Pernyataan kerja atau menabur adalah bagian integral dari kontrak dan manajemen proyek yang menjamin penyelesaian pekerjaan proyek sesuai dengan harapan dan pedoman yang ditetapkan. Ini adalah deskripsi naratif yang menentukan garis waktu, hasil kerja, serta aktivitas tertentu untuk vendor yang menawarkan layanannya kepada klien. Ini juga mencakup penjelasan rinci tentang harga, persyaratan, ketentuan tata kelola, dan peraturan standar.
Berarti
Pernyataan kerja juga dikenal sebagai SOW dan digambarkan sebagai perjanjian kerja antara dua pihak yang terlibat. Ini bisa berupa entitas pemerintah, pembeli atau klien dan kontraktor, vendor, atau agen. Itu termasuk
- Tujuan proyek
- Jadwal
- Lingkup pekerjaan
- Tugas
- Pembayaran proyek
- Dapat dikirim
- Hasil yang diharapkan
- Ketentuan, syarat, dan persyaratan khusus
Ada banyak gaya dan format dokumen yang berhubungan dengan tabur. Perusahaan juga membuat versinya sendiri, yang disesuaikan untuk mengakomodasi kebutuhan mereka terkait dengan proposal dan permintaan khusus yang mereka terima.
Itu harus benar sehingga tidak meninggalkan apa pun. Ini digunakan untuk berbagai macam proyek mulai dari desain visual tunggal hingga kontrak bangunan pemerintah berskala besar.
Tujuan SOW
Ini digunakan ketika tim proyek internal suatu organisasi sedang mengerjakan proyek dengan kolaborator luar. Itu juga dapat digunakan sehubungan dengan dokumen lain seperti
- RFP atau Request for Proposal – Dokumen ini digunakan oleh perusahaan untuk memperoleh barang dan jasa dari kontraktor dan vendor
- MSA atau Perjanjian Layanan Utama – Ini adalah kontrak dengan informasi terperinci yang menguraikan syarat dan tanggung jawab kedua pihak yang terlibat.
Penabur yang ditulis dengan baik dianggap sebagai dasar yang baik untuk menulis MSA atau RFP. SOW harus ditulis setelah memutuskan pedoman, syarat dan ketentuan sehingga dapat mengikuti format dan bahasa yang benar. Ini menghindari konflik di masa depan, terutama ketika kontrak dinegosiasikan.
Adalah fakta bahwa tabur umumnya digunakan ketika kondisi dan tugas dipahami oleh kedua pihak yang terlibat sehingga mereka dapat mengetahui seperti apa proyek yang sukses itu dan bagaimana itu akan disetujui.
Jenis pernyataan kerja
Berbagai jenis pernyataan karya adalah sebagai berikut-
Desain/Detail pernyataan pekerjaan
Ini adalah jenis penaburan di mana entitas menanggung risiko, klien, atau pembeli karena kontraktor wajib mengikuti standar yang ditetapkan untuknya.
Desain/Detail sebagian besar digunakan dalam kontrak pemerintah, yang dianggap sebagai media pilihan untuk proyek konstruksi dan manufaktur.
Kategori SOW ini memberi tahu pemasok, kontraktor, atau vendor proses apa yang harus diikuti dan bagaimana melakukan pekerjaan itu. Ini menjelaskan persyaratan entitas, klien, dan pembeli terkait dengan kontrol kualitas, pengukuran, dan bahan.
Pernyataan kerja berbasis kinerja
Jenis tabur ini digunakan oleh entitas pemerintah dan mencakup tujuan proyek, peralatan, dan sumber daya yang akan dialokasikan serta hasilnya. Akuntabilitas ada pada pemasok atau kontraktor karena dia bertanggung jawab untuk memberikan hasil yang paling efektif.
Pernyataan kerja Berbasis Kinerja memberikan fleksibilitas kepada kontraktor dan tidak mengganggu cara dia bekerja. Fokusnya sebenarnya pada hasil daripada proses.
Tingkat Upaya/Nilai Satuan/Waktu dan Materi pernyataan kerja
Jenis tabur ini dianggap fleksibel dan umumnya digunakan untuk kontrak pesanan pengiriman atau pekerja sementara dan kontrak yang tertarik dengan layanan per jam.
