Mendelegasikan adalah salah satu pendekatan terbaik yang dapat digunakan manajer atau pemimpin dalam suatu organisasi untuk memastikan bahwa lebih banyak tugas ditangani dalam waktu terbatas, dan peningkatan kapasitas tim tercapai. Pendelegasian adalah proses yang sayangnya banyak manajer gagal mempertimbangkannya.
Terutama, ada 6 langkah pendelegasian tugas dengan sukses. Dalam kebanyakan kesempatan, manajer gagal menerapkan semuanya dan kemudian mengeluh tentang ketidakefisienan karyawan mereka dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.
Untuk membantu Anda memahami 6 langkah pendelegasian, pertama-tama kami ingin memberi tahu Anda tugas-tugas umum yang harus Anda delegasikan. Seorang manajer selalu dapat mendelegasikan beberapa tugas dalam organisasi, dan beberapa tugas tersebut meliputi yang berikut;
TUGAS YANG HARUS ANDA DELEGASIKAN
- a) Pekerjaan detail
Sebagai Manajer, peran utama Anda adalah mengarahkan karyawan dalam mencapai tujuan organisasi bersama. Oleh karena itu, Anda tidak perlu terlalu banyak terlibat dalam tugas-tugas yang mendetail. Anda sebaiknya menguraikan proses dan pedoman untuk melakukan tugas-tugas tersebut dan meninggalkan sisanya untuk ditangani oleh tim. Yang harus Anda lakukan adalah meminta pertanggungjawaban mereka atas hasil dari tugas yang diberikan.
- b) Mengumpulkan informasi
Dalam banyak kesempatan, para manajer biasanya berusaha untuk tetap bertahan dengan pesaing dengan mencari tahu informasi tentang bagaimana mereka melakukan berbagai urusan bisnis dari waktu ke waktu. Memang ide yang bagus untuk melakukannya, tetapi Anda perlu tahu bahwa pendekatan yang lebih baik untuk mendapatkan perspektif ideal dari informasi nyata adalah dengan mendelegasikan tugas mengumpulkan informasi kepada karyawan junior Anda. Ini membuat pekerjaan Anda mudah karena Anda hanya perlu melakukan analisis terhadap laporan yang diberikan dan menghasilkan detail tentang cara menjalankan strategi yang direkomendasikan.
- c) Tugas berulang
Kemungkinan besar siapa pun yang memegang posisi manajerial pasti telah melalui berbagai tahapan saat mereka naik dalam kariernya. Dalam hal ini, Anda seharusnya telah melakukan beberapa peran dan karena itu terbiasa dengan sebagian besar tugas ini. Artinya, setiap kali Anda terbiasa dengan bagaimana aspek tertentu dijalankan, Anda akan mudah beralih ke tugas lain dan hanya kembali ketika karyawan yang melakukannya mengalami krisis. Oleh karena itu, Anda perlu menetapkan tugas berulang kepada karyawan junior dan fokus melakukan hal-hal penting lainnya.
- d) peran pengganti
Manajer tampaknya sibuk dan orang-orang yang sangat dihormati dalam organisasi. Oleh karena itu, ini berarti bahwa pada sebagian besar kesempatan, mereka akan diberi perhatian seperti mendapatkan undangan untuk menghadiri konferensi tertentu, rapat, menjawab panggilan, dan membalas email.
Sebagai seorang manajer, akan sangat penting jika Anda memilih seorang karyawan untuk menggantikan Anda jika memungkinkan. Ini membantu Anda mengurangi ketegangan dengan beberapa komitmen serta mencegah Anda berada di mana-mana sepanjang waktu saat kehadiran Anda dibutuhkan. Hal baik lainnya dengan mendelegasikan peran pengganti adalah membantu dalam merawat dan membangun karyawan Anda serta menempatkan mereka pada posisi yang lebih baik dalam menangani beberapa peran Anda bahkan saat Anda tidak ada. Ini menciptakan sinergi dan kelancaran dalam organisasi.
