Proses analisis sistematis, perencanaan, finalisasi, dan implementasi tindakan yang telah dirancang sebelumnya untuk melibatkan pemangku kepentingan disebut manajemen pemangku kepentingan. Manajemen dan keterlibatan mungkin merupakan salah satu bagian penting dari keberhasilan pengiriman proyek.
Manajer proyek sering mengandalkan orang untuk menanggapi manfaat yang mereka berikan. Hanya keterlibatan yang dapat membuat orang bereaksi. Stakeholder dapat berupa kelompok individu atau organisasi tergantung pada sifat proyek.
Tinjauan dan Kebutuhan
Kebutuhan dasar dan utama dari manajemen pemangku kepentingan adalah mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan. Jika ada pemangku kepentingan yang memiliki efek negatif, maka strategi manajemen pemangku kepentingan yang baik akan membantu menguranginya. Hanya rencana yang tepat yang membedakan antara pemangku kepentingan negatif dan pemangku kepentingan positif. Penyelesaian proyek yang efisien dapat dipastikan setelah penerapan strategi yang sukses.
Banyak proyek penting memiliki pendekatan formal, yang didokumentasikan dengan baik dan berguna, tetapi dalam kasus organisasi yang lebih kecil atau beberapa proyek lain, mereka biasanya memiliki strategi sederhana. Stakeholder negatif harus lebih diperhatikan dibandingkan dengan yang positif karena merekalah yang dapat mempertaruhkan kesuksesan proyek.
Namun, jika dikelola dengan benar dan proaktif, dampaknya menjadi positif, dan proyek menjadi sukses. Itu harus menjadi bagian dari perencanaan Proyek karena akan ada banyak masalah yang akan dihadapi selama proyek berlangsung.
Langkah
Salah satu aspek utama adalah manajemen proyek . Ini karena pemangku kepentingan dapat mempengaruhi proyek secara positif atau negatif, dan inilah mengapa mereka perlu mendapat perhatian khusus. Berikut adalah beberapa dari lima cara umum di mana Anda dapat mengelola pemangku kepentingan :
1. Membuat OBS – Struktur Perincian Organisasi
Diagram yang direpresentasikan dalam bentuk struktur pohon organisasi pemangku kepentingan yang dibuat di excel disebut sebagai struktur rincian organisasi. Ketika proyek mencakup banyak departemen, organisasi yang lebih disukai bahwa struktur perincian dibuat untuk setiap grup. Terkadang kode warna dapat digunakan seperlunya.
Salah satu keuntungan utama memiliki struktur perincian organisasi adalah mempertimbangkan pemangku kepentingan yang mungkin belum pernah dibahas sebelumnya.
2. Kategorisasi pemangku kepentingan
Setelah pemangku kepentingan ditemukan, maka mereka akan dikategorikan menjadi tiga kelompok: Keterlibatan Langsung, Keterlibatan tidak langsung, dan Regulasi. Masing-masing pemangku kepentingan dapat ditempatkan di bawah kelompok terpisah sesuai kebutuhan.
3. Memahami dampak dan kemampuan pemangku kepentingan
Pengguna dapat dikategorikan sebagai kekuatan tinggi atau minat tinggi dan minat rendah dan kekuatan rendah berdasarkan kepentingan dan kemampuan pemangku kepentingan.
4. Lengkapi kisi Signifikansi
Setelah kepentingan dan kekuatan pemangku kepentingan dipertimbangkan, maka mereka dapat dimasukkan ke dalam kuadran yang berbeda dari tingkat kepentingan kekuasaan. Kanan atas akan ditempati oleh pemangku kepentingan yang memiliki minat tinggi dan pengguna dengan kekuatan tinggi dan harus dikelola dengan sangat hati-hati karena pemangku kepentingan tersebut memiliki dampak yang signifikan terhadap proyek. Sebaliknya, pengguna dengan minat rendah dan daya rendah akan berada di pojok kiri bawah dan akan dipantau secara teratur.
5. Penyelesaian rencana dan manajemen komunikasi
Setelah semua langkah selesai, maka Anda dapat pindah ke level berikutnya. Kolom pertama mencakup jabatan dan nama pemangku kepentingan.
Kolom kedua memiliki pendekatan komunikasi dan harus dipantau secara ketat, tetap puas, dan terinformasi. Status saat ini dapat berupa pendukung, advokat, pemblokir, atau netral. Setiap tindakan yang diinginkan yang perlu dicatat dalam kolom kegiatan pengelolaan.
