Berikut adalah panduan cara membuat deskripsi pekerjaan . Menempatkan berbagai harapan perusahaan untuk setiap lowongan pekerjaan kepada para kandidat sangat penting dalam proses perekrutan. Setelah Anda memahami harapannya, Anda akan mendapatkan gambaran yang jelas tentang kandidat yang tepat untuk tugas tersebut. Bahkan kandidat mendapat gambaran apakah dia cocok untuk pekerjaan itu atau tidak.
Untuk membuat deskripsi pekerjaan yang jelas, Anda harus memahami ada dua situasi perekrutan di sebuah perusahaan.
1) Saat Anda merekrut untuk pekerjaan yang sama sekali baru dan dalam pekerjaan yang sudah ada untuk menggantikan seorang karyawan. Saat lowongan pekerjaan baru, Anda harus membuat spesifikasi kandidat yang tepat. Dalam deskripsi pekerjaan Anda, pastikan Anda telah menjelaskan secara lengkap tanggung jawab posisi, pengalaman, dan kualifikasi, untuk memudahkan proses perekrutan.
2) Jika posisi pekerjaan sudah ada , ini adalah waktu terbaik untuk memoles deskripsi pekerjaan yang ada dengan melakukan perubahan jika diperlukan. Karena tanggung jawab dan tugas posisi pekerjaan berubah seiring waktu, pastikan uraiannya sejalan dengan persyaratan dan tugas posisi tersebut.
Pentingnya deskripsi pekerjaan yang baik meliputi:
- Bertindak sebagai alat manajemen kinerja.
- Membentuk dasar kontrak kerja.
- Menjelaskan kompetensi dan keterampilan yang diperlukan untuk kinerja yang luar biasa dalam pekerjaan.
- Mendefinisikan posisi pekerjaan dalam hirarki perusahaan.
Kesalahan yang harus dihindari saat membuat deskripsi pekerjaan yang baik
Tidak meninjau secara teratur – Karena perusahaan berkembang seiring waktu, Anda harus meninjau uraian pekerjaan untuk posisi apa pun secara teratur tanpa kegagalan, untuk membuatnya berharga.
Penggunaan kata-kata diskriminatif – Meskipun hal ini jarang terjadi, Anda harus menghindari penggunaan beberapa kata dalam deskripsi pekerjaan, sehingga terlihat diskriminatif, dan akibatnya akan menolak beberapa kandidat yang baik.
Menghindari kenyataan – Jangan membuat daftar keinginan yang mustahil, tetapi peran posisi yang dapat dicapai dan realistis.
Berikut adalah langkah-langkah membuat deskripsi pekerjaan yang baik
1) Jabatan
Judul pekerjaan adalah elemen paling mendasar dari deskripsi pekerjaan. Untuk keefektifan, judul pekerjaan harus spesifik, untuk menggambarkan secara tepat peran posting pekerjaan. Selain itu, judul pekerjaan harus singkat, dan tidak boleh menyertakan istilah internal, agar tidak membingungkan pencari kerja.
Berikut beberapa ciri judul yang baik:
- Cukup jelas, untuk memudahkan proses rekrutmen. Saat beriklan online, Anda harus memperhatikan bahwa judul bertindak sebagai kata kunci.
- Bebas dari implikasi usia dan gender.
- Cukup umum untuk dibandingkan dengan pekerjaan serupa di industri, untuk memastikan adanya kesetaraan dalam kondisi dan upah.
- Spesifik tentang sifat pekerjaan dan tugas.
- Menunjukkan urutan peringkat pekerjaan di perusahaan.
Judul pekerjaan, Inspektur Parkir adalah yang sempurna, karena dengan jelas menunjukkan posisi dan tugas dari posisi pekerjaan.
2) Ringkasan Pekerjaan
Setelah membuat judul pekerjaan yang bagus, buka deskripsi pekerjaan Anda dengan ringkasan yang menarik perhatian. Ringkasan tersebut harus memberikan gambaran kepada kandidat tentang ekspektasi posisi dan perusahaan secara keseluruhan. Deskripsi pekerjaan bertindak sebagai pengantar untuk perusahaan Anda. Oleh karena itu, sertakan detail yang membuat perusahaan tersebut menonjol, sebagai ringkasan mengapa seseorang mau bekerja untuk perusahaan tersebut. Juga, Anda harus memasukkan lokasi perusahaan dalam ringkasan.
