Manajemen kontrak didefinisikan sebagai proses yang mengelola pembuatan, analisis, dan pelaksanaan kontrak secara efisien dan sistematis. Metode ini digunakan untuk memberikan kinerja keuangan dan operasional yang optimal serta untuk meminimalkan faktor risiko ke tingkat yang paling rendah.
Arti Manajemen Kontrak
Manajemen kontrak dijelaskan secara sederhana sebagai manajemen kontrak dengan karyawan, mitra, vendor, dan pelanggan. Sistem tersebut termasuk mengatasi masalah apa pun dengan kontrak, memantau dan membuat perubahan yang diperlukan jika diperlukan, berinteraksi secara aktif dengan pihak-pihak yang terlibat untuk mencapai tujuan yang diinginkan, dan memastikan bahwa kedua pihak yang berkepentingan dapat melampaui harapan satu sama lain.
Ini juga dikenal sebagai administrasi kontrak karena prosesnya menangani aktivitas administratif yang terkait dengan kontrak seperti evaluasi penawaran, undangan untuk penawaran, implementasi kontrak, pemberian kontrak, perhitungan pembayaran dan pengukuran pekerjaan yang telah diselesaikan.
Manajer kontrak harus memiliki pengetahuan dan pelatihan hukum yang diperlukan untuk menangani proses manajemen kontrak secara akurat. Kata-kata yang tepat adalah salah satu aspek manajemen kontrak yang paling penting dan harus ditangani dengan hati-hati untuk memaksimalkan profitabilitas dan meminimalkan risiko.
Memahami
Ketika dua organisasi memutuskan untuk bekerja sama untuk tujuan bersama, mereka memerlukan kontrak untuk menentukan hubungan, tujuan, metode kerja, dan tujuan mereka dalam bahasa yang eksplisit sehingga masalah tidak muncul setelahnya. Ini adalah kontrak yang menentukan aktivitas yang akan menjadi tanggung jawab keduanya dan syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh masing-masing dari mereka sebagai bagian dari tawar-menawar.
Ingat kontrak berdampak langsung pada profitabilitas bisnis. Ketika diutarakan dengan buruk, perusahaan dapat kehilangan jumlah besar karena kesalahan teknis sederhana, atau jika hanya satu sisi, maka pihak lain akan kehilangan sebagian besar bagian keuntungannya. Seseorang harus memiliki proses manajemen kontrak yang efektif karena memiliki kekuatan untuk menciptakan hubungan bisnis yang kuat antara pihak-pihak yang terlibat yang dapat mengarah pada produktivitas yang lebih baik dan profitabilitas yang lebih tinggi.
Ini adalah proses berkelanjutan yang berlangsung selama masa kontrak. Tampaknya kontrak ditandatangani dan prosesnya berakhir, tetapi kenyataannya kegiatan berlanjut sebelum, selama, dan setelah penandatanganan di garis putus-putus. Ini adalah sistem manajemen kontrak yang memastikan semua pihak yang terlibat memahami apa yang diharapkan dari mereka dan terus memenuhi kewajiban dan tugas kontrak mereka sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kontrak.
Kegiatan yang terkait dengan proses dikelompokkan dalam dua fase
- Fase penghargaan pra-kontrak
- Fase manajemen pasca kontrak
Kedua fase itu penting, dan penekanan yang sama harus diberikan kepada keduanya. Jika Anda tertinggal, pada fase pertama, dampaknya akan berlanjut ke fase berikutnya di mana Anda akan ditinggalkan dengan koreksi kelalaian, dan ini akan membuktikan pemborosan tenaga dan waktu.
Beberapa kontrak komersial standar yang ditangani oleh personel yang menangani manajemen kontrak adalah untuk
- Kontrak utilitas
- Order pembelian
- Faktur penjualan
- Surat kepegawaian
Beberapa yang rumit ditangani
- Perjanjian kekayaan intelektual
- Barang atau jasa yang memiliki spesifikasi teknis secara detail dan harus ditangani secara cermat
- Barang dan jasa yang diatur secara ketat
- Proyek konstruksi
- Perdagangan internasional
- Pengalihdayaan
Elemen
Ketika strategi diimplementasikan dengan sukses, organisasi diharapkan untuk:
- Penyampaian layanan dari semua pemangku kepentingan yang berkepentingan memuaskan dari sudut pandang semua pihak
- Tidak ada kejutan atau perselisihan tentang kontrak di jalan
- Pemasok yang terkait dengan suatu organisasi responsif terhadap kebutuhannya dan menangani setiap bagian dari kewajibannya secara kooperatif dan efisien
- Organisasi memiliki beberapa harapan dari kontrak, dan keuntungan dan keuntungan finansial yang diharapkan terwujud .
