Apa itu Manajemen Sumber Daya dan mengapa itu Penting?

Definisi

Manajemen sumber daya adalah proses penjadwalan, pra-perencanaan, dan pengalokasian sumber daya Anda yang ada untuk memaksimalkan efisiensi.

Sumber daya adalah segala sesuatu yang diperlukan untuk menjalankan proyek atau tugas. Ini bisa berupa keahlian karyawan atau kurva pembelajaran perangkat lunak. Misalnya, jika Anda merencanakan rapat, beberapa sumber daya yang terlibat dalam rapat termasuk menjadwalkan staf untuk rapat, menguraikan agenda yang akan dibahas, bahan yang diperlukan seperti layar presentasi, laptop, laporan proyek, dll. Dan hal-hal semacam itu.

Pentingnya manajemen sumber daya

1. Maksimalisasi efisiensi sumber daya

Pemanfaatan sumber daya adalah segala sesuatu tentang memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara maksimal. Ini adalah persentase waktu sibuk atau waktu kerja sumber daya dalam waktu atau periode tertentu yang ditentukan. Pemanfaatan sumber daya adalah metrik penting dalam memahami apakah sumber daya Anda bekerja dengan efisiensi maksimum atau tidak.

Perencanaan pemanfaatan adalah salah satu hal penting yang perlu dipertimbangkan jika Anda merencanakan tim Anda serta sumber dayanya. Sangat penting jika sumber daya Anda memiliki tugas bersamaan. Ini juga penting jika mereka mengerjakan banyak proyek secara bersamaan.

Ini memberikan wawasan tentang ketersediaan sumber daya dan membantu Anda menemukan kecocokan terbaik antara sumber daya Anda dan tugas yang harus Anda selesaikan.

Hasil yang merugikan dapat diperoleh baik karena under booking maupun overbooking. Misalnya, jika orang mengalami lebih banyak tantangan, maka mereka juga merasa lebih positif dan terlibat dalam pekerjaan mereka.

Artinya, tim harus merasa tertantang untuk menjadi lebih produktif. Sebaliknya, telah ditemukan bahwa penggunaan sumber daya yang berlebihan dan beban kerja yang intens akan menyebabkan kelelahan kerja. Namun, penelitian telah menunjukkan bahwa ketika manajer melakukan praktik manajemen yang mendorong pengendalian pekerjaan, risiko kelelahan kerja dapat diminimalkan.

Pemanfaatan juga dapat digunakan untuk merencanakan sumber daya lain yang bukan manusia. Misalnya, Anda dapat melacak efisiensi mesin atau waktu hentinya. Ini akan membantu dalam perencanaan jangka panjang dan memungkinkan penyelesaian masalah pada tahap awal. Jika Anda mengetahui bahwa mesin tertentu akan digunakan secara luas, maka Anda sudah dapat mengatur penggantian dan perbaikannya.

2. Mendapatkan tampilan mikroskopis dan makroskopik dari proyek Anda

Manajemen proyek dapat menjadi rumit karena kantor hadir di lokasi yang berbeda, dan beberapa proyek sedang berlangsung dengan banyak sumber daya yang berbeda dengan tugas yang berbeda. Ini tidak akan mungkin untuk mengelola tanpa manajemen sumber daya.

Anda akan mendapatkan gambaran tentang segala sesuatu dan semua orang dengan bantuan strategi manajemen sumber daya yang efektif. Ikhtisar itu akan memberi Anda kendali atas apa yang sedang terjadi dalam proyek. Disarankan untuk menggunakan dalam konsep membagi dan menaklukkan. Anda harus membagi rencana Anda menjadi beberapa tampilan dan mengelola setiap sumber daya di setiap aspek.

Maka Anda akhirnya harus melihat perencanaan sumber daya umum untuk melihat semuanya ditambahkan dengan benar. Sangat penting untuk memiliki gambaran tentang segala sesuatu dalam manajemen proyek karena Anda akan dapat melihat apa yang perlu dilakukan dan kapan hal itu perlu dilakukan.

Mendapatkan ikhtisar juga membantu Anda melacak kemajuan proyek dan tim, yang akan membantu Anda memberikan visibilitas yang lebih baik dan membuat Anda tetap up-to-date. Anda juga dapat melihat efisiensi tim dan sumber daya Anda, dan Anda dapat membuat prediksi yang tepat dan lebih baik untuk proyek mendatang. Ini memberi Anda lebih banyak kendali dan membantu Anda menaklukkan semua tugas yang diperlukan.

