Manajer yang baik akan selalu menemukan cara untuk bekerja secara efisien dengan karyawan junior lainnya. Untuk realisasi tujuan dan sasaran organisasi, selalu penting untuk membedakan peran dan tanggung jawab masing-masing pihak dan mematuhinya.
Namun, ada kalanya seorang pemimpin dapat memutuskan untuk mendelegasikan beberapa tugas kepada karyawan tingkat rendah lainnya. Ini bukanlah tugas yang mudah seperti kedengarannya; Anda harus strategis, terinformasi, dan kategoris. Berikut adalah beberapa cara hebat yang dapat Anda gunakan bagi organisasi untuk menerapkan pendelegasian tugas dengan lebih berhasil;
8 Cara Cerdas Melaksanakan Delegasi
1) Pilih tugas yang ingin Anda delegasikan
Ada lebih dari sekadar mendelegasikan peran kepada junior Anda. Penting untuk memastikan bahwa Anda memilih tugas tertentu yang ingin Anda transfer dengan hati-hati. Ingat tidak semua fungsi dapat didelegasikan sehingga kebutuhan untuk memastikan bahwa Anda tidak memberikan tugas yang jauh di luar kemampuan, keterampilan, atau tanggung jawab karyawan junior. Menerapkan Delegasi adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa lebih banyak tugas diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat, dan juga membangun kapasitas tim.
2) Berikan otoritas yang diperlukan untuk tugas itu
Jika Anda ingin suatu tugas diselesaikan secara memuaskan, penting juga untuk memastikan bahwa Anda mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Otoritas dalam banyak kesempatan memberi karyawan kepercayaan diri yang mereka butuhkan saat menangani tugas tertentu sehingga memberi Anda jaminan untuk memberikan hasil yang lebih baik, yang sesuai dengan harapan Anda tanpa mengorbankan situasi apa pun.
3) Pilih orang terbaik untuk didelegasikan
Sebagai seorang manajer, Anda memiliki kapasitas untuk memberi tahu bidang-bidang di mana setiap karyawan yang bekerja di bawah Anda kuat dan lemah. Berdasarkan analisis ini, Anda perlu memastikan bahwa Anda mendelegasikan tugas tertentu tersebut kepada karyawan yang Anda yakini memiliki kualitas dan kemampuan terbaik untuk memberikan hasil terbaik.
Anda juga perlu memantau keterampilan orang yang ingin Anda delegasikan peran dan mencari tahu apakah mereka memiliki kemampuan untuk melakukannya atau tidak. Ini bekerja paling baik terutama jika Anda memilih karyawan yang telah Anda tangani dengan hati-hati dan telah memantau kemajuan mereka di masa lalu.
4) Berikan instruksi yang jelas
Jika Anda ingin menerapkan pendelegasian peran secara efektif, Anda perlu memberikan instruksi yang jelas kepada karyawan yang ingin Anda tangani tugas atas nama Anda. Instruksi yang jelas tidak hanya memudahkan pekerjaan bagi karyawan yang Anda pilih, tetapi juga memungkinkan mereka untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang seharusnya dilakukan dan apa yang tidak dimaksudkan untuk dilakukan. Ini membantu dalam menarik garis antara yang boleh dan yang tidak boleh dilakukan.
Dalam hal ini, pastikan untuk memberi tahu karyawan Anda semua informasi penting mengenai tugas tersebut dengan memastikan bahwa dia memahami semua elemen seputar tugas tersebut.
5) Tunjukkan kepercayaan penuh kepada mereka yang telah Anda delegasikan tugas
Jika Anda ingin mendapatkan yang terbaik dari karyawan Anda yang telah Anda tugaskan, pastikan Anda menunjukkan kepercayaan penuh kepada mereka. Percaya bahwa mereka dapat memberikan pekerjaan yang lebih baik berdasarkan kemampuan dan keterampilan mereka akan membantu membangun kepercayaan diri mereka dan pada akhirnya menghasilkan pekerjaan yang luar biasa.
Tidak pantas untuk percaya bahwa Anda adalah satu-satunya orang yang dapat melakukan pekerjaan tertentu seperti yang diharapkan. Hanya karena beberapa karyawan tidak terlibat setiap hari dalam tugas-tugas tersebut tidak berarti bahwa mereka tidak mampu melakukannya dengan sempurna. Oleh karena itu, pastikan Anda menunjukkan keyakinan dan keyakinan bahwa karyawan yang Anda delegasikan pekerjaan dapat memberikannya.
6) Fokus pada keterampilan mengajar
Saat Anda mendelegasikan, itu tidak berarti bahwa Anda pada dasarnya memberikan tugas yang tidak Anda sukai kepada karyawan lain. Sebaliknya, itu berarti Anda mengizinkan karyawan Anda untuk secara relatif memperluas penilaian dan keterampilan mereka terkait tugas itu.
Dengan kata lain, Anda perlu menyadari bahwa beberapa karyawan melakukan kesalahan dalam proses memahami dan mempelajari keterampilan baru yang menyertai peran tersebut. Oleh karena itu, akan lebih tepat untuk terus mengajari mereka cara menangani masalah seperti itu alih-alih menghukum mereka dengan cara apa pun.
7) Datang dengan garis waktu yang pasti dan sistem tindak lanjut
Anda harus memastikan bahwa Anda menetapkan tanggal penyelesaian praktis untuk tugas tersebut segera setelah Anda mendelegasikannya. Selain itu, pastikan Anda memasukkan tonggak pencapaian dalam garis waktu untuk membantu Anda terus memantau kemajuan tanpa menanyakan pertanyaan yang tidak perlu sepanjang waktu tentang seberapa jauh atau bagaimana perkembangannya.
Adalah tepat untuk membiarkan karyawan melakukan pekerjaan mereka tanpa harus melihat ke belakang untuk mengetahui seberapa jauh mereka telah melangkah. Tetapi pada saat yang sama, sangat penting untuk memantau kemajuan secara berkala.
8) Memberikan kredit tertulis dan publik
Dalam semangat loyalitas yang menginspirasi, penting untuk memastikan bahwa Anda mengakui karyawan tersebut bahwa Anda juga telah mendelegasikan peran tersebut. Hal ini penting karena membantu dalam menumbuhkan kepuasan yang besar atas pekerjaan yang dilakukan dan pada saat yang sama digunakan sebagai dasar untuk memberikan bimbingan dan penilaian kinerja.
Sederhananya, saat mendelegasikan tugas, Anda harus memastikan bahwa Anda memberi tahu karyawan tersebut secara tertulis dan orang lain mengetahuinya melalui komunikasi publik yang ditetapkan seperti memo.
Kesimpulan
Jika Anda ingin mengimplementasikan delegasi dengan sukses, Anda harus tahu bahwa ada tantangan yang pasti muncul dalam prosesnya.
Banyak karyawan junior selalu naik ke posisi manajerial melalui inisiatif semacam itu, dan karenanya harus dianggap sebagai aspek penting dari suatu organisasi. Anggap ini sebagai peluang bagus untuk mencegah kekosongan dalam organisasi pada waktu tertentu karena ini menunjukkan bahwa karyawan dapat dengan mudah menggantikan posisi manajer dan memberikan hasil yang lebih baik.
Namun yang paling penting adalah memastikan bahwa tugas disampaikan dengan tepat, pada akhirnya.
