Operasi penjualan didefinisikan sebagai kegiatan atau proses bisnis yang membantu perusahaan berjalan secara efisien untuk mendukung strategi dan tujuan bisnis mereka.
Operasi penjualan adalah tempat data dianalisis, dan rencana disiapkan. Itu adalah tempat yang sama di mana penjualan berada. Ada terutama empat kategori operasi penjualan:
- Strategi: ini termasuk analisis kinerja dan membuat serta menerapkan program insentif baru. Ini juga mencakup pemilihan alat dan persyaratan pelatihan.
- Operasi: operasi yang meliputi onboarding dan rekrutmen bersama dengan pemeliharaan saluran komunikasi, kolaborasi, dan pengelolaan kontrak yang tersedia
- Proses: Ini termasuk adopsi dan penerapan metrik dan KPI yang sesuai, pendampingan, pelatihan, serta optimalisasi semua alur kerja dan aktivitas penjualan yang relevan.
- Teknologi: mencakup penggabungan perangkat lunak dengan teknik penjualan.
Fungsi operasi penjualan
1. Pelatihan Produk
Operasi penjualan bertanggung jawab untuk mengkalibrasi dan memilih program pelatihan yang diperlukan untuk tenaga penjualan. Mereka harus terus memperbarui rencana dan bergerak cepat. Pelatihan produk harus difokuskan pada fakta dan memberi tahu tim Anda tentang perkembangan terbaru dalam lini produk perusahaan Anda. Bersamaan dengan ini, mereka harus diberi pengarahan tentang manfaat dan fitur produk. Pelatihan juga harus mencakup masalah yang dipecahkan oleh produk dan cara kerjanya.
Berbagai struktur penetapan harga dan konfigurasi produk juga harus disertakan dalam pelatihan produk. Demonstrasi langsung dan praktik langsung juga termasuk dalam pelatihan produk. Salah satu bagian penting dari tanggung jawab adalah mengetahui persaingan.
Pelatihan produk juga harus mencakup kegiatan pesaing, pengarahan singkat tentang produk pesaing, dan cara mengatasi keraguan dan pertanyaan yang diajukan oleh pesaing.
2. Kolaborasi lintas fungsi
Tim operasi penjualan adalah pendukung tenaga penjualan yang memainkan peran penting dalam perencanaan penjualan dan operasi serta dalam proses manajemen bisnis di mana tim kepemimpinan perlu mendiskusikan fungsi bisnis.
3. Pelatihan Penjualan
Pelatihan penjualan terus diperiksa dengan bantuan operasi penjualan. Penting untuk dipahami bahwa pelatihan penjualan berbeda dengan pelatihan produk. Pelatihan penjualan hanya difokuskan pada pengembangan wiraniaga dan terkait dengan skenario praktis.
Seseorang yang dilatih tentang pengetahuan produk dibawa ke pelatihan penjualan. Ini bukan tentang produk tetapi lebih tentang memahami kebutuhan pelanggan. Ada banyak produk yang memerlukan penyesuaian konfigurasi dari sudut pandang pelanggan.
Melatih tenaga penjualan untuk bernegosiasi, berbicara dengan pelanggan, berperilaku profesional adalah beberapa aspek penting dari pelatihan penjualan. Membuat penjual mengerti bagaimana menilai pelanggan; menganalisis pain point dan memberikan solusi dalam bentuk produk adalah apa yang diajarkan dalam pelatihan penjualan.
4. Pelatihan Intelijen Pasar
Operasi penjualan memberikan informasi tentang pasar langsung dari pasokan data pelanggan hingga analisis penjualan. Penjual yang baik akan memiliki banyak informasi tentang pelanggan serta pasar, yang akan memberinya kekuatan untuk pengambilan keputusan. Intelijen pasar, singkatnya, adalah kombinasi dari harga kompetitif, intelijen produk, serta riset pasar.
Akan sangat melelahkan bagi tim penjualan untuk memuat pengetahuan ini bersama mereka; inilah mengapa operasi penjualan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa konten yang tepat sampai ke tim penjualan.