3. Mencegah miskomunikasi mishap

Dengan bantuan manajemen sumber daya, semua sumber daya, termasuk sumber daya manusia, dapat melihat tugasnya. Setiap manajer proyek akan dapat melihat bagaimana sumber daya dialokasikan, yang menyiratkan bahwa perencanaan transparan dalam dua cara.

Ada alasan teoretis dan praktis mengapa Anda harus memiliki proses pengelolaan sumber daya yang terbuka. Kesalahpahaman tidak dapat dihindari, dan ini benar, terutama jika Anda bekerja di perusahaan di mana banyak manajer proyek menjadwalkan sumber daya dengan satu pusat untuk memiliki pembaruan langsung. Sumber daya sering kali kelebihan pesanan, dan status tugas harus diubah berulang kali.

Alokasi sumber daya akan menyebabkan daftar panjang email dan informasi penting hilang. Komunikasi dengan pemangku kepentingan berantakan karena Anda tidak pernah bisa memastikan kapan lembar hasil Anda akan dikirim dan apakah itu benar atau tidak dengan semua informasi terkini. Manajemen sumber daya akan membantu Anda untuk memberikan transparansi yang lebih baik, dan menghindari kesalahpahaman seperti ini.

Transparansi dihargai di setiap perusahaan dan juga oleh setiap karyawan. Peningkatan keterlibatan karyawan terlihat ketika transparansi ditingkatkan. Transparansi akan mampu menciptakan tim yang peduli dengan pekerjaan yang mereka lakukan dan perusahaan tempat mereka bekerja.

Dengan cara ini, juga membantu para pemangku kepentingan untuk percaya karena mereka dapat melihat apa yang sedang terjadi. Untuk mencapai tingkat transparansi ini, Anda harus selalu menggunakan alat yang memungkinkan akses terkontrol ke semua anggota tim.

Transparansi membantu menghindari miskomunikasi antara manajer, klien, anggota tim, dan juga membuat semua orang tetap up-to-date. Alat manajemen sumber daya pusat akan bermanfaat bagi seluruh perusahaan untuk meningkatkan transparansi dan sebagai akses terkontrol ke semua anggota tim.

4. Meramalkan masalah dan menghindarinya

Anda mendapatkan ide saat mengelola dan merencanakan sumber daya Anda untuk memahami garis waktu proyek yang sebenarnya. Tugas-tugas yang harus dilakukan dan sumber daya yang diperlukan untuk membuat hal-hal ini terjadi harus diprediksi. Perencanaan membantu Anda memperhitungkan semua itu bahkan sebelum hal itu terjadi.

Perencanaan sumber daya membantu Anda memahami alokasi sumber daya dan apa yang mereka lakukan saat ini. Rapat klien, mesin yang dipesan, pengiriman masuk, bagaimana anggaran dan pertanggungjawabannya, terhubung dengan manajer proyek untuk memeriksa ketersediaannya dengan cepat. Ini juga membantu mereka untuk memeriksa pemanfaatan sumber daya.

Ini sangat membantu jika ada perubahan rencana dan pengaturan yang berbeda harus dibuat. Rencana juga akan membantu menunjukkan kemacetan proyek jika ada. Ini juga membantu Anda menyadari liburan yang tumpang tindih, liburan yang akan datang, pemeliharaan terjadwal, pelatihan wajib, dll. Perencanaan jangka panjang juga membantu Anda mempersiapkan masa depan dan membuat penyesuaian yang diperlukan sebelumnya.

Dengan memperbaiki masalah ini pada tahap paling awal, Anda dapat mencegahnya menjadi lebih buruk. Anda harus meluangkan waktu untuk mengatur dan merencanakan sumber daya Anda sekarang sehingga masa depan proyek akan lebih baik, dan Anda dapat fokus pada tugas-tugas penting lainnya.

keputusan yang benar

Manajer proyek perlu melihat apa yang sedang terjadi di berbagai proyek, dan Anda juga harus mengontrol apa yang sedang terjadi. Anda harus dapat melacak kemajuan sumber daya. Ini hanya dapat dilakukan dengan bantuan alat yang tepat, dan Anda tidak dapat mengambil kendali dan mengelola apa yang perlu dilakukan.