Konsep Level of Effort/Unit Rate/ Waktu dan Material didasarkan pada jam kerja dan material yang dibutuhkan untuk melakukan layanan.
Kiat untuk menulis pernyataan kerja yang efektif
Beberapa tip penting untuk menulis penaburan yang efektif adalah sebagai berikut-
- Brainstorm – Lakukan brainstorming sebelum menulis pernyataan kerja karena ini akan memberi Anda ide yang adil tentang pilihan yang harus Anda buat nanti dan fitur tambahan yang harus disertakan tanpa usaha ekstra. Brainstorming memberi tahu Anda tentang bagian-bagian yang harus dilibatkan dalam proyek dan detail yang harus dinegosiasikan pada fase selanjutnya dari proses manajemen proyek.
- Tentukan kesuksesan dan kegagalan – Jika Anda mencari tip yang akan membantu Anda dalam menulis pernyataan kerja yang efektif, maka tentukan kesuksesan dan kegagalan. Bagian seperti tujuan/tujuan dan kriteria penerimaan harus menawarkan informasi tentang tujuan proyek dan definisi produk akhir yang dapat diterima. Itu juga harus mencakup aturan yang dianggap tidak dapat diterima.
- Sertakan waktu untuk tinjauan formal – Sangat penting untuk melacak siklus hidup proyek jika Anda mencari tip untuk menulis pernyataan kerja yang efektif. Sisihkan waktu untuk meninjau sepanjang siklus hidup proyek untuk memastikan bahwa pekerjaan sesuai jadwal. Ini akan memberi klien kesempatan untuk memverifikasi apakah setiap persyaratan memenuhi sesuai pedoman yang ditetapkan. Ini juga merupakan kesempatan yang layak untuk memberikan tip kepada kontraktor tentang hal-hal yang masih perlu dilakukan.
- Gunakan spesifik yang terkait dengan tujuan, persyaratan, dan ruang lingkup proyek – Tip penting saat menulis pernyataan kerja adalah menggunakan bahasa yang tepat dalam persyaratan dan tugas, ruang lingkup pekerjaan, dan bagian tujuan/tujuan untuk menghindari salah tafsir setelah pekerjaan dimulai . Anda dapat memasukkan informasi spesifik dengan bantuan dokumen pelengkap seperti PWS atau RFP, yang dapat dilampirkan di bagian ini. Sekarang menjadi mudah untuk merujuk dan menemukan informasi yang diperlukan. Tip penting adalah untuk menghindari daftar alternatif atau opsi karena ini dapat menyebabkan salah tafsir di kemudian hari.
- Sepakati detailnya sebelumnya – Ingat ini bukan untuk menegosiasikan pedoman proyek; karenanya harus mendokumentasikan spesifikasi yang telah dicapai oleh kedua belah pihak secara jelas dan rinci.
- Definisikan istilah yang membingungkan – Jadikan prioritas untuk menggunakan bahasa yang lugas, sederhana, dan mudah dipahami yang tidak dapat disalahtafsirkan dengan cara apa pun.
- Libatkan seluruh tim – Ini harus menjadi upaya tim untuk mendapatkan masukan dari semua anggota. Minta mereka untuk meninjau secara berkala dan memperbarui setiap kali informasi baru terungkap.
- Tetap singkat – Harus memiliki informasi terperinci; pada saat yang sama, itu harus tetap singkat karena dokumen yang panjang dapat menimbulkan kebingungan.
Manfaat
Manfaat menulis adalah sebagai berikut-
- Keuntungan penting dari tabur adalah menawarkan kesempatan untuk menunjukkan kepada klien kompetensi Anda melalui dokumen ini
- Tabur adalah dokumen yang memungkinkan Anda menonjol dan membuktikan diri
- Tabur menawarkan kesempatan untuk mengklarifikasi bagian-bagian kecil dari hubungan
- Tabur adalah dokumen yang terorganisir dengan baik dan terdefinisi dengan baik yang menghemat banyak waktu
Tantangan menulis pernyataan kerja
Beberapa tantangan menulis adalah sebagai berikut-
- Kompleksitas – Ini dianggap sebagai dokumen yang rumit karena dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan setiap perjanjian kontrak baru
- Komitmen waktu – Menulis pernyataan kerja adalah proses yang memakan waktu, dan jika seseorang mencoba mengambil jalan pintas, itu bisa berakibat serius.