Tahapan
Tidak diragukan lagi ini adalah proses yang memakan waktu di mana Anda harus menghabiskan banyak waktu untuk melalui detail seluk beluk; jika tidak, kelalaian apa pun akan kembali menggigit dan merugikan bisnis secara besar-besaran.
Setiap orang harus mengikuti semua langkah proses manajemen kontrak dengan benar untuk mendapatkan keuntungan finansial. Ingat, setiap kali seseorang membuat kontrak, dia membuka diri terhadap beberapa kerentanan dan potensi risiko.
Berbagai tahapan manajemen kontrak membantu dalam mengurangi risiko keuangan dan hukum sehingga mengikutinya dengan rajin.
1. Permintaan awal untuk manajemen kontrak
Tahap pertama dari proses manajemen kontrak adalah mengidentifikasi alasan Anda mengikuti kontrak ini. Mengapa Anda membutuhkan kontrak ini adalah salah satu pertanyaan paling kritis yang harus ditangani pada kesempatan pertama?
Setelah Anda mengakui kebutuhan dan alasan serta hal-hal yang ingin Anda capai dengan kontrak ini, maka keputusan selanjutnya menjadi lebih mudah. Sekarang saatnya menghubungi pihak lain yang dapat membantu Anda dalam upaya Anda dan mengajukan permintaan awal
2. Penulisan
Tahap selanjutnya dari proses manajemen kontrak adalah tentang pembuatan kontrak. Ini adalah salah satu langkah paling penting dan membutuhkan uji tuntas. Ingat kontrak hukum itu mengikat, jadi Anda harus mempertimbangkannya dan mendekatinya dengan hati-hati. Pastikan Anda siap secara mental dengan daftar hal-hal yang harus ditangani dengan segala cara.
Pikirkan skenario yang mungkin terjadi di masa depan, misalnya, apa yang terjadi ketika mitra lain mengajukan pailit atau menjual bisnisnya ke pihak lain. Beberapa kemungkinan lain yang berpikiran sama perlu ditangani pada saat ini. Jangan berikan kelonggaran melalui kata-kata Anda karena tidak boleh ada kemungkinan salah tafsir. Spesifik dalam kata-kata Anda dan nyatakan setiap klausa dengan jelas dan tepat untuk menghindari kebingungan di masa mendatang.
Hal penting yang perlu diketahui adalah apakah undang-undang negara bagian Anda akan memandu kontrak atau undang-undang negara pihak lain dan sama atau beberapa perbedaan perlu ditangani. Lakukan penelitian dan pertimbangkan undang-undang negara bagian sebelum menulis kata-kata yang sebenarnya dalam kontrak. Kumpulkan semua dokumen terkait yang akan diperlukan untuk kontrak.
Jika Anda menemukan penulisan kontrak sebagai aktivitas yang memakan waktu, Anda dapat mengambil bantuan sistem manajemen kontrak otomatis sehingga prosesnya menjadi efisien. Pilihan lainnya adalah mempekerjakan manajer kontrak profesional , yang juga memiliki pengetahuan hukum untuk menangani kasus semacam itu.
Seorang profesional dapat melihat bahwa kepentingan Anda dilindungi sepenuhnya dan semua kekhawatiran tersebut ditangani dengan tepat dalam kontrak.
3. Negosiasi
Telah ada uji tuntas, kemudian penelitian dan perencanaan, dan kemudian pembuatan kontrak. Ini belum merupakan salinan akhir karena tahap vital masih tersisa, yaitu menegosiasikan poin-poin penting dari kontrak. Pihak yang dapat bernegosiasi dengan tepat keluar dengan kemenangan pada akhirnya sehingga memiliki akses ke detail penting dan relevan yang dapat membantu Anda di meja negosiasi.
