Proses pemilihan staf sangat ketat yang melibatkan beberapa tugas spesifik yang saling terkait. Kebetulan, prosesnya tidak pernah benar-benar selesai dan proses ini sangat bergantung pada kebijakan sumber daya manusia masing-masing organisasi. Memang setelah melalui semua surat lamaran dan resume di antara dokumen lain yang diminta, pekerjaan sebenarnya dimulai pada proses rekrutmen dimana kandidat diambil melalui wawancara.
Meskipun beberapa perusahaan hanya melakukan satu wawancara saja, yang lain membutuhkan lebih dari satu dan mungkin melakukan tiga wawancara per kandidat. Proses ini, bagaimanapun, ditentukan oleh budaya organisasi, sifat pekerjaan, ukuran perusahaan, tuntutan pekerjaan, kompleksitas dan kebijakan untuk menarik dan akhirnya mempekerjakan pelamar yang paling sesuai.
Memang wawancara putaran kedua merupakan komponen yang sangat signifikan dari proses seleksi dan rekrutmen karena memungkinkan seseorang untuk melakukan analisis komprehensif dan menyeluruh pada masing-masing kandidat. Oleh karena itu untuk alasan khusus bahwa orang yang diwawancarai harus cukup siap. Dalam beberapa kasus, wawancara mungkin mengambil beberapa dimensi dan pendekatan yang berbeda dapat digunakan. Terutama, memeringkat kandidat teratas itu penting karena memungkinkan seseorang untuk memilih individu yang paling cocok.
Putaran kedua wawancara mungkin satu lawan satu, panel pewawancara atau kelompok yang mungkin termasuk calon manajer lini tertentu. Proses ini menghilangkan bayangan keraguan dan tidak ada bias. Oleh karena itu, menggunakan banyak pewawancara memastikan prosesnya etis dan akurat sambil menawarkan pendapat berbeda dari pelamar yang dipilih. Karena wawancara pada akhirnya berbeda dari wawancara awal, maka prosesnya pasti berbeda sementara.
Wawancara putaran kedua juga memberikan kesempatan bagi pemberi kerja untuk menegosiasikan persyaratan layanan dan penawaran dan selanjutnya merupakan pendahulu dari proses seleksi akhir.
Oleh karena itu, artikel ini akan fokus pada elemen-elemen yang dibutuhkan oleh pewawancara saat mewawancarai pelamar untuk wawancara putaran kedua. Prosedur ini membutuhkan objektivitas, rasionalitas, kepercayaan dan sampai batas tertentu seseorang harus lebih mengandalkan naluri pewawancara serta firasat. Putaran wawancara ini penting karena jika Anda memilih individu yang salah, Anda mungkin akan kehilangan waktu dan potensi organisasi selama berbulan-bulan.
Akibatnya, wawancara sekunder membutuhkan sekelompok kecil individu. Jumlah yang paling tepat harus dua atau tiga dan empat sampai ekstrim. Berikut ini adalah persyaratan untuk melakukan wawancara kedua:
1) Libatkan lebih banyak personel
Seperti yang ditunjukkan sebelumnya, penting dan lebih produktif untuk melibatkan anggota lain dari organisasi Anda selama wawancara putaran kedua untuk mendapatkan wawasan tentang kemampuan, kesesuaian, dan pendapat pelamar. Orang-orang yang diundang untuk wawancara ini harus menjadi manajer lini (manajer dari departemen yang sama dengan orang yang diwawancarai) serta orang-orang yang mungkin melakukan kontak sehari-hari dengan calon karyawan.
2) Telepon dan Jadwalkan jauh-jauh hari untuk wawancara putaran kedua
Menelepon pelamar kerja untuk mendapatkan konfirmasi bahwa mereka masih tertarik akan secara otomatis menghilangkan kekecewaan karena pelamar mungkin tidak lagi tertarik atau memutuskan untuk tidak meninggalkan perusahaan mereka saat ini atau bahkan mencari prospek lain. Selanjutnya menjadwalkan wawancara pada waktu dan tanggal yang sesuai secara timbal balik untuk wawancara putaran kedua sangat penting untuk mengurangi pemborosan waktu bagi kandidat lain serta kolega Anda.
3) Persiapan yang Cukup untuk Wawancara Putaran Kedua
Persiapan yang cukup adalah persyaratan lain. Dengan memastikan bahwa Anda meninjau semua catatan dari wawancara utama sebelumnya mengurangi kasus campur aduk dan memungkinkan pewawancara untuk tetap fokus selama wawancara. Meninjau temuan seseorang sebagai berbagi hal yang sama dengan panel wawancara dengan pengarahan singkat tentang bagaimana dan mengapa Anda sampai pada keputusan Anda adalah penting. Namun, penting untuk ditekankan bahwa panel harus menghasilkan kesimpulan independen mereka sendiri.
Idealnya, dengan memulai wawancara putaran kedua dengan mengajukan serangkaian pertanyaan yang telah ditentukan yang menyoroti kompetensi inti kandidat. Namun pertanyaannya harus lebih komprehensif daripada pertanyaan langsung terkait pekerjaan, ini karena mencoba menemukan apa yang membuat setiap pelamar tergerak. Meskipun hal ini tampak jelas, pastikan bahwa pertanyaan yang sama ditujukan kepada setiap orang yang diwawancarai.