Prinsip dasar
Prinsip dasar manajemen pemangku kepentingan adalah:
1. Komunikasi
Sebelum memutuskan untuk terlibat dan mempengaruhi para pemangku kepentingan, penting untuk memahami orang-orang yang akan Anda hadapi dan tinggal di berbagai fase siklus hidup proyek.
Meskipun berbagi informasi dengan pemangku kepentingan sangat penting, sama pentingnya untuk mengumpulkan informasi yang relevan tentang pemangku kepentingan Anda terlebih dahulu.
2. Konsultasi yang sering
Selama tahap awal, proyek mungkin tidak jelas bagi para pemangku kepentingannya. Kejelasan yang diperlukan mungkin dalam hal ruang lingkup, tujuan, atau risiko, atau pendekatan. Pertemuan rutin adalah salah satu persyaratan utama untuk memastikan bahwa semua kebutuhan disepakati dan dinegosiasikan dengan setiap solusi yang dapat diterima oleh mayoritas pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek.
3. Humanisasi
Mungkin ada yang tidak masuk akal atau tidak rasional atau tidak konsisten dengan para pemangku kepentingan. Anda harus menerima bahwa manusia tidak selalu rasional atau konsisten atau dapat diprediksi. Dengan memahami dan mengatasi akar penyebab perilaku pemangku kepentingan, Anda akan dapat menentukan apakah ada cara lain untuk mempertahankan hubungan yang produktif.
4. Perencanaan
Salah satu metode keterlibatan pemangku kepentingan yang paling sukses adalah perencanaan yang cermat. Waktu yang signifikan diinvestasikan dalam pelatihan manajemen dan pemangku kepentingan, yang dapat membawa manfaat besar bagi organisasi.
5. Hubungan itu penting
Kepercayaan meningkat saat koneksi dikembangkan, dan saat keyakinan hadir, orang sering bekerja sama dengan lebih efektif. Menginvestasikan waktu dan upaya dalam membangun hubungan pemangku kepentingan dapat membantu meningkatkan kepercayaan diri di seluruh lingkungan proyek. Juga, meminimalkan ketidakpastian dan meningkatkan kecepatan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
6. Kesederhanaan
Mengantisipasi kemungkinan bahaya dengan bantuan pandangan jauh ke depan adalah tentang perencanaan konvensional. Anda harus menerima potensi bahaya dan mengharapkannya serta mengambil tindakan tepat waktu dengan para pemangku kepentingan, sehingga pelaksanaan proyek dapat meningkat secara signifikan. Meskipun ada kesuksesan besar dengan prinsip ini, sangat sedikit yang telah melihat ini dilakukan dengan sangat baik dalam praktiknya
7. Manajemen risiko
Pemangku kepentingan dianggap sebagai sumber daya yang berpengaruh dan vital, oleh karena itu mereka diperlakukan sebagai sumber peluang dan risiko potensial dalam proyek yang sama.
8. Kompromi
Langkah pertama adalah menetapkan garis dasar, yang paling dapat diterima untuk berbagai harapan pemangku kepentingan dan prioritas mereka. Kepentingan relatif harus ditetapkan oleh semua pemangku kepentingan Terhadap persyaratan proyek dan sebagaimana disetujui oleh sponsor proyek.
9. Memahami kesuksesan
Kesuksesan proyek memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda, dan perlu untuk menetapkan definisi kesuksesan bagi para pemangku kepentingan dan memasukkannya ke dalam konteks pengiriman proyek sehingga tidak ada perbedaan nantinya.
10. Komitmen pemangku kepentingan
Perlu dipahami bahwa keterlibatan pemangku kepentingan adalah kerja tim dan bukan hanya tanggung jawab satu anggota. Mereka harus memahami peran mereka dalam tim dan harus mengikuti pendekatan keterlibatan yang tepat serta strategi komunikasi yang tepat.
Memberikan kejelasan kepada pelanggan tentang tanggung jawab keterlibatan pemangku kepentingan dan peran yang diharapkan dari orang-orang yang menjadi bagian dari proyek.
Jenis Manajemen
Tergantung pada sifat organisasi, ada beberapa pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek tertentu. Berikut adalah beberapa jenis pemangku kepentingan yang umum:
1. Pelanggan
Tujuan utama dari setiap bisnis adalah untuk melayani pelanggannya. Pelanggan dianggap sebagai pemangku kepentingan utama dari setiap bisnis karena mereka secara langsung dipengaruhi oleh layanan atau kualitas dan nilai penawaran organisasi.