Bersiaplah dengan laporan tentang kemampuan karyawan, vendor, dan mitra potensial beserta ikhtisar tawaran. Semua detail terkait harus ada di ujung jari Anda untuk memahami maksud pihak lain. Telusuri semua informasi dengan cermat untuk memahami sudut pandang pihak lain.
Berikan perhatian khusus pada detail dalam kontrak dan berpikirlah seperti musuh Anda sehingga Anda dapat mengetahui tentang poin yang dapat mereka ajukan. Identifikasi poin-poin di mana negosiasi akan dilakukan dan pastikan Anda memiliki jawaban sebelumnya. Setelah Anda menyusun kontrak, kedua pihak yang terlibat harus membandingkan versinya dan mencatat setiap ketidaksesuaian untuk menghemat waktu.
Beberapa orang percaya dalam mengirim kontrak bergaris merah bolak-balik melalui surat atau email, tetapi ada kemungkinan atau kesalahan. Anda dapat mengambil bantuan manajer kontrak profesional Anda untuk tujuan ini atau dapat menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak sehingga kedua pihak yang terlibat dapat melihat dan meninjau dokumen dan membuat perubahan secara real-time.
Ini akan menghemat waktu dan menghasilkan negosiasi yang lebih cepat jika waktu merupakan faktor bagi para pihak.
4. Menyetujui
Negosiasi selesai, dan draf akhir telah ditulis ulang karena kedua belah pihak sepakat . Sekarang adalah waktu untuk mendapatkan persetujuan untuk kontrak. Ini adalah tahap di mana kemungkinan kemacetan paling tinggi.
Jika Anda adalah bagian dari organisasi yang memerlukan persetujuan dari dewan kontrol maka Anda harus mendapatkannya, jika Anda adalah bagian dari perusahaan yang memerlukan persetujuan manajerial maka dapatkan jika Anda memiliki proses audit maka dapatkan juga, jika Anda perusahaan mengeluarkan kebijakan pengadaan kemudian pastikan mereka telah bertemu sebelum Anda meminta persetujuan yang diinginkan.
Jika Anda seorang pekerja lepas tanpa auditor atau manajer, baca kembali kontraknya dan pastikan itu cocok dengan kondisi apa pun yang telah disepakati. Sangat penting untuk menghapus setiap hambatan di jalan Anda untuk memastikan semua persyaratan untuk apa yang disebut persetujuan terpenuhi sebelum tahap berikutnya.
5. Eksekusi
Tahap selanjutnya yang terlibat dalam proses manajemen kontrak adalah melaksanakan kontrak. Bagian ini terlihat sangat sederhana karena semuanya sudah siap; itu hanya membutuhkan beberapa tanda tangan dan biola kontrak siap untuk dilaksanakan. Tahukah Anda bahwa proses sederhana dapat berubah dan menyebabkan masalah parah jika kedua belah pihak berada di dua negara bagian atau bagian dunia yang berbeda?
Jika Anda beroperasi pada tenggat waktu yang ketat, maka pasti akan dikeluarkan. Beberapa orang dapat mempertimbangkan pengiriman semalam atau pos kilat, tetapi ada kemungkinan terjadi kecelakaan. Seiring waktu berubah, perusahaan mengandalkan tanda tangan elektronik yang sama-sama mengikat.
Proses tanda tangan secara mengagumkan dipersingkat melalui penggunaan tanda tangan elektronik, dan karena validitasnya tidak dipertanyakan, ini adalah cara sempurna untuk memvalidasi kontrak Anda terutama jika Anda berada di zona waktu yang berbeda atau berada di belahan dunia yang berbeda. Ingat kontrak tidak berlaku sampai semua pihak yang terlibat telah menandatanganinya; karenanya, mengapa mengambil risiko yang tidak perlu karena ketidaknyamanan seperti itu.
6. Kewajiban
Seperti yang disarankan oleh nama subjudul, tahap manajemen kontrak ini memastikan bahwa semua kewajiban dikelola tepat waktu dan itu terlalu efektif. Dibutuhkan keterampilan untuk memastikan bahwa masing-masing pihak memenuhi kiriman mereka, dan tidak ada yang melupakan kewajiban mereka terhadap kontrak.
