Sebuah sistem manajemen yang efektif harus menyediakan setiap karyawannya dengan deskripsi pekerjaan, kode etik dan standar kinerja. Karyawan harus dibuat untuk memahami aturan, peraturan, dan kebijakan organisasi. Semua ini dimaksudkan untuk mengatur dan membimbing karyawan menuju kinerja yang luar biasa, menjaga etika yang baik serta disiplin dalam bekerja.
Sebagai seorang manajer, adalah tanggung jawab Anda untuk memastikan bahwa karyawan berperilaku terbaik dan bekerja dengan baik setiap saat. Anda juga bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kinerja yang luar biasa dan menghargainya, mengakui perilaku yang dapat diterima dan juga mengidentifikasi perilaku yang tidak dapat diterima dan memberikan hukuman yang pantas.
Karyawan terkadang perlu dipantau untuk berperilaku terbaik dan bekerja seperti yang diharapkan. Jika tidak, kasus masalah kinerja dan pelanggaran akan menjadi ancaman di departemen dan organisasi Anda secara luas.
Jadi bagaimana Anda dapat meningkatkan disiplin karyawan di organisasi Anda? Di bawah ini adalah beberapa langkah disiplin yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi masalah disiplin dan kinerja karyawan.
Catatan: langkah-langkahnya dicantumkan dari yang paling ringan hingga yang paling parah.
Konseling lisan
Saat Anda mengidentifikasi masalah kinerja atau jika seseorang mengalami masalah kehadiran atau bahkan jika seorang karyawan tidak menunjukkan perilaku yang sesuai di tempat kerja, inilah saatnya Anda mengambil tindakan korektif.
Konseling verbal adalah langkah pendisiplinan pertama dan paling ringan. Ini mengharuskan Anda untuk menasihati karyawan yang bersangkutan segera setelah masalah teridentifikasi. Anda dapat memilih untuk melakukan ini secara terbuka atau menelepon mereka di kantor Anda untuk berbicara secara formal tentang kesalahan yang Anda perhatikan tentang mereka.
Saat Anda melakukan sesi konseling formal, penting untuk memulai dialog dengan karyawan untuk mencari tahu mengapa kinerja atau disiplin mereka memburuk. Ini sangat berguna jika ada yang berubah, misalnya kehadiran karyawan selalu baik, lalu tiba-tiba mereka mulai mangkir.
Perlu diingat bahwa ini bukan waktu yang tepat untuk melompati karyawan dan segera mengancam pemutusan hubungan kerja, Anda perlu mencari tahu apa yang sedang terjadi, membantu jika Anda bisa, dan kemudian mengembalikan karyawan tersebut ke jalur yang benar. Anda juga tidak perlu berlarut-larut selama berbulan-bulan, masalah kehadiran akan segera membaik atau Anda akan membawa karyawan tersebut ke langkah disipliner berikutnya.
Konseling tertulis
Ketika Anda mulai memperbaiki masalah kinerja atau disiplin karyawan dengan memberikan konseling verbal dan tampaknya tidak memberikan hasil yang Anda harapkan, karyawan tersebut tidak cukup berkembang dan menjadi jelas bahwa tidak ada yang akan terjadi. mengubah. Sekarang Anda perlu mengeluarkan konseling tertulis.
Biasanya, organisasi memberikan dua konseling tertulis dan satu konseling tertulis terakhir sebelum penghentian. Namun, masuk akal juga untuk memberikan satu konseling tertulis, evaluasi negatif dan kemudian pemutusan hubungan kerja. Kuncinya adalah konsisten dalam organisasi dan memutuskan apa yang sesuai dengan budaya organisasi Anda.
Dalam dokumen konseling, rujuk ke percakapan lain atau rencana peningkatan kinerja termasuk tanggal terjadinya sesi ini. Kemudian sangat spesifik tentang apa yang perlu diperbaiki, kapan dan apa yang akan terjadi jika perbaikan tidak terjadi. Perjelas dalam dokumen bahwa jika perbaikan tidak dilakukan dalam jangka waktu yang ditentukan, ini akan mengakibatkan tindakan disipliner lebih lanjut hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja.
Ini tidak dimaksudkan untuk menghindari penggunaan konseling tertulis kedua atau ketiga atau mengevaluasi kinerja karyawan. Namun, ada kalanya terjadi sesuatu yang cukup parah untuk langsung diakhiri.
Evaluasi kinerja negatif
Evaluasi kinerja adalah proses yang sering dilakukan setiap tahun untuk memberikan umpan balik untuk membantu karyawan tumbuh dan meningkatkan kinerjanya. Namun, dalam kasus di mana kinerja seorang karyawan memburuk, dan baik konseling lisan maupun tertulis tampaknya tidak berhasil, evaluasi kinerja negatif akan menjadi langkah terbaik berikutnya untuk menghadapi situasi tersebut.
Tujuan dari review kinerja adalah untuk segera menempatkan karyawan pada halaman yang sama dengan reviewer. Kejutan adalah di mana masalah berkelanjutan muncul. Saat menulis ulasan, pastikan Anda tetap 100% objektif tentang karyawan tersebut.
Penghentian
Ini adalah langkah terakhir yang dapat Anda ambil ketika berusaha meningkatkan disiplin karyawan dan semua tindakan tampaknya menemui hambatan. Pemutusan cukup parah dan disebutkan; itu harus menjadi tindakan terakhir Anda jika kinerja atau disiplin karyawan berada pada kondisi terburuk, dan tidak ada tanda-tanda perbaikan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menghadapi masalah kedisiplinan karyawan
Pertama-tama , disiplin karyawan tidak harus melibatkan kemarahan, konfrontasi, dan ego yang rusak. Jika ditangani dengan tepat, itu bisa menjadi proses yang konstruktif dan menguatkan.
Sebagai seorang manajer, Anda perlu meningkatkan disiplin karyawan dengan bijaksana. Anda perlu memahami bahwa disiplin itu progresif. Oleh karena itu jika Anda memilih untuk memberhentikan seseorang karena sesuatu yang bahkan tidak pernah mereka peringatkan, Anda baru saja menyiapkan panggung untuk kemarahan dan tudingan.
Sebagai sebuah organisasi, Anda harus memiliki sistem yang terdokumentasi dengan baik untuk menangani disiplin, dan setidaknya harus memiliki ketentuan untuk konseling lisan, konseling tertulis, evaluasi kinerja negatif, dan kemudian pemutusan hubungan kerja.
Sama seperti kebijakan disiplin karyawan Anda yang terdokumentasi dengan baik, itu juga harus dikomunikasikan dengan baik dan dipahami dengan baik di seluruh organisasi Anda. Semua karyawan harus diberi tahu di awal masa kerja mereka, dan setiap perubahan pada kebijakan ini harus ditangani melalui memo tertulis sebelum perubahan apa pun.
Juga, ingatlah untuk mendokumentasikan setiap langkah disiplin kapan dan bagaimana penerapannya. Ini penting jika seorang karyawan membuat ledakan atau membuat tuduhan palsu tentang pemutusan hubungan kerja yang salah. Dokumen-dokumen tersebut dapat bertindak sebagai bukti bahwa dia telah memberikan konseling dan pemberitahuan sebelumnya tetapi gagal untuk bertindak sesuai
Sebagai kesimpulan, disiplin tidak pernah menyenangkan, tetapi Anda dapat merasa lebih baik menjalani jalan itu jika Anda tahu bahwa Anda telah berlaku adil, memberi karyawan setiap kesempatan untuk berkembang dan mengikuti proses yang meredakan kejutan.