- Risiko pernyataan kerja yang salah – Memiliki bobot hukum, dan jika salah tulis, maka berdampak langsung pada organisasi dan menyebabkan risiko operasional, keuangan, dan hukum.
- Keahlian – Hanya sedikit orang yang memenuhi syarat yang benar-benar mahir menulis pernyataan kerja. Sulit untuk menemukan orang yang memiliki pengetahuan serta pengalaman yang diperlukan untuk menangani dokumen sensitif semacam itu.
Format surat pernyataan kerja
Ini adalah dokumen penting, dan semua bagian atau subjudul yang diperlukan harus disertakan karena berisi informasi yang diperlukan oleh kedua pihak yang terlibat untuk memastikan penyelesaian pekerjaan sesuai dengan instruksi dan spesifikasi yang disepakati. Formatnya mencakup elemen-elemen berikut –
1. Perkenalan
Mengidentifikasi jenis pekerjaan yang perlu dilakukan merupakan langkah penting seperti halnya mengetahui apakah itu menciptakan produk atau melakukan layanan. Dalam pendahuluan, bagian mengenali pihak-pihak yang terlibat apakah itu entitas, pembeli, vendor atau klien dan agensi, penyedia, pemasok, atau kontraktor.
Kategori ini juga termasuk jenis perjanjian formal yang akan digunakan untuk membuat
- Kontrak – Ini adalah perjanjian yang mengikat secara hukum yang lebih formal karena mencakup perincian yang disepakati oleh kedua belah pihak.
- Tawaran tetap – Ini adalah perjanjian di mana vendor mengizinkan pembeli melakukan pembelian produk atau layanan untuk periode tertentu
2. Maksud/tujuan
Kategori ini menawarkan alasan dan detail tentang mengapa pekerjaan itu dilakukan. Ini juga menginformasikan tentang maksud dan tujuan proyek t dan mengapa mereka penting dalam skema hal. Bagian tujuan / tujuan juga menceritakan dan membahas perbaikan atau keuntungan yang diharapkan dari proyek.
- Lingkup pekerjaan – Ini adalah salah satu kategori penting dan menawarkan perincian yang harus dilakukan dan proses yang terlibat dalam menyelesaikan pekerjaan spesifik tersebut. Lingkup pekerjaan mencakup daftar langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dan juga mencakup hasil proyek dalam hal komitmen waktu, produk atau layanan.
- Persyaratan dan tugas – Bagian kategori persyaratan dan tugas membagi ruang lingkup pekerjaan menjadi tugas yang lebih bisa dikerjakan. Ini mencantumkan berbagai kebutuhan yang harus dipenuhi pemasok atau kontraktor dalam hal sertifikasi atau pelatihan atau perangkat lunak dan perangkat keras yang harus digunakan.
- Periode kinerja – Bagian ini membahas tentang periode aktual yang diperlukan untuk melakukan dan menyelesaikan pekerjaan. Waktu adalah salah satu faktor terpenting dan harus diputuskan di muka untuk mengetahui biaya proyek yang sebenarnya. Periode bagian kinerja diukur melalui salah satu cara berikut –
- Waktu tertentu
- Tanggal yang telah ditentukan
- Tanggal akhir yang sinkron dengan beberapa acara lainnya
Periode kinerja menggambarkan durasi pekerjaan kontraktor dan seseorang juga dapat mengenakan sanksi atau batasan waktu yang dapat dihabiskan oleh vendor atau kontraktor untuk pekerjaan tersebut. Kedua belah pihak dapat menyepakati jam maksimum yang dapat ditagih secara mingguan atau bulanan sesuai persyaratan. Salah satu keuntungan dari kendala ini adalah jika terjadi penundaan, mudah untuk menyesuaikan biaya proyek dan menaburnya sesuai kebutuhan.