Ini adalah fase awal di mana akan membutuhkan waktu untuk sinkron, dan tergantung pada manajer proses untuk melihat bahwa nilai kontrak tidak diminimalkan. Ambil bantuan pengingat jadwal sehingga setiap pemangku kepentingan dapat mempertahankan bagiannya dari tawar-menawar, dan ada kepatuhan dari pihak Anda.
7. Revisi dan amandemen
Sisakan beberapa ruang untuk modifikasi dan koreksi sehingga segala sesuatunya dapat beradaptasi dengan perubahan signifikan apa pun. Kadang-kadang item atau dokumen yang terlewatkan ditemukan setelah penyusunan kontrak, setelah memutuskan kepentingannya, item tersebut harus ditambahkan ke kontrak sebagai bagian dari amandemen.
Pasti ada revisi dengan perubahan lingkungan sepanjang umur kontrak maka lebih baik menerapkan proses yang andal yang dapat melacak hal-hal dan memutuskan revisi dan amandemen mana yang harus ditambahkan ke kontrak asli sehingga masih dapat memberikan produktivitas optimal dan profitabilitas tertinggi.
8. Audit dan pelaporan
Ya, kontrak ditandatangani, dan kesepakatan selesai, tetapi lebih baik mengauditnya untuk memastikan semua pihak yang terlibat mematuhi syarat dan ketentuan yang ditetapkan. Terkadang beberapa pihak tidak menganggap serius tahap manajemen kontrak ini dan kemudian menyesal karena kegagalan dalam audit dapat berakibat dan masalah yang tidak terduga seperti tenggat waktu yang terlewat dan kehilangan pendapatan.
Tetapkan peringatan sebagai pengingat untuk pembaruan dan tenggat waktu sehingga dapat dipenuhi tepat waktu.
9. Pembaruan
Tahap paling krusial dari proses pengelolaan kontrak adalah tahap di mana Anda dapat memperbaharui kontrak Anda. Tetap waspada dan atur alarm untuk mengingatkan Anda tentang jadwal pembaruan karena dapat menimbulkan konsekuensi yang mengerikan jika Anda gagal melakukannya tepat waktu.
Anda juga dapat mengotomatiskan prosesnya karena jika Anda gagal memperbarui kontrak, hal itu dapat menyebabkan hilangnya pendapatan, operasi back-end, dan bahkan kemunduran dalam sistem operasi Anda.
Bahaya gagal mengelola kontrak
Proses manajemen kontrak sangat penting karena membantu dalam membuat keputusan yang jelas tentang kontrak sehingga salah satu pihak yang terlibat tidak harus menderita karena inefisiensi. Jika kontrak tidak dikelola dengan benar maka dapat menyebabkan hasil yang merugikan berikut –
- Baik pihak yang terlibat, pembeli dan pemasok, ingin memenangkan permainan pergumulan ini karena siapa pun yang menang akan memegang kendali kontrak. Jika ada yang menang, maka itu akan menghasilkan keputusan yang tidak seimbang yang terbukti berbahaya dari kata pergi. Skenario ini dimungkinkan jika kedua atau salah satu pihak gagal mengelola kontrak dengan baik
- Ketika kontrak tidak dijalankan dengan benar, kemajuannya lambat dan tidak bergerak maju sesuai harapan yang ditetapkan
- Terkadang keputusan tidak dibuat tepat waktu, dan hal ini menyebabkan perubahan kontrak di kemudian hari. Ini menyebabkan ketidaknyamanan, dan ini karena penanganan kontrak yang salah
- Kegagalan untuk mengelola kontrak dapat menyebabkan kesalahpahaman dan perbedaan antara pembeli dan pemasok
- Hubungan antara pembeli dan pemasok dapat sangat rusak jika kontrak tidak dikelola dengan benar.
- Itu juga bisa berarti kegagalan untuk memenuhi tanggung jawab dan kewajiban yang dinyatakan dalam kontrak
- Keuntungan dan nilai yang diharapkan tidak akan terwujud jika kontrak tidak dikelola dengan baik
- Ketika kontrak tidak dijalankan sesuai kebutuhan, maka ada kemungkinan lebih tinggi untuk kehilangan peluang di masa depan
Proses manajemen kontrak
Prosesnya meliputi langkah-langkah berikut
1. Mengaktifkan manajemen kontrak
Fase ini memastikan pemahaman bersama serta pembagian tanggung jawab dan menangani potensi perselisihan dan perubahan. Untuk ini, proses dan prosedur yang tepat tetap diterapkan untuk menjaga fokus upaya dan memantau kinerja.
