Langkah-langkah dalam proses perencanaan sedemikian rupa sehingga mengarah pada penerjemahan ide menjadi tindakan dengan mencapai keadaan penetapan urutan kegiatan. Setiap tahap memberikan kontribusi untuk proses perencanaan dengan cara berikut:
1. Persepsi Peluang
Persepsi peluang bukanlah proses perencanaan yang ketat. Namun, kesadaran ini sangat penting untuk proses perencanaan karena mengarah pada perumusan rencana dengan memberikan petunjuk apakah ada peluang untuk mengambil rencana tertentu. Dari sudut pandang ini, dapat dianggap sebagai awal dari proses perencanaan. Persepsi peluang mencakup pandangan awal pada peluang yang mungkin dan kemampuan untuk melihatnya dengan jelas dan lengkap, pengetahuan tentang di mana posisi organisasi berdasarkan kekuatan dan kelemahannya, pemahaman tentang mengapa organisasi ingin memecahkan ketidakpastian, dan visi. dari apa yang diharapkan untuk diperoleh.
Hal ini memberikan kesempatan untuk menetapkan tujuan dalam arti sebenarnya karena organisasi berusaha untuk menghubungkan dirinya dengan lingkungan. Dengan demikian, ia mengambil keuntungan dari peluang dan menghindari ancaman. Ini adalah tahap pendahuluan, oleh karena itu analisis lingkungan tidak dilakukan dalam bentuk yang sangat rumit tetapi analisis berkaitan dengan penentuan peluang pada tingkat pertama. Setelah peluang dianggap tersedia, langkah-langkah perencanaan lainnya dilakukan.
2. Menetapkan Tujuan
Pada tahap ini, tujuan utama organisasi dan unit ditetapkan. Tujuan menentukan hasil yang diharapkan dan menunjukkan titik akhir dari apa yang harus dilakukan, di mana penekanan utama harus ditempatkan, dan apa yang harus dilakukan. dicapai dengan berbagai jenis rencana. Tujuan organisasi harus ditentukan di semua area hasil utama. Area hasil utama adalah area yang penting bagi organisasi dalam mencapai tujuannya. Ini diidentifikasi berdasarkan tujuan organisasi.
Misalnya, untuk sebuah organisasi, area hasil utama mungkin profitabilitas, penjualan, penelitian dan pengembangan, manufaktur, dan sebagainya. Setelah tujuan organisasi diidentifikasi, tujuan unit dan subunit yang lebih rendah dapat diidentifikasi dalam konteks itu. Tujuan organisasi memberikan arah pada sifat semua rencana utama, yang, dengan mencerminkan tujuan ini, menentukan tujuan departemen utama. Ini, pada gilirannya, mengendalikan tujuan departemen bawahan, dan segera turun. Dengan demikian, akan ada hirarki tujuan dalam organisasi.
3. Tempat Perencanaan
Setelah penentuan tujuan organisasi, langkah selanjutnya adalah menetapkan premis perencanaan, yaitu kondisi di mana kegiatan perencanaan akan dilakukan. Premis perencanaan adalah asumsi perencanaan – kondisi lingkungan dan internal yang diharapkan. Dengan demikian, tempat perencanaan bersifat eksternal dan internal. Tempat eksternal termasuk faktor total dalam lingkungan tugas seperti politik, sosial, teknologi, rencana dan tindakan pesaing, kebijakan pemerintah, dll. Faktor internal meliputi kebijakan organisasi, sumber daya dari berbagai jenis, dan kemampuan organisasi untuk menahan tekanan lingkungan. Rencana tersebut dirumuskan berdasarkan faktor eksternal dan internal.
Semakin banyak individu yang bertanggung jawab atas perencanaan memahami dan memanfaatkan premis perencanaan yang konsisten, perencanaan akan semakin terkoordinasi. Peramalan memainkan peran utama dalam perencanaan tempat. Sifat bangunan perencanaan berbeda pada berbagai tingkat perencanaan. Di tingkat atas, sebagian besar terfokus secara eksternal. Saat seseorang bergerak ke bawah hierarki organisasi, komposisi tempat perencanaan berubah dari eksternal ke internal. Rencana utama, baik yang lama maupun yang baru, secara material akan mempengaruhi masa depan yang harus direncanakan oleh para manajer di unit yang lebih rendah. Misalnya, rencana atasan yang memengaruhi area wewenang manajer bawahan menjadi dasar perencanaan manajer bawahan.