3) Tugas dan tanggung jawab
Ini memerlukan daftar tugas dan tanggung jawab utama yang terkait dengan posisi, serta waktu pengiriman yang diharapkan. Namun, tugas dan tanggung jawab harus ringkas namun terperinci. Tanggung jawab yang unik dalam organisasi harus ditekankan dengan detail, untuk memastikan yang melamar adalah kandidat dengan semua kualifikasi.
Untuk membantu para kandidat dalam memahami lingkungan kerja dan aktivitas sehari-hari di perusahaan, pastikan Anda menonjolkan semua aktivitas harian posisi tersebut. Dengan demikian, kandidat akan menimbang apakah mereka cocok, dan Anda hanya akan mendapatkan kandidat terbaik yang menghadiri wawancara.
4) Keterampilan dan kualifikasi
Karena keterampilan dan kualifikasi berbeda, Anda harus mencantumkannya secara terpisah, baik lunak maupun keras. Kualifikasi adalah atribut yang harus ditunjukkan kandidat dalam posisi pekerjaan, sedangkan keterampilan adalah kegiatan yang harus dilakukan berdasarkan apa yang telah dipelajari kandidat sebelumnya.
Di antara keterampilan yang harus disertakan dalam deskripsi pekerjaan adalah pengalaman kerja, tingkat pendidikan, dan sertifikasi yang dibutuhkan dalam posisi tersebut. Di sisi lain, kualifikasi untuk dimasukkan adalah ciri-ciri kepribadian, kemampuan memecahkan masalah, fleksibilitas, kerja sama tim, kepemimpinan, dan komunikasi.
Karena keterampilan dapat diperoleh melalui pelatihan dan pembelajaran, sebagian besar pekerjaan mempertimbangkan kualifikasi perilaku para kandidat dengan tajam, karena mereka dapat diajarkan. Untuk menghindari pemblokiran kandidat potensial dalam wawancara Anda, pastikan daftar keterampilan dan kualifikasi ringkas.
5) Hubungan
Deskripsi pekerjaan Anda harus mencakup hubungan kerja dan jalur pelaporan dengan menunjukkan posisi pekerjaan dalam hierarki organisasi. Untuk memberikan struktur organisasi yang jelas kepada kandidat, dan di mana posisinya cocok, Anda harus mengklarifikasi siapa yang melapor kepada kandidat dan di mana mereka juga melapor. Hubungan kerja menunjukkan departemen yang akan bekerja dengan kandidat dan orang-orang di posisi tersebut. Tentu saja, ini umumnya dilakukan untuk deskripsi pekerjaan di atas tingkat eksekutif.
6) Gaji
Alih-alih menetapkan gaji tertentu untuk posisi tersebut, biarkan deskripsi pekerjaan Anda memiliki rentang gaji yang tidak hanya bersaing dengan posisi serupa di organisasi yang berbeda tetapi juga memberi ruang untuk variasi dalam pengalaman dan tingkat pendidikan. Namun, kisaran gaji harus diperbarui secara berkala, berdasarkan waktu dan perubahan skala gaji.
Kesimpulannya, Anda harus membuat garis besar wawancara berdasarkan deskripsi pekerjaan yang diperbarui atau baru yang memiliki semua kualitas yang Anda cari dari para kandidat. Untuk menghasilkan uraian pekerjaan terbaik dan untuk memudahkan proses perekrutan, Anda harus meminta nasihat dari manajer lain.
Untuk membuat deskripsi pekerjaan Anda bagus dan menarik, buatlah dengan jelas dan ringkas. Uraian pekerjaan yang jelas dan ringkas akan memberi kandidat rasa prioritas yang dibutuhkan, dan gambaran yang jelas tentang kandidat terbaik untuk posisi tersebut. Selain itu, deskripsi pekerjaan yang baik adalah referensi terbaik ketika terjadi masalah disiplin dan perselisihan, dan merupakan alat untuk mengukur kinerja para kandidat.