2. Pemantauan dan pengendalian kinerja
Petugas pengadaan harus mengumpulkan informasi yang relevan, memantau kinerja, dan mengukur pencapaian kontrak setelah kontrak diberikan. Teknik dan sumber daya bergantung pada sifat pekerjaan kontrak, ketersediaan sumber daya, dan kerumitan serta ukuran sumber daya.
3. Ubah manajemen
Manajemen perubahan adalah proses yang memungkinkan pengintegrasian perubahan yang diperlukan dan relevan ke dalam kontrak dan menghindari perubahan yang tidak diinginkan yang tidak akan berdampak pada kontrak. Harus ada prosedur formal untuk mengendalikan modifikasi, untuk melakukan perubahan dan membatasi jumlah orang yang berhak melakukan perubahan.
Penting untuk diingat bahwa perjanjian tertulislah yang sah dan sah dan tidak berdokumen dan kondisi informal tidak akan dihibur. Setiap modifikasi harus dimodifikasi secara formal untuk memiliki legalitas.
4. Manajemen dan penyelesaian sengketa
Ada banyak alasan ketidaksepakatan antara pihak yang terlibat, dan ini dianggap sebagai bagian normal dari kontrak. Bisa juga ada perbedaan pendapat di antara para profesional selama pelaksanaan kontrak.
Proses manajemen kontrak harus memiliki prosedur yang dapat membantu menyelesaikan perselisihan dan perbedaan pendapat mengenai interpretasi dan tanggung jawab kontrak. Juga harus ada ketentuan untuk permintaan perubahan selama pelaksanaan kontrak dan untuk meninjau setiap perselisihan. Suatu proses harus diterapkan jika secara jelas menyatakan pihak mana yang bertanggung jawab atas aktivitas tertentu, dan juga penting bahwa pihak lain menghormati tanggung jawab tersebut.
Dalam keadaan apa pun pihak yang terlibat tidak boleh membiarkan perselisihan dan ketidaksepakatan untuk mencegah pelaksanaan sebenarnya dari kontrak yang ditandatangani. Harus ada kecenderungan yang pasti untuk melakukan kontrak sehingga penyelesaian damai dapat dicapai setiap kali perselisihan atau perselisihan terjadi. Fakta bahwa konflik dan klaim tidak dapat dihindari tetapi jika cenderung dapat diselesaikan secara damai.
5. Manajemen keuangan dan pembayaran
Merupakan hak pemasok untuk menuntut agar pembayaran dilakukan sesuai dengan kondisi yang disebutkan dalam kontrak tepat waktu. Itu bisa berupa pembayaran di muka, penundaan, final, kemajuan, atau pembayaran sebagian.
6. Penyelesaian dan penutupan
Aktivitas penutupan kontrak bersifat langsung untuk pesanan pembelian dan kontrak yang lebih kecil. Ini tidak berlaku untuk kontrak kompleks yang melibatkan pembayaran kemajuan atau sekuritas.
Ada proses penutupan yang tepat yang memastikan semua kewajiban kontrak terpenuhi dan bahkan persyaratan sisa seperti jaminan, garansi, dan dukungan purna jual dan layanan ditentukan sehubungan dengan tanggung jawab, kerangka waktu, prosedur, dan kewajiban.
Hal penting untuk dipahami adalah bahwa penutupan kontrak akan terjadi setelah pemasok memenuhi kewajiban kontrak.
Praktik terbaik
Menerapkan praktik terbaik akan membuat proses manajemen kontrak lebih bermanfaat dan memastikan bahwa organisasi akan dapat memperoleh manfaat maksimal dari kontrak. Beberapa langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut-
1. Repositori terpusat
Sangat penting bahwa suatu organisasi telah mengambil bantuan dari repositori terpusat dan menyimpan semua kontrak di dalamnya. Hal ini memungkinkan para pemangku kepentingan terkait untuk mendapatkan akses sesuai keinginan mereka.