3. Tempat pertunjukan
Bagian ini menginformasikan tentang tempat atau lokasi di mana proyek akan didasarkan dan dilakukan beserta fasilitas yang akan digunakan selama pengerjaannya. Lokasi juga mencakup tempat para pihak akan bertemu, dan pertemuan rutin akan diadakan. Fakta penting untuk diingat adalah bahwa pekerjaan di luar dan di tempat sangat bergantung pada industri dan jenis pekerjaan. Lokasi termasuk
- Kontraktor memilih lokasi yang jauh
- Di tempat, di fasilitas kontraktor
- Di tempat di fasilitas entitas
4. Sumber Daya dan Pengujian
Kategori penabur ini memberikan informasi tentang orang-orang penting yang terlibat dalam proyek baik dari sisi kontraktor maupun klien seperti pemimpin tim dan manajer proyek. Ini juga mencantumkan sumber daya atau peralatan yang akan digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan.
5. Hasil Kerja dan Jadwal/Jadwal Waktu
Kategori ini di tabur menginformasikan tentang kiriman yang akan dikirimkan ke entitas, pembeli atau klien oleh kontraktor, pemasok, atau vendor. Bagian Hasil Kerja dan Jadwal/Garis Waktu mencakup akun spesifik dari kiriman seperti ukuran, warna, jumlah, dan sejumlah desain, atau hal lain yang diperlukan.
Fakta penting untuk diingat adalah bahwa kiriman adalah layanan terukur atau produk yang dipasok oleh kontraktor kepada klien. Kategori ini menyediakan jadwal tentang tanggal dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pengiriman dan tonggak proyek seperti
- Penutupan proyek
- Jaminan
- Pemeliharaan
- Pengujian
- Penerapan
- Perkembangan
- Ulasan produk atau layanan
- Periode kinerja
- Kickoff
- Pemilihan vendor
Tanggal mulai bersifat opsional sedangkan tanggal akhir dan tenggat waktu pengiriman adalah suatu keharusan dan sebagian besar bergantung pada industri dan proyek terkait.
6. Syarat dan jadwal pembayaran dalam pernyataan kerja
Kategori ini menjelaskan harga untuk pekerjaan yang harus dilakukan dan terns dan jadwal kapan pembayaran akan dilakukan. Ketentuan pembayaran dan bagian jadwal tabur mencakup total biaya pekerjaan, termasuk biaya di luar dan biaya tenaga kerja yang akan terjadi selama proyek berlangsung. Ketentuan pembayaran dapat diatur melalui
- Berdasarkan jadwal – Seperti namanya, model pembayaran ditetapkan sesuai jadwal hari yang telah ditentukan. Ini yang terbaik untuk pemasok karena menyiratkan jaminan pembayaran bahkan jika kiriman tidak terkirim.
- Dengan pengiriman atau tonggak – Model pembayaran ini dibayarkan setelah menyelesaikan setiap pengiriman atau tonggak. Yang terbaik untuk klien karena, jika terjadi keterlambatan, mereka tidak bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran sampai dan kecuali kiriman dikirimkan.
7. Persyaratan khusus dalam pernyataan kerja
Bagian tabur ini mencakup apa pun yang mungkin luput dari perhatian sebelumnya. Itu termasuk
- Standar khusus yang terkait dengan industri jika belum dipertimbangkan di bagian lain dari pernyataan kerja
- Persyaratan keamanan misalnya apakah seseorang memerlukan izin keamanan dan izin yang diperlukan untuk memasuki situs
- Persyaratan atau pembatasan akses perangkat lunak/perangkat keras
- Persyaratan pasca kerja
- Persyaratan perjalanan dan pihak mana yang akan bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran perjalanan
- Asumsi dan pengecualian yang belum tercakup dalam bagian tabur lainnya
8. Kriteria penerimaan/Tanda Tangan
Ini adalah bagian terakhir dari tabur dan termasuk bagaimana entitas, pembeli atau klien akan menerima kiriman proyek. Ini menawarkan detail tentang anggota staf yang berwenang untuk menerimanya, meninjaunya, dan menandatangani kiriman.
Ini juga menceritakan tentang bagaimana karya akan diserahkan dan menentukan kriteria kesesuaiannya. Sangat penting untuk menyepakati kriteria penerimaan sebelum memulai proyek untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari ketika proyek berakhir.