Berikut adalah enam langkah Delegasi
Langkah 1 Delegasi: Persiapkan
Jika Anda ingin mencapai hasil terbaik dari karyawan, persiapkan mereka secukupnya untuk tugas yang menunggu. Persiapan dalam hal ini berarti mengkomunikasikan secara efektif mengenai tugas-tugas yang harus dikerjakan, dengan memaparkan secara tepat berbagai aspek yang ingin diperhatikan.
Persiapan juga melibatkan komunikasi yang efektif pada tenggat waktu tugas serta harapan setelah pekerjaan selesai. Pastikan Anda meluangkan cukup waktu untuk mengembangkan disiplin agar Anda dapat memetakan apa yang Anda cari.
Langkah 2 Delegasi: Konfirmasi pemahaman
Ini semua tentang memberikan informasi rinci dalam memastikan apakah karyawan telah memahami rincian, pentingnya tugas dan mungkin seluk-beluk yang mungkin timbul terkait tugas yang diberikan.
Ajukan pertanyaan untuk mengetahui area atau aspek yang perlu diklarifikasi untuk memastikan bahwa semuanya dipahami dengan baik untuk menghindari kasus melakukan hal yang salah terutama saat manajer tidak ada untuk memberikan panduan.
Langkah 3 Delegasi: Tentukan standar
Penting untuk menetapkan standar yang harus dipatuhi untuk memudahkan Anda mengukur realisasi tugas yang diselesaikan. Saat menetapkan standar ini, juga perlu memastikan bahwa standar tersebut realistis dan dapat dicapai untuk menantang karyawan sesuai dengan itu. Oleh karena itu, ini sangat penting di antara semua langkah pendelegasian yang tidak boleh Anda abaikan.
Langkah 4 Delegasi: Konfirmasikan Komitmen
Pada langkah ini, Anda seharusnya memberikan kebebasan kepada karyawan untuk mengerjakan tugas yang didelegasikan tanpa halangan dan sabotase yang tidak perlu dari karyawan lain. Ini juga merupakan proses pendelegasian di mana Anda perlu memastikan bahwa karyawan yang dipilih telah menerima untuk melakukan penugasan tersebut. Hal ini penting karena memungkinkan karyawan yang ditugaskan untuk menunjukkan komitmen yang tidak terbagi yang memungkinkan mereka untuk menawarkan hasil terbaik.
Selama tahap ini, ingat juga untuk memberi tahu karyawan tentang konsekuensi yang mungkin timbul pada individu atau organisasi jika hasil yang diinginkan gagal terwujud.
Langkah 5 Delegasi: Berikan dukungan
Sangatlah penting untuk memastikan bahwa setiap peralatan, perkakas, dan sumber daya yang ideal yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas diberikan kepada karyawan sebelum dan saat melakukan tugas yang sesuai.
Menyelesaikan tugas-tugas tersebut mungkin memerlukan hal-hal seperti pelatihan, bantuan keuangan, dan gadget seperti ponsel dan komputer. Yang perlu Anda lakukan adalah memastikan bahwa dukungan diberikan segera untuk mencegah segala penyebab ketidaknyamanan yang mungkin timbul.
Langkah 6 Delegasi: Pastikan akuntabilitas
Ini juga merupakan salah satu langkah dasar pendelegasian dalam manajemen. Perlu Anda ketahui bahwa komunikasi antara manajer dan karyawan adalah bagian penting dari pendelegasian. Anda perlu memastikan bahwa karyawan sangat bertanggung jawab atas tugas yang dipercayakan. Alasannya adalah bisa menakutkan ketika Anda menyadari bahwa suatu tugas belum diselesaikan dengan memuaskan atau belum diselesaikan dalam tenggat waktu yang ditentukan.
Oleh karena itu, Anda perlu membuat program komunikasi dan akuntabilitas dua arah yang efektif agar karyawan dapat selalu berkomunikasi dengan Anda mengenai status proyek dari waktu ke waktu.