Selain itu, langkah ini akan membantu melacak berbagai informasi kontrak seperti pembaruan, kewajiban, kondisi, dan ketentuan kontrak
2. Aktifkan kepatuhan
Praktik terbaiknya adalah memastikan dan mengaktifkan kepatuhan di sepanjang siklus hidup kontrak yang dibuat. Hal ini sangat penting karena membantu memenuhi persyaratan perusahaan dan peraturan serta mencegah risiko dan kerugian operasional dan keuangan
3. Pastikan kolaborasi tim
Biasanya, departemen hukum bertanggung jawab untuk mengawasi proses pengelolaan kontrak. Hal ini untuk memastikan bahwa susunan kata dan penanganan kontrak sesuai dengan norma yang disyaratkan dan kepentingan perusahaan telah terwakili secara penuh.
Praktik penting adalah memastikan bahwa ada juga prosedur yang tepat untuk mengungkapkan pentingnya setiap pemangku kepentingan. Harus ada komunikasi dan kolaborasi antar unit bisnis sehingga dapat tercipta kontrak yang menunjukkan produktivitas optimal dan risiko minimal
4. Proses standar
Praktik terbaiknya adalah menyiapkan proses standar pada berbagai tahap. Ini akan membantu mengurangi waktu siklus dan inefisiensi dalam sistem.
Jika sebuah organisasi menggunakan template yang disetujui sebelumnya yang diperbarui secara teratur, itu akan meningkatkan penanganan kontrak yang tidak efisien.
Manfaat
Manfaatnya adalah sebagai berikut-
1. Membantu fungsi bisnis
Jika suatu perusahaan telah menerapkan proses manajemen kontrak, maka akan mempermudah kerja dan fungsi perusahaan. Ini akan memberikan mekanisme yang diperlukan untuk memenuhi dan memenuhi harapan bisnis dan tujuan organisasi.
Sistem ini menawarkan wawasan untuk mengidentifikasi dan menganalisis area yang dapat menghasilkan minimalisasi biaya dan optimalisasi pendapatan
2. Biaya lebih rendah
Proses manajemen kontrak membantu organisasi dalam meminimalkan biaya bisnisnya.
3. Meningkatkan visibilitas pemasok
Pemasok adalah bagian integral dari entitas bisnis, dan proses manajemen kontraklah yang membangun hubungan kolaboratif dengan pemasok, membantu melacak pergerakan mereka, menilai kinerja mereka, dan mengevaluasi risiko pemasok.
4. Peningkatan manajemen risiko
Proses manajemen kontrak membantu mencari ketidakpastian, dan ini memfasilitasi manajemen risiko yang lebih baik
5. Tidak ada yang tersisa untuk kesempatan
Merupakan tanggung jawab proses manajemen kontrak untuk memastikan kepatuhan dan komitmen pemasok terpenuhi tepat waktu dan tidak dibiarkan begitu saja.
6. Meningkatkan kepatuhan
Sistem manajemen kontrak membantu menerapkan proses dengan benar sehingga pada akhirnya menegakkan dan meningkatkan kepatuhan di antara para pemangku kepentingan. Ini mengarah pada mitigasi risiko di dalam perusahaan.
7. Pengembangan hubungan
Proses manajemen kontrak memastikan bahwa hubungan terus berlanjut antara pihak-pihak yang terlibat untuk pengembangan kontrak
8. Administrasi yang efisien
Ini memastikan administrasi kontrak yang efisien dan ini menghasilkan kinerja yang lebih baik dan nilai uang yang lebih baik
9. Meningkatkan efisiensi fungsional
Teknik manajemen kontrak membutuhkan bantuan berbagai alat dan perangkat lunak yang membantu mengotomatiskan proses manajemen. Ini mengurangi upaya manual, mengurangi ruang lingkup kesalahan, dan dengan demikian membantu meningkatkan efisiensi fungsional entitas bisnis.
Konsep manajemen kontrak memberi karyawan waktu perusahaan yang diperlukan untuk menempatkan tanggung jawab mereka pada aspek strategis seperti mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan dan evaluasi kinerja kontrak.
10. Meningkatkan visibilitas pengeluaran dan mengurangi pengeluaran maverick
Proses manajemen kontrak membantu dalam pelacakan kinerja. Ini meningkatkan visibilitas pengeluaran dan membantu mengidentifikasi peluang untuk penghematan biaya. Ini mengurangi pengeluaran maverick, yang merupakan salah satu masalah penting yang harus dihadapi organisasi.