Ada banyak alat yang tersedia yang membantu Anda mengenali pentingnya alokasi sumber daya dan perencanaannya. Anda dapat memulai dengan spreadsheet sederhana, atau Anda dapat beralih ke perangkat lunak yang lebih canggih. Merencanakan dan mengelola sumber daya Anda akan membantu Anda memahami anggota tim mana yang menjalankan tugas mana dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Anda dapat melihat waktu henti dan menentukan siapa yang dapat dipindahkan untuk membantu tugas lainnya. Anda juga dapat menentukan apakah ada cukup orang, mesin, dan sumber daya lain yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan atau jika Anda perlu mempekerjakan sesuatu atau orang lain.

Manajemen sumber daya berkelanjutan, dan ketika Anda merencanakannya, Anda akan memiliki gambaran keseluruhan dari proses tersebut. Anda juga dapat mengukur kinerja sumber daya untuk perkiraan yang lebih baik.

Ini akan membantu Anda memilih alternatif terbaik untuk perusahaan dan proyek Anda. Ini juga akan membantu Anda menghindari masalah yang sering terjadi dan menghemat waktu yang berharga.

Membuat rencana Pengelolaan Sumber Daya

Semua sumber daya, termasuk orang, bahan dan peralatan, harus terdaftar. Selanjutnya, Anda harus mencari tahu berapa banyak sumber daya yang tersedia yang diperlukan untuk proyek tersebut dan terakhir membuat jadwal sumber daya tersebut.

Berikut adalah langkah-langkah yang termasuk dalam perencanaan sumber daya:

1. Semua sumber daya yang diperlukan: Anda harus memiliki daftar segala hal mulai dari mesin hingga orang dan bahkan jumlah ruangan di kantor Anda dan ruangan yang akan Anda perlukan. Anda harus menghabiskan banyak waktu dengan daftar ini, dan semakin lengkap daftarnya, semakin baik jadwal Anda.
2. Kerangka waktu: Anda harus merencanakan kerangka waktu untuk setiap sumber daya. Anda harus mencatat durasi waktu yang diperlukan untuk setiap sumber daya, dan Anda harus memiliki gambaran yang lengkap dan utuh tentang bagaimana hal itu sesuai dengan seluruh jadwal Anda.
3. Kuantifikasi setiap sumber daya yang Anda perlukan per hari: Anda harus menguraikan persyaratan sumber daya di sini setiap hari, mengintegrasikannya ke dalam basis bulanan sehingga Anda akan memiliki apa pun yang Anda butuhkan kapan pun Anda membutuhkannya.
4. Diperlukan beberapa jam: Anda harus memperkirakan jumlah jam yang Anda perlukan setelah menentukan sumber daya yang Anda miliki. Semua sumber daya ini harus dihitung dengan jumlah jam yang dibutuhkan sumber daya tersebut.
5. Identifikasi kendala dan asumsi: asumsi mungkin benar atau mungkin tidak benar tetapi kendala atau akurat. Anda harus memahami keduanya dan memisahkannya karena keduanya memengaruhi perencanaan Anda secara langsung. Memiliki banyak jam per sumber daya tidak hanya akan membantu proyek Anda sesuai jadwal, tetapi juga membantu tim lain dan pemimpin proyek mereka yang membutuhkan sumber daya yang sama untuk membuat rencana yang sesuai.

Teknik

1. Alokasi sumber daya

Lokasi sumber daya akan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari semua sumber daya yang ada. Hal ini didasarkan pada keterampilan dan kemampuan anggota. Ini adalah proses menangani proyek dengan menggunakan sumber daya yang Anda miliki saat ini dengan cara yang paling efisien.

Manajer menggunakan laporan alokasi sumber daya untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang alokasi. Laporan yang ditampilkan di mana saja antara tampilan tingkat tinggi dan detail hingga ikhtisar menghentikan laporan juga membantu Anda menghindari keterlambatan jadwal dan membantu Anda agar tidak melampaui anggaran.

Kemampuan pelaporan yang lebih baik yang Anda miliki, kontrol yang lebih baik yang akan Anda miliki atas proyek tersebut.

2. Meratakan Sumber Daya

Perataan sumber daya adalah jenis lain dari manajemen sumber daya. Teknik ini membantu menemukan sumber daya yang kurang dimanfaatkan atau digunakan secara tidak efisien di perusahaan dan membantu mereka melayani Anda.

Salah satu contoh resource leveling adalah seorang penulis konten yang berpengalaman dalam desain grafis membantu tim desain dengan mengambil tugas-tugas konten kecil yang membutuhkan pekerjaan desain.

