Mendelegasikan adalah memberikan tanggung jawab dan wewenang kepada orang lain untuk menyelesaikan tugas yang ada tetapi Anda tetap bertanggung jawab secara keseluruhan atas keberhasilannya. Pendelegasian wewenang sangat penting bagi organisasi mana pun karena memberdayakan karyawan atau anggota tim. Hal ini penting dalam berbagi wewenang dan tugas antara individu dalam suatu organisasi. Tanpa itu, akan sulit untuk mendirikan sebuah organisasi formal.
Pentingnya Delegasi karena mengarah pada;
- Efisiensi: Efisiensi muncul ketika tugas dialihkan kepada orang-orang dengan keterampilan yang sesuai dengan peran. Biarkan anggota tim melakukan aktivitas rutin untuk diri mereka sendiri sementara Anda merencanakan dan menyusun strategi untuk langkah selanjutnya. Ini akan memastikan Anda memiliki waktu yang cukup untuk perencanaan, lebih sedikit stres dan peningkatan efisiensi
- Pengembangan: Pemimpin tim memiliki keterampilan dan kemampuan yang dapat diturunkan kepada anggota tim lainnya. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mengajari mereka keterampilan baru dan kemudian mendelegasikan tugas kepada mereka untuk memanfaatkan keterampilan yang sudah dipelajari. Pentingnya delegasi juga dalam pengembangan tim; karena Anda dapat mengalihdayakan pengembangan tim kepada anggota tim Anda yang berpengalaman sehingga meningkatkan keterampilan pendampingan serta pengambilan keputusan mereka.
- Pemberdayaan: Memberdayakan berarti membiarkan orang lain menjadi ahli dalam apa yang mereka lakukan bahkan jika mereka melampaui kemampuan Anda. Ini mendorong pengembangan pribadi anggota tim yang mengarah pada kesuksesan tim secara keseluruhan.
- Kepemimpinan: Seorang pemimpin yang baik tidak melakukan, dia merencanakan dan melatih. Setelah pembinaan, anggota tim akan mengambil peran yang ditugaskan kepada mereka dan menyelesaikannya dengan atau tanpa pengawasan. Saat tugas selesai, tugas baru dapat diambil dengan keyakinan maksimal.
Delegasi tidak hanya diarahkan ke bawah tetapi juga ke atas. Apapun tugas arahan yang diberikan, penting untuk menindaklanjuti kemajuan dan mendorong tim untuk sukses.
Seorang pemimpin yang baik harus memiliki keterampilan dasar berikut untuk pendelegasian yang efektif;
- Komunikasi: Harus ada artikulasi yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan
- Kepercayaan: Orang-orang yang kepadanya wewenang atau tugas harus didelegasikan harus dipercaya dengan baik
- Kejujuran: Anda harus terbuka kepada tim tentang apa yang Anda harapkan.
Keterampilan kepemimpinan di atas dapat dikembangkan seiring waktu ketika seseorang belajar untuk percaya, jujur, dan berkomunikasi secara efektif. Keseluruhan proses ini menyatukan berbagai bagian delegasi yaitu; penilaian situasi, menugaskan tanggung jawab, memanfaatkan diri sendiri dan menegaskan tujuan.
Saat menilai selalu mencari tanggapan atas pertanyaan-pertanyaan berikut;
- Tugas apa yang harus didelegasikan?
- Siapa orang yang paling efektif untuk didelegasikan?
- Harapan apa yang saya miliki untuk tugas ini?
- Dan setelah pekerjaan selesai, apa saja metode evaluasi tugas yang tersedia?
Saat menetapkan peran selalu pastikan bahwa proses seleksi terbaik untuk orang yang akan didelegasikan sudah ada, komunikasikan harapan Anda dengan cara terbaik dan lakukan tindak lanjut untuk memastikan proses yang benar dipertahankan dan diikuti hingga yang terakhir. Proses tindak lanjut akan efektif ketika orang yang mendelegasikan tugas menyediakan dirinya secara langsung. Dengan begitu, jalur komunikasi diperkuat melalui pertanyaan yang diajukan.