5. Perkiraan penjualan
Dengan memahami data historis dan menganalisisnya bersama dengan tren kinerja, operasi penjualan dapat membantu dalam peramalan penjualan. Peramalan penjualan sangat penting untuk mengatur produk yang diperlukan dan untuk menyimpan persediaan penjualan yang diharapkan. Rantai pasokan dan tim pemasaran dapat membuat pengaturan tergantung pada ramalan yang diberikan oleh tim operasi penjualan.
Penting juga untuk meramalkan penjualan secara teratur sehingga kemungkinan masalah dapat ditunjukkan dan dihindari sebelum menimbulkan masalah.
Peramalan penjualan juga penting karena bergantung pada ramalan, target ditetapkan setiap tahun.
6. Mentoring Penjualan
Memformalkan, serta merampingkan proses pembinaan untuk tenaga penjualan, adalah fungsi dari operasi penjualan. Hal ini tidak hanya mencegah inefisiensi tetapi juga menempatkan proses formal untuk melakukan proses pendampingan. Pendampingan penjualan sangat penting untuk karyawan baru serta karyawan yang tidak bekerja.
7. Pengaturan terpandu
Praktik terbaik diidentifikasi oleh operasi penjualan yang bekerja dalam situasi penjualan tipikal. Dengan studi sistematis tentang bagaimana kinerja tim penjualan, operasi penjualan memberikan pedoman untuk tim penjualan. Itu juga mempelajari pelanggan dan menggambar pedoman untuk organisasi penjualan
8. Orientasi
Omset tinggi adalah spesialisasi penjualan. Operasi penjualan harus mengurangi perputaran karyawan di departemen penjualan. Operasi penjualan biasanya merupakan bagian dari strategi dan perusahaan memahami hal ini dengan lebih baik.
Sangat mudah untuk mengembangkan dan memelihara bakat penjualan daripada bermain dengan karyawan dengan mengubah dan mempekerjakan kembali mereka. Memformalkan proses orientasi juga merupakan bagian dari operasi penjualan yang dimulai dengan menyaring kandidat yang memenuhi syarat hingga merekrut kandidat yang tepat.
9. Strategi Penjualan
Operasi penjualan menggunakan strategi penjualan dan peramalan untuk menetapkan strategi penjualan yang tepat dan formal. Strategi penjualan juga penting untuk menetapkan tujuan masa depan. Departemen penjualan juga bertanggung jawab untuk membangun proses penjualan mendasar yang akan meningkat.
Rasio konversi timbal dan mengurangi waktu untuk siklus penjualan. Ini akan memungkinkan tim penjualan untuk memaksimalkan konversi pelanggan dan meningkatkan kemenangan penjualan mereka.
10. Komunikasi Tim Penjualan
Operasi penjualan juga bertanggung jawab untuk menjaga agar seluruh tim selaras dengan pelaporan penjualan. Itu juga bertanggung jawab atas hasil kampanye dan mengkomunikasikan berita ini kepada tim.
11. Evaluasi Metode Penjualan
Biasanya, diputuskan dalam rapat tingkat tinggi tentang bagaimana pendekatan perusahaan dalam penjualan tingkat strategis. Metode-metode ini dapat membuat atau menghancurkan rencana pertumbuhan dan volume bisnis perusahaan.
Dengan demikian, perencanaan dan praktik yang efektif sangat penting untuk keberhasilan perusahaan. Tim operasi penjualan, yang merupakan inti dari fungsi sehari-hari, termasuk pelatihan, fungsi, harus membuat rekomendasi sebaik mungkin. Pendekatan mereka harus anti-gagal sehingga tim penjualan dapat bekerja sesuai dengan itu.
12. Analisis Metrik
Analisis sangat penting untuk data yang dikumpulkan oleh kemajuan teknologi yang melimpah. Peramalan penjualan bukan lagi satu-satunya data yang diperlukan. Ada banyak data yang perlu dianalisis mulai dari penggunaan pelanggan atas produk Anda hingga penggunaan persaingan, pelaporan harian, frekuensi pelaporan, frekuensi pesanan dari pelanggan dan hal lainnya.