Jika anggota tim dapat menyesuaikan keterampilan desainnya, maka tim desain tidak akan membutuhkan pekerja lepas jika mereka mendapatkan permintaan desain di saat-saat terakhir.

3. Peramalan sumber daya

Penting untuk memiliki rencana pengelolaan sumber daya untuk mengoptimalkan bahan, orang, dan anggaran. Peramalan penelitian akan membantu Anda memprediksi kebutuhan sumber daya di masa mendatang bahkan sebelum proyek dimulai.

Peramalan sumber daya membantu menentukan ruang lingkup proyek, kemungkinan hambatan, dan biaya tak terduga selama tahap perencanaan proyek itu sendiri. Manajer proyek harus terbiasa dengan siklus hidup dan tujuan proyek sehingga mereka dapat membuat prediksi yang tepat.

Perangkat lunak manajemen proyek akan membantu Anda dengan tingkat visibilitas ini dan dapat membantu Anda dengan akses mudah ke semua sumber daya dan proyek Anda di satu tempat.

Keuntungan

1. Ini membantu Anda menghindari rintangan tak terduga dengan memahami semua sumber daya Anda. Ini membantu dalam merencanakan cara menggunakannya sehingga Anda dapat memecahkan masalah sebelum muncul.
2. Manajemen sumber daya membantu mencegah kelelahan pada karyawan. Ini membantu Anda menghindari ketergantungan pada sumber daya dan lokasi dengan membantu Anda mendapatkan wawasan tentang beban kerja tim
3. Manajemen sumber daya membantu menyediakan jaring pengaman. Jika proyek Anda tidak berhasil maka dengan bantuan perencanaan sumber daya, Anda dapat menunjukkan bahwa Anda telah melakukan segala kemungkinan, tetapi Anda tidak dapat memperoleh hasil yang diinginkan.
4. Manajemen sumber daya membantu membangun transparansi dalam tim sehingga ada lebih banyak kepercayaan pada anggota tim untuk anggota tim dan perusahaan.
5. Manajemen sumber daya membantu mengukur efisiensi. Ini membantu untuk memiliki pemahaman yang mendalam tentang apa yang dibutuhkan untuk mengelola dan melaksanakan proyek.

Praktik terbaik

1. Pahami sumber daya yang kekurangan pasokan lain kali Anda harus menerapkan prinsip Pareto yang menurutnya, 20% sumber daya akan sangat dibutuhkan dan akan dibutuhkan oleh 80% staf. Anda harus fokus pada sumber daya ini dan merencanakan di sekitarnya sehingga Anda dapat menghindari hambatan dan penundaan.
2. Sepakati pendekatan konvensional untuk memprioritaskan pekerjaan. Sebaliknya setuju untuk membuat proses evaluasi yang tepat untuk membantu memfasilitasi proses pengambilan keputusan daripada menjadi korban masalah. Anda harus memantau pekerjaan yang tidak direncanakan, yang dapat mencuri dan mengurangi kapasitas Anda dan menyebabkan keterlambatan proyek Anda.
3. Ada berbagai jenis pekerjaan dalam kelompok dalam suatu organisasi yang mendapat manfaat dari metode tertentu. Dengan demikian, alat harus dipilih untuk menyelaraskan dan menciptakan efisiensi. Ini akan membantu perusahaan Anda untuk mengelola, menyampaikan, dan merencanakan pekerjaan dengan menggunakan metodologi tradisional melalui kerja kolaboratif.
4. Pahami bahwa pengelolaan sumber daya adalah proses yang berkelanjutan, dan perubahan tidak dapat dihindari. Anda harus bekerja sama untuk menghadapi semua konsep yang didasarkan pada prioritas hilir dan langsung Anda.
5. Perencanaan, pengelolaan dan pelaporan tidak harus memanfaatkan seluruh waktu. Mereka juga tidak membutuhkan waktu yang sama. Anda harus menemukan keseimbangan yang sesuai untuk setiap situasi. Sederhanakan proses pelaporan Anda agar proses pelaporan tidak menyita seluruh waktu Anda.
6. Anda harus merencanakan pekerjaan Anda secara efisien. Anda juga harus mempertimbangkan tanggal mulai dan selesai beserta durasinya. Proyek harus diselaraskan dengan tugas lain untuk hasil strategis. Jika memungkinkan, Anda harus memanfaatkan proses otomatis untuk mengurangi administrasi.