Untuk mewujudkan harapan, ikuti bagaimana hal-hal dilakukan dan berikan pujian pada tempatnya. Kritik yang membangun juga dapat dipraktekkan dan selalu tanyakan kepada tim tentang apa yang menurut mereka harus dilakukan untuk hasil yang lebih baik di masa depan.
Dalam kebanyakan kasus, pemimpin cenderung enggan mempercayai orang lain dengan keputusan yang mungkin berdampak pada keseluruhan jalannya organisasi karena ketakutan sederhana bahwa hal-hal mungkin tidak dilakukan seperti yang diharapkan atau diinginkan. Oleh karena itu, sebagai seorang pemimpin, terkadang penting untuk mengorbankan ide-ide individu untuk tugas-tugas yang didelegasikan selama kualitas hasil kerja berada pada tingkat yang dapat diterima.
Alasan lain pentingnya pendelegasian meliputi;
- Peningkatan pengambilan keputusan: Pentingnya delegasi lainnya adalah bahwa hal itu selalu mengarah pada keputusan yang lebih baik. Ini karena pengawas lebih dekat ke tempat kejadian dan menjadi bagian dari semua yang terjadi dan mereka hanya perlu diberdayakan untuk membuat penilaian yang dibenarkan. Contoh yang baik adalah ketika seorang manajer penjualan membuat keputusan penjualan di wilayahnya tanpa pengaruh dari manajer umum yang berbasis jauh di kantor pusat .
- Manajer dibebaskan dari beban kerja yang berat: Setiap hari, tanggung jawab menumpuk. Ketika banyak tugas ditangani oleh satu orang, inefisiensi merayap sehingga menghasilkan keputusan yang salah yang berdampak negatif pada operasi perusahaan. Ketika penyelia atau manajer dibebaskan dari beberapa tugas, dia akan dapat berkonsentrasi pada masalah manajemen yang lebih tinggi. Di sinilah letak pentingnya delegasi. Misalnya akan membuang-buang waktu bagi seorang manajer untuk terlibat dalam memeriksa kartu waktu pribadi karyawan yang lebih rendah daripada menyalurkan waktu dan energi tersebut dalam menangani tujuan organisasi secara keseluruhan. Peran kecil seperti itu harus didelegasikan ke tingkat pengawasan yang lebih rendah.
- Meningkatkan keputusan yang lebih cepat: Pengambilan keputusan yang cepat dimungkinkan karena saluran birokrasi yang tidak perlu yang awalnya diikuti untuk sampai pada keputusan sederhana rusak. Keputusan di tempat menghemat banyak waktu organisasi yang awalnya terbuang percuma.
- Membangun moral dan melatih bawahan: Ketika bawahan diizinkan membuat keputusan sendiri, mereka menerima tanggung jawab. Ini pada gilirannya meningkatkan kepercayaan diri dan kinerja mereka secara keseluruhan.
- Itu menciptakan struktur organisasi formal: Ketika otoritas didelegasikan, struktur formal untuk organisasi juga dibuat. Struktur organisasi formal hanya muncul ketika otoritas disalurkan kepada orang yang berbeda yang menghasilkan hubungan atasan-bawahan.
Sebelum mendelegasikan peran atau wewenang, penting untuk memastikan bahwa bawahan memahami tugas mereka dan semua tujuan organisasi. Selain itu, mereka perlu memiliki otoritas yang diperlukan yang memungkinkan mereka melaksanakan tugas yang diberikan, yaitu otoritas perlu dibarengi dengan tanggung jawab bawahan.
Sekali lagi, hanya tugas yang harus didelegasikan kepada bawahan dan bukan tanggung jawab. Oleh karena itu, ini berarti bahwa atasan tidak dapat menghindari tanggung jawab atas peran atau tugas yang didelegasikan. Terakhir, bawahan harus menyadari batas kekuasaan mereka di berbagai stasiun kerja dan harus bertanggung jawab hanya kepada satu atasan. Semua ini harus diperhatikan untuk pendelegasian yang efektif