Sebagian besar data dianalisis oleh operasi penjualan sehingga mereka dapat menyiapkan dan memproyeksikan sesuai dengan itu. Analisis ini juga memberikan banyak laporan yang sangat penting untuk fungsi tim penjualan dan keputusan strategis manajemen.
13. Wilayah
Wilayah kerja sebagian besar wiraniaga dibagi menjadi beberapa wilayah geografis. Penjual tertentu ditugaskan pelanggan dari wilayah tertentu. Kinerja wilayah berdampak pada kinerja wiraniaga.
Perwakilan ditugaskan ke area spesifik yang dapat membuat atau menghancurkan kampanye. Operasi penjualan biasanya mengalokasikan area untuk tenaga penjualan tergantung pada potensi pelanggan dan area.
14. CRM
Tenaga penjualan terikat dengan sistem manajemen hubungan pelanggan. Alasan untuk itu adalah kerja dari CRM. Data yang direkam dalam CRM harus digunakan untuk menganalisis dan memprediksi keefektifan.
Dengan bantuan CRM, operasional penjualan dapat memahami alur kerja tenaga penjualan dan bisnis yang dihasilkan. Perubahan pola kerja disarankan oleh tim operasi penjualan berdasarkan data dari CRM. CRM juga meningkatkan kerja tenaga penjualan.
Struktur tim operasi penjualan
Hierarki tim operasi penjualan akan bervariasi dari perusahaan ke perusahaan serta dari industri ke industri. Namun, operasi penjualan standar akan mencakup hal-hal berikut:
1. Perwakilan operasi penjualan
Ini adalah level awal untuk peran operasi penjualan. Peran tersebut sering diberi tugas untuk menghasilkan, melaporkan, dan mengelola prospek yang tersedia.
2. Analis Operasi Penjualan
Ini adalah posisi operasi penjualan yang lebih berpengalaman yang digerakkan oleh data. Orang tersebut lebih suka menganalisis, memasarkan, dan melaporkan data mengenai eksekutif penjualan dan senior lintas fungsi mereka.
3. Manajer operasi penjualan
Orang ini bertanggung jawab atas seluruh tim operasi penjualan. Orang tersebut diharapkan mengetahui metodologi penjualan, proses penjualan, perilaku serta analitik data dan pemodelan data.
4. Direktur atau VP Operasi Penjualan
Orang ini bertanggung jawab untuk mengelola seluruh tim operasi penjualan dan bekerja sama dengan para pemimpin senior perusahaan. Tugas utamanya adalah memastikan keselarasan strategis.
Operasi penjualan biasanya menangani aktivitas strategis dan taktis. Inilah sebabnya mengapa anggota tim harus mahir secara teknis, harus memiliki sifat kolaboratif, harus dapat diandalkan secara operasional serta mereka harus terampil dalam manajemen proyek. Pendekatan terstruktur biasanya diperlukan dalam pekerjaan operasi penjualan tetapi kreatif, dan out of the box, pemikiran adalah aset tambahan.
Intinya adalah bahwa anggota tim harus memiliki keterampilan yang seimbang, termasuk kemampuan untuk melihat gambaran besar di sekitar mereka dan juga memahami seluk-beluk detail proses. Keragaman dalam keterampilan sangat penting untuk operasi penjualan yang efisien.
Praktik Terbaik Operasi Penjualan
1. Pengaturan tanggung jawab dan peran dengan metodologi penjualan perusahaan Anda
Melengkapi tim penjualan untuk menangani tugas sehari-hari sangat penting. Ini akan berdampak langsung pada bagaimana perwakilan penjualan akan menjual.
2. Misi:
Tim operasi penjualan dijalankan dengan baik dengan pernyataan misi. Pernyataan misi harus menjelaskan tujuannya. Langkah pertama adalah memastikan bahwa Anda mengetahui mengapa tim operasi penjualan ada.
Anda harus memformalkan pernyataan misi seperti ‘mengoptimalkan produktivitas organisasi’ atau ‘membebaskan tim penjualan dari aktivitas yang menghasilkan nonpenjualan dan fokus hanya pada perolehan pendapatan.’
