Definisi
E-Procurement adalah pembelian atau penjualan layanan, pasokan, dan pekerjaan yang dilakukan melalui bisnis-ke-bisnis, bisnis-ke-konsumen, atau bisnis-ke-pemerintah melalui internet dan sistem jaringan serupa lainnya seperti pertukaran E-data atau perencanaan sumber daya perusahaan.
Ini juga dikenal sebagai pengadaan elektronik.
Apa itu E-Procurement?
Di tingkat perusahaan, seorang pejabat atau departemen khusus menetapkan aturan dan kebijakan khusus untuk pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk bisnis. Tujuannya adalah untuk memperoleh kebutuhan perusahaan dengan harga serendah mungkin atau dengan nilai terbaik pada saat dibutuhkan.
Untuk mencapai tujuan ini, staf pengadaan menjalin hubungan dengan pemasok, menetapkan pedoman, menegosiasikan kontrak, dan menetapkan batasan pembelian pada jenis pembelian yang diperbolehkan.
Juga, batasannya adalah jenis barang yang dapat digunakan untuk membelanjakan uang. Ada banyak perangkat lunak seperti PurchaseControl, yang membantu orang pengadaan untuk mengotomatiskan banyak proses.
Proses ini meliputi kepatuhan terhadap kebijakan, hubungan dengan vendor, dan manajemen kontrak, dll. Semua ini dapat dilakukan di dalam sistem. E-procurement sangat nyaman dibandingkan dengan pengadaan reguler karena banyak keuntungannya.
Rantai nilai E-Procurement
Rantai nilai E-procurement terdiri dari
- E-informasi
Langkah ini mendahului proses pembelian dan mengumpulkan serta mendistribusikan informasi pembelian dengan bantuan internet. Berbagi info berarti sejauh mana informasi penting dan hak milik diberitahukan kepada mitra rantai pasokan.
Proses ini berlangsung terutama di Enterprise Resource Planning (ERP)
- E-tender
Tujuan e-tendering adalah untuk meningkatkan proses tender untuk pengadaan pekerjaan khusus, barang atau jasa konsultasi lainnya yang bernilai tinggi tetapi volume rendah.
- E-lelang
Ini adalah proses melakukan lelang untuk menjual sumber daya alam, aset, atau barang lain di internet melalui penawaran kompetitif. Lelang elektronik memberikan transparansi lebih dibandingkan dengan penjualan fisik.
- Manajemen vendor
Ketika otoritas kontraktor mencoba mengendalikan biaya dan mendorong keunggulan dalam layanan, manajemen vendor terjadi. Ini membantu mengurangi risiko untuk mendapatkan nilai tambah dari vendor mereka.
- Manajemen katalog
Ini adalah proses strategis yang dimulai ketika pemasok menerbitkan portofolio produk mereka secara elektronik, dan produk tersebut tersedia bagi pembeli untuk mendapatkan layanan atau barang secara elektronik dan juga muncul.
Sebaliknya, manajemen katalog produk memastikan kualitas data produk di berbagai saluran penjualan.
- Pembelian elektronik
Berbeda dengan e-Tendering, e-Purchasing digunakan untuk membeli barang dan jasa yang memiliki volume tinggi tetapi bernilai rendah. Ini menyederhanakan proses pembelian produk dan layanan.
Komponen penting dari sistem ini kompleks, dan pengembangan sistem diperlukan.
- Pemesanan Elektronik
Proses membuat dan menyetujui permintaan pembelian untuk menempatkan serta menerima produk yang dipesan dengan bantuan perangkat lunak meningkatkan kinerja rantai pasokan secara drastis.
Saat memesan barang secara online, barang dan jasa yang dipesan tidak terkait dengan produk. Dalam kasus ERP, barang dan jasa terkait dengan produk.
- E-Faktur
Ini didefinisikan sebagai metode apa pun yang digunakan untuk menghasilkan faktur secara elektronik dan diberikan kepada pelanggan untuk pembayaran. Di perusahaan besar, departemen hutang bertanggung jawab atas faktur yang harus disetujui, diproses, dan juga dibayar.
