Di banyak organisasi, rapat sering digunakan sebagai cara untuk menemukan cara yang dapat membantu setiap orang yang terlibat untuk menegakkan peran mereka dalam mencapai tujuan dan sasaran. Mereka biasanya diatur dari waktu ke waktu tergantung pada kebutuhan dan kesempatan.
Biasanya, rapat berkisar dari departemen hingga kepala departemen dan dalam beberapa kasus rapat untuk seluruh organisasi. Tapi satu elemen yang tidak pernah bisa kita hindari adalah tidak semua pertemuan berakhir dengan baik. Ada segudang masalah yang biasanya muncul di sebagian besar pertemuan tersebut yang disebabkan oleh berbagai faktor.
Beberapa faktor tersebut antara lain sebagai berikut;
Berbagai Faktor Masalah Rapat
1) Kurangnya persiapan
Ini adalah salah satu penyebab terbesar masalah rapat . Orang biasanya diundang untuk menghadiri pertemuan, tetapi dalam banyak kasus, mereka biasanya tidak mengetahui apa yang akan dibahas dan apakah kontribusi mereka akan berdampak atau tidak.
Dalam hal ini cenderung terjadi kegaduhan dalam artian para hadirin menjadi muak dengan pertemuan tersebut apalagi jika tidak ada agenda yang jelas yang telah ditetapkan atau yang sedang dibahas.
Selalu ada rasa bosan dan waktu yang terbuang percuma di antara para hadirin ketika persiapan rapat yang kurang memadai. Menjadi sulit untuk merampingkan rapat dan mengembalikannya secara mental. Masalah lain yang muncul dari kurangnya persiapan adalah manajer akan kehilangan kendali atas rapat sehingga membuatnya tampak tidak efektif bahkan di hadapan juniornya.
2) Rapat memakan waktu terlalu lama
Sebelum mengadakan rapat, merupakan prasyarat untuk memastikan bahwa setiap agenda dialokasikan waktunya sendiri untuk pembahasan dari awal hingga akhir. Oleh karena itu, ini berarti bahwa pertemuan tidak boleh memakan banyak waktu untuk membahas masalah sejauh melampaui waktu yang ditentukan yang dimaksudkan untuk diakhiri.
Saat isu-isu penting dibahas; tidak ada gunanya menahan peserta untuk tinggal karena masalah lain yang tidak penting. Ini selalu mengarah pada ketidakpuasan dan anggota mencoba menemukan sesuatu yang dapat mereka gunakan sebagai pengalih perhatian. Ini dapat menimbulkan masalah besar terutama ketika anggota bagian mulai mencemooh dan menggerutu, yang tentu saja merupakan tanda tidak hormat. Sedangkan masalah rapat ini, jika dibiarkan tidak terkendali, akan menyebabkan masalah jangka panjang.
Dengan kata lain, sangat penting bagi rapat untuk mengikuti jadwal secara ketat dan juga memastikan bahwa orang bebas meninggalkan ruang rapat begitu masalah penting telah dibahas.
3) Monopolisasi rapat
Ini adalah norma umum dalam rapat yang relatif besar di mana satu individu memutuskan untuk mengambil alih seluruh rapat dengan mencoba membuatnya seolah-olah dia memahami masalah lebih dari orang lain. Orang-orang seperti itu memiliki kecenderungan untuk mendominasi diskusi dengan memberikan sedikit atau tidak ada waktu bagi anggota lain untuk berkontribusi atau menyampaikan poin mereka.
Masalah dengan rapat yang dimonopoli ini adalah membuat anggota lain merasa rendah diri karena dalam banyak kasus mereka suka mengintimidasi anggota lain untuk berkontribusi dan jika mereka berkontribusi, mereka mungkin akan menahan kontribusi mereka.
Monopolisasi adalah masalah utama rapat karena mengurangi ketidakefisienan pencapaian tujuan rapat serta menciptakan semacam ketidakharmonisan di antara anggota, yang dapat merugikan terutama dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
4) Kurang fokus
Masalah lain yang biasanya muncul dalam rapat adalah kurangnya fokus yang jelas. Sebelum mengadakan rapat, selalu penting untuk memastikan bahwa ada agenda yang jelas, yang selanjutnya harus diikuti hingga yang terakhir.
Namun, Anda menemukan bahwa dalam banyak kasus, moderator biasanya mengalihkan dari masalah utama dan masuk ke masalah pribadi, penyimpangan, dan masalah yang tidak sesuai target. Oleh karena itu, ini menunjukkan bahwa akan ada sedikit atau tidak ada arahan untuk pertemuan itu dan dengan demikian ide utamanya akan hilang. Jika hal ini terjadi, peserta juga akan berusaha semaksimal mungkin mencari cara untuk mengatasi kurang fokus seperti mengalihkan pikiran dan mulai memikirkan hal-hal lain. Ini mengurangi keefektifan rapat dan sebagian besar meminimalkan peluang untuk mencapai hasil yang diinginkan dari rapat tersebut. Masalah rapat dapat dikaitkan dengan perencanaan yang buruk dan manajemen rapat yang buruk.
5) Banyak pertemuan secara teratur
Kita semua tahu bahwa sebagian besar rapat formal itu membosankan. Gagasan mendiskusikan masalah dalam pendekatan profesional dengan sedikit atau tanpa kesenangan sama sekali adalah sesuatu yang ditakuti banyak orang.
Saat Anda mulai mengadakan banyak pertemuan dalam rentang waktu beberapa hari, minggu atau bulan untuk membahas hal yang sama atau agenda yang sama, maka itu berarti Anda sedang membuat masalah. Tidak ada gunanya memanggil dan mengadakan banyak pertemuan secara teratur hanya untuk membahas hal yang sama berulang kali.
Pertama, ini menunjukkan dan mengungkap betapa tidak efektifnya Anda sebagai seorang pemimpin dan juga menunjukkan bagaimana Anda tidak dapat mengarahkan rapat ke titik menghasilkan solusi yang hebat. Pasalnya, rapat hanya boleh dilakukan jika memang harus ada kebutuhan dan juga jika muncul isu-isu baru yang akan dibicarakan.
Jika tidak, itu hanya buang-buang waktu berkumpul bersama berdiskusi tanpa hasil daripada menggunakan waktu itu untuk mulai bekerja dan menjadi produktif bagi organisasi.
6) Memulai rapat terlambat
Tidak ada yang serius seperti mengadakan rapat pada waktu tertentu, dan sebaliknya, Anda datang terlambat setelah anggota lain menetap di tempat tersebut.
Pertama-tama, ini adalah pemborosan waktu bagi peserta yang tiba di sana tepat waktu dan telah memprogram diri mereka sendiri untuk keluar pada waktu tertentu. Itu membuat mereka kesal, dan itu menunjukkan tingkat rasa tidak hormat yang signifikan kepada mereka terlepas dari posisi mereka.
Kedua, adanya hukuman bagi orang yang datang lebih awal dan pahala bagi yang datang terlambat karena pada akhir hari, baik terlambat atau lebih awal, rapat tetap berjalan. Ini menjadi masalah pertemuan di banyak organisasi karena jika pertemuan seperti itu disebut mereka yang hadir lebih awal juga akan datang terlambat mengingat kurangnya keseriusan dalam hal ketepatan waktu.