11. Manajemen rabat
Proses membantu melacak rabat dan memastikan penghematan dalam siklus sumber ditangkap
12. Membantu perpanjangan otomatis kontrak
Manfaat penting dari proses ini adalah membantu memperbarui kontrak tepat waktu sehingga organisasi tidak perlu mengeluarkan biaya terkait.
13. Proses dan prosedur yang terstandarisasi
Manajemen kontrak membantu meminimalkan risiko pasokan dan efek totalnya adalah pembelian secara keseluruhan menjadi lebih murah
Kerugian Manajemen Kontrak
Kerugian dari manajemen kontrak adalah sebagai berikut-
1. Hilangnya kontrol layanan
Salah satu kerugiannya adalah perusahaan kehilangan kendali sebenarnya atas layanan yang ditawarkannya kepada klien
2. Potensi penundaan waktu
Sangat mudah untuk membuat perkiraan dan menetapkan tenggat waktu, tetapi kontraktor mungkin tidak waspada seperti yang dipikirkan semua orang. Ketika tenggat waktu tidak terpenuhi, hal itu mengakibatkan potensi penundaan dan hilangnya waktu dan uang
3. Hilangnya fleksibilitas bisnis
Ketika sebuah perusahaan mengalihdayakan pekerjaan ke pihak ketiga, itu meminimalkan kapasitasnya untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan lingkungan bisnis.
4. Kehilangan kualitas
Sebuah organisasi harus memeriksa reputasi perusahaan yang disewa untuk manajemen kontraknya karena yang lain tidak dapat mempertahankan standar yang sama dengan pemilik perusahaan.
Manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak
Sebagian besar organisasi sudah mulai bergerak mengikuti perubahan zaman, dan ini berarti menggabungkan penggunaan teknologi di sebagian besar departemennya. Langkah penting ke arah yang benar adalah memperkenalkan dan berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen kontrak yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Ingat perangkat lunak CM yang tepat akan memiliki dampak jangka panjang karena efektivitas, efisiensi, dan produktivitasnya. Beberapa manfaat utama menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak telah diuraikan di bawah ini
1. Otomatiskan prosesnya
Perangkat lunak manajemen kontrak akan mengotomatiskan seluruh proses yang berkaitan dengan siklus hidup kontrak. Ini akan memastikan bahwa pekerjaan manual berkurang dalam proporsi yang signifikan dan pada akhirnya, langkah tersebut akan meminimalkan kesalahan manusia.
2. Akses ke informasi penting
Perangkat lunak manajemen kontrak adalah kunci di mana organisasi dapat memusatkan kontrak dalam sistem cloud. Ini akan memungkinkan semua pemangku kepentingan untuk mendapatkan akses ke informasi penting yang relevan dengan kontrak dan akan memudahkan menemukan, mengevaluasi, dan melacak informasi kontrak dengan bantuan beberapa klik.
3. Kurangi siklus kontrak
Perangkat lunak manajemen kontrak adalah alat yang berguna yang akan meningkatkan efisiensi setiap tahap proses dan dengan demikian pada akhirnya membantu mengurangi siklus kontrak.
Ini adalah fakta yang terbukti bahwa tenaga kerja manual dari tim hukum akan terbukti memakan waktu dan proses yang sama melalui proses perangkat lunak otomatis akan mengurangi waktu dibandingkan dengan intervensi manual
4. Kinerja dan mitigasi risiko yang optimal
Perangkat lunak manajemen kontak akan bertanggung jawab untuk menyediakan semua informasi dan pemberitahuan yang relevan kepada pemangku kepentingan secara tepat waktu. Ini akan menghubungkan kontrak dengan manajemen kepatuhan dan memastikan tenggat waktu kontrak, perpanjangan dan pembayaran dilakukan tepat waktu. Ini akan membantu dalam kinerja optimal dan mitigasi risiko ke tingkat yang lebih tinggi.
5. Tingkatkan analitik data
Perangkat lunak manajemen kontrak didukung dengan kecerdasan buatan otomatis yang akan membantu meningkatkan analitik data. Kualitas prediktifnya akan memberikan wawasan penting dan memperkirakan pendapatan dan biaya serta cara termudah untuk mendorong kinerja.