4) Pastikan kandidat merasa nyaman
Karena kunci dan tujuan utama dari wawancara kedua adalah untuk mendapatkan kesan terbaik dari temperamen calon pelamar serta keterampilan mereka. Oleh karena itu, ini membutuhkan relaksasi, kenyamanan, dan kemudahan harapan Anda.
Ini akan membuat mereka merasa nyaman yang akan memungkinkan mereka untuk memberikan yang terbaik dari diri mereka sendiri. Sama seperti dalam wawancara awal, hal-hal sederhana seperti menanyakan bagaimana perjalanan mereka, menawari mereka minuman sebenarnya dapat membuat mereka merasa lebih rileks dan tidak terlalu cemas. Mengungkapkan kepada pelamar apa yang melibatkan wawancara sekunder sambil memperkenalkan mereka dengan panel pewawancara mendorong mereka untuk merasa lebih santai dan nyaman.
5) Rekap Wawancara Putaran Pertama
Meninjau kesan Anda dari wawancara pertama dengan pelamar sambil menyatakan bidang minat organisasi Anda dan kekhususan yang ingin Anda selidiki adalah penting, sambil memeriksa ulang dan mempersempit fokus pada kualifikasi khusus pelamar yang signifikan dalam pendirian fakta dan menghilangkan semua bayangan keraguan dan memastikan bahwa Anda memiliki kandidat yang tepat untuk posisi tersebut.
6) Persiapkan pertanyaan Anda sebelumnya untuk wawancara putaran kedua
Ini tidak semua tentang pemberi kerja tetapi ini adalah waktu terbaik bagi pelamar untuk benar-benar memahami tentang organisasi Anda. Pewawancara harus siap dengan serangkaian pertanyaan yang menantang. Selain itu, panel wawancara harus memberikan kesempatan kepada kandidat untuk mengajukan pertanyaan dan menanyakan lebih banyak tentang organisasi Anda.
Pada langkah ini, saya menyarankan agar Anda memberikan yang terbaik kepada kandidat. Idealnya, pertanyaan yang paling mendesak harus diajukan pada tahap ini. Di sinilah manajer lini juga berperan. Manajer lini dapat mengetahui seberapa luas pengetahuan kandidat dalam bidang operasinya.
Tidak hanya dari segi operasional, dari segi perspektif masa depan pun pertanyaan-pertanyaan itu penting. Contoh – Apakah kandidat nyaman pindah ke luar kota untuk pekerjaan itu? Apakah dia pernah tinggal sendirian di masa lalu? dll.
Demikian pula, tanyakan lebih banyak pertanyaan teknis dan pertanyaan berbasis skenario. Pertanyaan semacam itu sebenarnya dapat membantu Anda menganalisis tingkat komunikasi kandidat dan pengalamannya.
Contoh Mengajukan Pertanyaan Cerdas – Semua orang akan mengatakan ya untuk pindah ke luar kota untuk mendapatkan pekerjaan. Tetapi jika orang itu tidak memiliki pengalaman tinggal di luar kota di masa lalu, maka dia akan menghadapi kejutan budaya dan mungkin meninggalkan pekerjaan itu, menyia-nyiakan semua biaya pelatihan dan gaji Anda. Akibatnya, dalam kasus seperti itu selalu lebih memilih kandidat yang telah lama berada di luar rumah.
7) Turun ke dasar
Karena pertemuan kedua adalah waktu yang paling mungkin ketika Anda menetapkan kandidat pilihan Anda, Anda harus memastikan bahwa mereka mempertimbangkan setiap kemungkinan dengan tepat. Contoh – Memeriksa tanggal sedini mungkin pelamar siap untuk bergabung bekerja.
Selanjutnya, pastikan bahwa keinginan kompensasi dijabarkan dengan jelas dan konsisten dengan apa yang diajukan pemberi kerja; ini sebenarnya waktu untuk benar-benar menyelidiki setiap kemungkinan. Memahami informasi penting ini pada akhirnya akan memungkinkan seseorang untuk maju dengan cepat dan membuat keputusan yang cepat. Jika kandidat berharap terlalu banyak, Anda dapat melepaskannya atau memberinya tawaran ya atau tidak.
8) Ikat ujung-ujung wawancara putaran kedua
Hindari kecenderungan membiarkan kandidat menggantung, sangat penting untuk memastikan pelamar sadar di mana posisi mereka. Kadang-kadang pewawancara mungkin diminta untuk membuat proposisi bersyarat menjelang akhir wawancara; namun demikian, sangat tepat untuk membuat penawaran semacam itu setelah seseorang selesai mewawancarai semua kandidat.
Terakhir, adalah etis dan penting untuk menghargai kandidat atas minat mereka pada organisasi Anda, beri mereka tanggal yang pasti kapan mereka kemungkinan besar akan mendengar kabar dari Anda dan yang terpenting, doakan yang terbaik untuk mereka.
Dengan tips dan langkah-langkah ini seseorang lebih berpeluang untuk menjadi market leader dalam proses rekrutmen dan lebih lagi memberikan citra positif tidak hanya pada diri mereka sendiri tetapi juga organisasi serta anggota staf.