Contohnya adalah penumpang yang bepergian dengan kereta memiliki semua sahamnya di tangan perusahaan saat bepergian. Kualitas produk atau layanan dan nilai-nilainya adalah taruhan standar yang dimiliki pelanggan.
2. Karyawan
Karyawan merupakan elemen yang memiliki andil langsung dalam organisasi karena mereka dapat menghidupi diri sendiri dan keluarganya. Manfaatnya mungkin moneter atau nonmoneter, tergantung pada sifat bisnis dan peran karyawan dalam organisasi.
Dalam banyak kasus, karyawan juga memiliki kepentingan kesehatan dan keselamatan dengan organisasi; misalnya, orang yang bekerja di pabrik produksi organisasi.
3. Investor
Kedua ratus pemegang saham tersebut termasuk dalam istilah investor. Pemegang saham mengharapkan pendapatan dari Investasi dalam organisasi. Mereka peduli dengan nilai pemegang saham dan tertarik dengan keuntungan finansial yang ditawarkan oleh organisasi.
4. Pemasok dan vendor
Pihak yang menjual barang atau jasa kepada organisasi dan bergantung padanya untuk menghasilkan pendapatan dan melanjutkan bisnis pemasok dan vendor kami. Di banyak industri, seperti perawatan kesehatan, keselamatan dan kesehatan pemasok mungkin dipertaruhkan karena mereka terlibat langsung dalam operasi organisasi.
5. Komunitas
Banyak bisnis signifikan memiliki komunitas yang merupakan pemangku kepentingan yang substansial. Hal-hal yang berbeda seperti pembangunan ekonomi atau penciptaan lapangan kerja, kesehatan, dan keselamatan adalah beberapa hal yang berdampak pada mereka.
Misalnya, sebuah organisasi terkemuka mempengaruhi komunitas kecil dalam banyak hal, seperti jika mereka memasuki kota kecil, tiba-tiba ada peningkatan pendapatan orang karena kesempatan kerja yang meningkat; ini, pada gilirannya, mempengaruhi pengeluaran daerah. Demikian pula, jika organisasi besar yang sama ada komunitas kecil, maka semua hal yang tumbuh akan runtuh.
6. Pemerintah
Bahkan pemerintah dianggap sebagai pemangku kepentingan yang signifikan karena perpajakan utama berasal dari pendapatan perusahaan. Bagian penting dari pendapatan itu berasal dari orang-orang yang bekerja di organisasi. Pemerintah mendapat manfaat dari seluruh PDB, yang disumbangkan oleh perusahaan.
Keuntungan
Keuntungan dari manajemen pemangku kepentingan adalah:
- Perusahaan berharap dapat menarik orang-orang yang telah menunjukkan kemampuan luar biasa untuk mengelola hubungan dan bisnis lainnya. Inilah yang kami sebut pemangku kepentingan. Orang-orang ini dapat ditemukan di manajemen puncak atau dewan direksi perusahaan. Mereka mungkin tidak terlibat dalam aktivitas operasi sehari-hari tetapi memainkan peran penting dalam memberikan gambaran besar dan merencanakan kesuksesan jangka panjang bagi organisasi. Karena merekalah perusahaan menghindari kesalahan yang mahal, yang dapat berakibat fatal bagi organisasi secara ekonomi.
- Setiap perusahaan berharap untuk menarik individu tertentu yang dapat berharga dalam hal memberikan bimbingan ketika ada masalah sulit yang dihadapi. Anggota dewan melihat masa depan lima atau sepuluh tahun ke depan, tetapi terkadang perusahaan membutuhkan orang-orang yang mengetahui situasi saat ini dan saat ini. Ini adalah saat pemangku kepentingan berguna.
Kekurangan
Kerugian dari manajemen pemangku kepentingan adalah:
- Setiap pemangku kepentingan tidak mendapatkan cukup waktu dari organisasi, yang bisa menjadi sedikit diskriminatif.
- Tidak setiap pemangku kepentingan akan tetap menjadi pemangku kepentingan bernilai rendah selamanya. Ada kemungkinan bahwa pemangku kepentingan yang berada pada level rendah saat ini dapat naik ke tingkat yang lebih tinggi di masa mendatang, dan jika setiap pemangku kepentingan tidak mendapat perhatian yang sama, maka pemangku kepentingan tersebut tidak akan membalas di masa mendatang.