- Manajemen Kontrak Elektronik
Ini adalah manajemen yang terdiri dari pengelolaan pembayaran, piutang, penyelesaian kontrak, variasi kontrak, audit, sekuritas kinerja dan semua aktivitas kontrol yang relevan dan variasi elektroniknya.
perangkat lunak e-procurement
Untuk menerapkan dan menjalankan perangkat lunak e-procurement, Anda harus memilih perangkat lunak dan menyiapkannya. Ada banyak fitur dan fungsi yang sangat bervariasi tergantung pada vendor yang Anda pilih, industri tempat Anda bekerja, produk Anda, dll.
PurchaseControl adalah perangkat lunak yang menawarkan hampir semua yang dibutuhkan perusahaan untuk melaksanakan proses pengadaan elektronik dengan sukses.
Dengan perangkat lunak tersebut, Anda dapat mengurangi atau menghilangkan proses berbasis kertas. Perangkat lunak ini sepenuhnya otomatis, yang mengurangi waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan operasi serta kemungkinan terjadinya kesalahan.
Perangkat lunak ini memungkinkan karyawan untuk menelusuri banyak katalog online dan memilih barang yang ingin mereka beli. Ini juga memungkinkan karyawan untuk mengelola langganan dan pembelian mereka, yang dibuat selama penyiapan awal.
Ada banyak informasi yang disimpan dalam perangkat lunak langsung dari item dari persediaan berbeda yang disetujui oleh departemen pengadaan. Vendor ini memiliki hubungan yang mapan, dan kontrak akan disimpan di PurchaseControl bersama dengan info kontak vendor serta ketentuan pembayaran yang akan membuat segalanya lebih mudah.
Perangkat lunak ini juga menyimpan daftar waktu dan masing-masing vendor dari mana mereka tersedia. Ini juga memastikan bahwa tidak ada yang meminta barang atau melakukan pembelian yang dapat membeli apa pun yang melebihi anggaran mereka atau tidak sesuai dengan Struktur TI perusahaan.
Selain itu, ada banyak perangkat lunak e-procurement umum lainnya yang disesuaikan untuk retail, 3PL, dan juga untuk manajemen gudang.
Keuntungan
E-procurement memiliki beberapa keuntungan signifikan bagi perusahaan sebagai berikut:
- Pengurangan biaya
Perangkat lunak e-procurement memiliki alat bawaan yang membantu memaksimalkan kinerja dan mengurangi biaya pada saat yang bersamaan, yang tidak hanya mengurangi biaya overhead tetapi juga meminimalkan dokumen.
Perangkat lunak ini sepenuhnya otomatis, yang merampingkan proses dan akan menghasilkan siklus cepat mulai dari membuat pesanan hingga penyelesaiannya. Juga, ada peluang untuk pilihan produk dan layanan yang lebih baik.
- Mempersingkat siklus pembelian
Pelacakan transaksi terpusat menyederhanakan pelaporan pesanan, permintaan, dan pembayaran. Ini juga memastikan kepatuhan dengan kontrak. Semua ini akan menghasilkan waktu pengiriman yang lebih singkat.
Pelanggan memiliki akses elektronik ke semua produk dan layanan yang tersedia.
- Peningkatan pengendalian persediaan
Produk dapat ditemukan secara instan dari persediaan pilihan oleh staf pengadaan. Pembelian yang dapat mereka lakukan terbatas, yang membuat inventaris lebih terkontrol.
- Transparansi
Semua informasi pembelian terpusat dan tersedia untuk manajemen, pemegang saham, pemangku kepentingan internal maupun eksternal yang dianggap tepat.
Hal ini berguna, terutama dalam hal pengadaan pemerintah, di mana setiap penawar mendapatkan kesempatan yang sama. Biaya transaksi diturunkan karena persaingan meningkat dalam e-procurement.
Karena aksesibilitas dan keterbukaan ke internet semakin mudah, semakin banyak orang sekarang memiliki akses ke informasi yang sebelumnya tidak mereka miliki.
Kekurangan
Karena vendor mendapatkan lebih banyak info tentang pelanggan daripada yang dia dapatkan dalam struktur rantai pasokan biasa, salah satu kelemahan signifikan dari e-procurement adalah insentif vendor untuk mengambil keuntungan dari pelanggan.
