi tugas dan peran tugas serta kolom terakhir; tanggal jatuh tempo seperti yang ditunjukkan di bawah ini;
|
Kategori Tugas |
Nama dan peran ditugaskan |
Tanggal Jatuh Tempo Tugas |
- Penggunaan jurnal ; Dibandingkan dengan solusi otomatis lainnya, jurnal adalah solusi paling berteknologi rendah dan paling sederhana. Halaman jurnal dibagi menjadi tiga kolom. Kolom pertama memuat tanggal penugasan dibuat, kolom kedua adalah nama orang yang diberi tugas dan tugas yang harus diselesaikan dan di kolom terakhir tanggal jatuh tempo.
- Penggunaan sistem manajemen tugas; Dibandingkan dengan metode pemantauan lainnya, pengelola tugas adalah alat yang paling direkomendasikan. Terlepas dari ukuran proyek, sistem manajemen tugas yang baik harus ringkas, langsung, dan sederhana. Itu juga harus bisa;
- Menyediakan alat untuk analisis atau perhitungan
- Kumpulkan informasi yang relevan
- Beri tahu manajer dan anggota tim tentang tugas yang hampir selesai atau tenggat waktu dan tugas yang melebihi alokasi anggaran di antara masalah lainnya
- Izinkan tim dan manajer untuk memasukkan data yang relevan untuk perhitungan
Memantau strategi dan kondisi untuk Memantau Delegasi
Selain mempertimbangkan sifat tugas, metode pemantauan yang tepat bergantung pada banyak faktor; seperti pengaturan lingkungan, keterampilan anggota tim dan kompetensi. Untuk menentukan kondisi pemantauan, proses hirarki analitik harus mempertimbangkan sifat tugas yang dihadapi; kompleksitas dan tingkat keparahannya dalam kaitannya dengan masalah risiko.
Saat memantau, penting untuk tidak mengatur secara mikro. Alih-alih, periksa garis waktu dan tonggak, alokasi anggaran, dan kualitas hasil kerja tetapi semuanya sesuai dengan parameter yang disepakati dan ditetapkan. Manajer yang baik mengidentifikasi masalah yang tidak dapat ditangani dan memberikan solusi.
Sekali lagi, selalu tanyakan tentang kemajuan pekerjaan dan alih-alih inspeksi mendadak, lakukan sesi pemantauan rutin. Yang terpenting, jangan menjadi manajer yang cerewet; peran Anda adalah untuk mengawasi gambaran yang lebih besar. Detail yang lebih kecil harus diserahkan kepada penyelia untuk penilaian sendiri. Untuk memantau delegasi, Anda harus tetap berpegang pada poin check-in reguler yang awalnya Anda atur dalam rencana pemantauan Anda.
Setelah pendelegasian, tanggung jawab dan wewenang dialihkan ke pihak lain yang akan tetap bertanggung jawab atas semua yang terjadi Sehubungan dengan proyek atau tugas yang ditugaskan. Terlalu banyak campur tangan dalam pekerjaan yang ditugaskan tidak tepat karena itu akan menjadi manajemen mikro. Oleh karena itu, untuk pemantauan yang berhasil, keseimbangan harus diperoleh antara turun tahta dan manajemen mikro. Hal-hal berikut juga harus diperhatikan:
- Tugas tugas yang jelas; untuk pelacakan tugas yang efektif dan keberhasilan dalam penyelesaian tugas, penetapan tugas yang jelas harus menjadi prioritas. Identifikasi siapa yang cocok dalam peran apa dalam kaitannya dengan keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi
Setiap anggota tim harus memahami tanggung jawabnya dalam mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Komunikasi yang efektif harus digunakan untuk mendorong anggota tim dan mengajukan pertanyaan kepada mereka mengenai tugas yang diberikan. Anda harus meninjau dan memantau pendelegasian untuk memastikan penyelesaian yang berhasil dengan melapor masuk secara teratur, memberikan dukungan dan panduan berkelanjutan, serta menunjukkan penghargaan Anda.
Pemahaman yang tepat tentang tugas harus dipastikan lagi dengan memberikan informasi yang relevan tentang jenis tugas, tenggat waktu dan hasil yang diharapkan. Apakah tugas diberikan secara lisan, melalui email atau perangkat lunak manajemen tugas, informasi yang komprehensif harus disediakan. Dengarkan kemungkinan perubahan tugas dan dapatkan pengakuan yang jelas bahwa tim menerima tanggung jawab
- Wewenang kepada anggota tim; Akuntabilitas menghasilkan otoritas. Anggota tim yang diberi tugas harus diberi tingkat otoritas yang diperlukan untuk penyelesaian tugas. Keseimbangan yang tepat harus diperoleh karena terlalu banyak wewenang tidak boleh diberikan dan terlalu sedikit wewenang dapat membatasi beberapa tindakan yang penting untuk penyelesaian tugas.
- Sistem penghargaan yang mapan; Konsekuensi positif dan negatif harus dikomunikasikan dengan baik kepada anggota tim, pekerjaan apa pun yang dilakukan dengan baik harus dihargai meskipun tidak dalam bentuk uang. Ini karena penghargaan bersifat motivasi dan hanya akan membuat anggota tim bekerja lebih cerdas untuk mencapai tujuan yang lebih tinggi. Itu juga membuat mereka bertanggung jawab atas tindakan mereka.
Keunggulan dan kekuatan tidak boleh digunakan dalam menetapkan tujuan, menetapkan tugas, atau bahkan memantau kinerja. Sebaliknya, gunakan persuasi, wortel, bukan tongkat dan dorongan. Dengan begitu, hasil yang lebih diinginkan akan diperoleh.
- Mendengarkan tim; Terlepas dari kenyataan bahwa tugas-tugas tersebut diberikan dengan jelas dan diterima sepenuhnya oleh tim yang terdiri dari anggota yang kompeten dan terampil, masalah akan selalu muncul. Oleh karena itu, biasakan untuk mendengarkan tim Anda tentang masalah apa pun yang dapat mengganggu hasil yang diinginkan. Melalui mendengarkan, perubahan tim yang tepat dapat dilakukan. Oleh karena itu, fleksibilitas dan pemahaman tim penting dalam keseluruhan proses ini.
Kebanyakan manajer lebih menyukai evaluasi objektif. Mereka memberikan kredit jika sudah jatuh tempo dan mengevaluasi anggota tim berdasarkan parameter yang ditetapkan. Jika hasil yang diinginkan tidak diperoleh, mereka segera mengambil tindakan korektif sambil memprioritaskan biaya tinggi, risiko tinggi, dan tugas dengan waktu terbatas. Apa pun preferensi Anda, dasar-dasar Delegasi Monitor di atas sangat penting dalam melakukan evaluasi yang berhasil pada setiap tugas yang diberikan kepada tim.