3. Menetapkan praktik standar:
Untuk menghindari berbagai pendekatan lintas wilayah dan kantor, disarankan untuk menciptakan praktik terbaik dan proses yang konsisten yang akan membantu operasi penjualan seiring kemajuan perusahaan.
Ini juga harus mencakup semuanya mulai dari menyiapkan dokumen strategi dan menentukan struktur insentif dan bahkan pemisahan wilayah. Itu juga harus menentukan bagaimana operasi penjualan berinteraksi dengan departemen lain dan mensosialisasikan proses baru.
4. Membedakan dengan benar antara operasi penjualan dan pengaktifan penjualan:
Ada kebingungan umum ketika kedua istilah tersebut digunakan. Operasi penjualan dimulai saat pemberdayaan penjualan berakhir. Anda harus memastikan bahwa aturan kedua tim didefinisikan sebagai properti dan didokumentasikan serta dikomunikasikan.
Karena kedua tim ini saling mempengaruhi secara langsung, mereka harus menyoroti area di mana hal itu diharapkan terjadi.
5. Lengkapi tim Operasi Penjualan untuk Sukses
Selain memberikan pelatihan berkelanjutan dan awal, Anda harus memberikan dukungan teknologi kepada tim operasi penjualan Anda yang akan mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif.
Anda harus mendorong mereka untuk menggunakan dan menjelajahi alat terbaru yang tersedia untuk membantu tim penjualan seperti berbagai alat penjualan, dan perangkat lunak yang akan merampingkan operasi mereka sambil mendapatkan hasil yang lebih baik.
6. Tentukan wilayah penjualan terkait kedekatan sosial:
biasanya terlihat bahwa wilayah penjualan ditentukan untuk kedekatan grafik pekerjaan. Kadang-kadang juga dapat diidentifikasi oleh prospek terdekat. Namun belakangan ini terlihat bahwa tim penjualan mulai bergeser ke arah kedekatan sosial yang digunakan sebagai alat untuk membagi wilayah penjualan. Tenaga penjualan ditugaskan dengan prospek berdasarkan kedekatan sosial mereka.
Ini dianggap seberapa baik mereka terhubung dan seberapa dekat jejaring sosial mereka. Sumber daya hebat lainnya adalah LinkedIn yang dapat dipertimbangkan untuk menetapkan kedekatan sosial yang akan membantu tenaga penjualan membangun koneksi dan keakraban mereka untuk kontrak bisnis apa pun.
7. Berkomunikasi dengan departemen lain
Tim operasi penjualan sering memeriksa penjualan, pemasaran, pengaktifan penjualan, dan departemen lain secara teratur dan menangani setiap masalah relevan yang dihadapi oleh mereka. Mereka berkomunikasi dengan departemen ini secara berkala dan memastikan tidak ada duplikasi upaya dari departemen lain mana pun.
Mereka membantu memanfaatkan peluang yang belum dimanfaatkan sehingga mereka dapat lebih mengimprovisasi prosesnya.
8. Penjualan Bayangan:
Karena operasi penjualan memengaruhi penjualan mereka secara langsung, mereka harus memahami satu sama lain dan menggunakan tim penjualan mereka. Setiap anggota dipasangkan dengan seorang wiraniaga untuk waktu yang terbatas sehingga mereka dapat menyaksikan kehidupan rutin wiraniaga. Mereka mendapat kesempatan untuk melihat bagaimana operasi penjualan dapat membuat segalanya menjadi lebih baik.
9. Teknologi dengan alasan:
Mereka harus mengganti proses manual yang masuk akal. Tetapi tidak masuk akal untuk mengaktifkan tim penjualan dengan terlalu banyak otomatisasi yang tidak perlu. Hal ini dapat mengakibatkan beban teknologi.
Saat memperkenalkan otomatisasi kepada mereka, Anda harus ingat bahwa fungsi utama tenaga penjualan adalah menghasilkan pendapatan daripada mempelajari teknologi.