4. Identifikasi Alternatif
Berdasarkan tujuan organisasi dan premis perencanaan, berbagai alternatif dapat diidentifikasi. Konsep berbagai alternatif menunjukkan bahwa tujuan tertentu dapat dicapai melalui berbagai tindakan. Misalnya, jika suatu organisasi telah menetapkan tujuannya untuk tumbuh lebih jauh, hal itu dapat dicapai dengan beberapa cara seperti memperluas bidang bisnis atau lini produk yang sama, melakukan diversifikasi di bidang lain, bergandengan tangan dengan organisasi lain, atau mengambil alih organisasi lain. dan seterusnya. Dalam setiap kategori, mungkin ada beberapa alternatif. Misalnya, diversifikasi itu sendiri mungkin menunjuk tetapi kemungkinan masuk ke salah satu dari beberapa bidang.
Masalah yang paling umum dengan alternatif bukan hanya menemukan alternatif tetapi untuk mengurangi jumlah alternatif sehingga yang paling menjanjikan dapat diambil untuk analisis rinci. Karena semua alternatif tidak dapat dipertimbangkan untuk analisis lebih lanjut, perencana perlu mengurangi pemeriksaan pendahuluan jumlah alternatif yang tidak memenuhi kriteria awal minimum. Kriteria awal dapat ditentukan dalam beberapa cara, seperti investasi minimum yang diperlukan, sesuai dengan bisnis organisasi saat ini, kontrol oleh pemerintah, dll. Misalnya, satu perusahaan telah menetapkan kriteria awal dalam hal ukuran investasi dalam proyek baru dan mungkin tidak mempertimbangkan setiap proyek yang melibatkan investasi kurang dari Rs. 40 crore.
5. Evaluasi Alternatif
Berbagai alternatif yang dianggap layak dalam hal kriteria awal dapat diambil untuk evaluasi rinci. Pada tahap ini, dilakukan upaya untuk mengevaluasi bagaimana masing-masing alternatif berkontribusi pada tujuan organisasi mengingat sumber daya dan kendalanya. Ini menimbulkan masalah karena setiap alternatif mungkin memiliki poin positif tertentu pada satu aspek tetapi negatif pada aspek lainnya. Misalnya, satu alternatif mungkin paling menguntungkan tetapi membutuhkan investasi besar dengan masa persiapan yang lama; yang lain mungkin kurang menguntungkan tetapi juga melibatkan lebih sedikit risiko. Selain itu, tidak ada kepastian tentang hasil dari setiap alternatif karena terkait dengan masa depan dan masa depan tidak pasti. Ini dipengaruhi oleh sejumlah besar faktor yang membuat evaluasi bekerja cukup kompleks. Inilah alasan mengapa teknik perencanaan dan pengambilan keputusan yang lebih canggih telah dikembangkan. Teknik-teknik tersebut akan dijelaskan dalam bab selanjutnya.
6. Pilihan Alternatif
Setelah evaluasi berbagai alternatif yang cocok dipilih. Terkadang evaluasi menunjukkan bahwa lebih dari satu alternatif sama baiknya. Dalam kasus seperti itu, seorang perencana dapat memilih lebih dari satu alternatif. Ada alasan lain untuk memilih lebih dari satu alternatif. Tindakan alternatif harus dilakukan di masa depan, yang tidak konstan. Suatu tindakan yang dipilih dengan mempertimbangkan berbagai premis perencanaan mungkin bukan yang terbaik jika ada perubahan dalam premis perencanaan. Oleh karena itu, perencana harus siap dengan alternatif-alternatif yang biasa disebut contingency plan, yang dapat diimplementasikan dalam situasi yang berubah-ubah.
7. Perumusan Pendukung
Rencana. Setelah merumuskan rencana dasar, berbagai rencana diturunkan untuk mendukung rencana mall1. Dalam suatu organisasi dapat terdapat berbagai rencana turunan seperti perencanaan untuk membeli peralatan, membeli bahan baku, merekrut dan melatih personel, mengembangkan produk baru, dll. Rencana turunan ini dirumuskan dari rencana utama dan, oleh karena itu, mendukungnya.
8. Menetapkan Urutan Kegiatan
Setelah merumuskan rencana dasar dan turunan, urutan kegiatan ditentukan sehingga rencana dapat dilaksanakan. Berdasarkan rencana di berbagai tingkatan, dapat diputuskan siapa yang akan melakukan apa dan kapan. Anggaran untuk berbagai periode dapat disusun untuk memberikan arti atau implementasi rencana yang lebih konkret.
