Perencanaan proyek berkisar pada prosedur yang digunakan untuk menetapkan cara menyelesaikan proyek/tugas dalam jangka waktu tertentu atau yang telah ditentukan – mengikuti rencana pengeluaran tertentu- dan memanfaatkan sumber daya yang tersedia.
Untuk mencapai tujuan bisnis / proyek yang berbeda, rencana proyek harus dibuat, karena mereka akan membantu Anda dengan bantuan Anda dalam perencanaan langkah demi langkah tugas Anda sehingga Anda dapat menyelesaikan tugas sesuai jadwal.
Kesuksesan sebuah proyek tidak hanya terletak pada penyampaian proyek, melainkan lebih dari itu. Proyek yang sukses adalah ketika proyek selesai dalam jangka waktu yang ditentukan, dengan kerugian minimum dan hasil yang memuaskan.
Apa itu Perencanaan Proyek?
Perencanaan proyek adalah peta jalan dari keseluruhan proses yang mengarah pada keberhasilan proyek. Ada seperangkat aturan yang harus diikuti selama proses berlangsung. Dengan kata sederhana, apa pun yang Anda lakukan untuk menyukseskan proyek tercantum di bawah perencanaan proyek. Ada alat perencanaan proyek yang dapat membantu menyusun rencana proyek yang baik. Perencanaan proyek mencakup elemen-elemen berikut
- Menentukan tujuan
- Mengidentifikasi kiriman
- Perencanaan Jadwal
- Menyusun rencana pendukung (Manajemen Risiko, Sumber Daya Manusia, dan Metode Komunikasi)
Intensitas waktu dan usaha yang harus dicurahkan untuk perencanaan proyek tergantung pada jenis dan kompleksitas proyek. Perencanaan proyek dapat dilakukan secara manual dan otomatis dengan perangkat lunak manajemen proyek.
Perencanaan proyek berkaitan dengan status latihan saat ini yang terkait dengan proyek.
Sangatlah berharga untuk menyaring dan mengontrol usaha tersebut. Banyak individu dalam organisasi yang menggunakan perencanaan proyek adalah-
- Administrator/manajer Proyek- Mereka menggunakan perencanaan proyek untuk membangun aktivitas dari berbagai sumber daya dan untuk menyampaikan status tugas kepada mitra atau pemangku kepentingan.
- Kolega / Anggota tim- Mereka menggunakan perencanaan proyek untuk memahami pekerjaan yang mereka lakukan dengan mudah.
- Manajer / eksekutif senior- Mereka menggunakan perencanaan proyek untuk memeriksa bahwa biaya proyek dan pekerjaan sesuai rencana
- Mitra / pemangku kepentingan- Mereka menggunakan perencanaan proyek untuk memastikan bahwa tugas tersebut sesuai target dan bisnis mereka terlindungi.
Mengapa Perencanaan Proyek itu penting?
Abraham Lincoln pernah berkata – Beri saya 6 jam untuk menebang pohon, saya akan menghabiskan 4 jam pertama untuk mengasah kapak saya. Inilah kekuatan perencanaan. Tanpa rencana proyek, Anda tidak hanya membuang waktu dan tenaga ekstra untuk proyek tersebut, tetapi juga mengurangi peluang keberhasilan. Ini adalah langkah pertama untuk mengerjakan proyek apa pun; setelah Anda mendapatkan persetujuan pada proyek.
Sederhananya – lebih baik perencanaannya, lebih tinggi peluang suksesnya. Di bawah perencanaan proyek, Anda merencanakan segalanya; dari peta jalan hingga potensi risiko, dari pengeluaran hingga waktu. Oleh karena itu, Anda tidak perlu khawatir ketika Anda memiliki rencana yang sempurna untuk suatu proyek. Anda siap untuk segalanya; tidak masalah jika sumber daya manusia Anda tidak mengikuti; tidak masalah jika Anda menemui kegagalan pada beberapa tahap – Anda siap untuk segalanya.
Perencanaan proyek sangat penting karena di situlah Anda menyegel 50% dari kesepakatan. Tidak diragukan lagi, eksekusi adalah kuncinya, tetapi jika Anda tidak memiliki rencana, lupakan eksekusi. Rencana proyek adalah cahaya yang memandu Anda dalam kegelapan menuju sisi yang lebih terang.
Aspek positif lain dari perencanaan proyek adalah pemantauan. Bagaimana Anda tahu jika Anda menjalankan rencana Anda dengan baik? Anda merencanakan metode pemantauan selama perencanaan proyek. Ini memberi Anda keuntungan untuk kembali kapan saja dan memperbaiki kekurangannya. Ini memastikan bahwa upaya Anda memenuhi hasil yang layak.
Bagaimana mengelola rencana proyek Anda?
Rencana manajemen adalah bagian dari perencanaan proyek. Ada kemungkinan kekurangan dalam rencana Anda juga; karenanya Anda harus memiliki rencana manajemen untuk memperbaikinya. Buat jendela untuk kembali kapan saja dan periksa rencana untuk kekurangan apa pun. Rencana seperti rencana pengadaan dan proses manajemen biaya adalah inti dari rencana proyek; karenanya ini tidak pernah berubah dan tetap sama selama proses berlangsung.
Rencana pengelolaan membantu pemantauan pelaksanaan yang lebih baik. Mungkin ada saat ketika Anda melihat rencana sempurna Anda tidak berhasil; ini di mana Anda menggunakan manajemen Anda – Anda memperbaikinya dan meninjaunya kembali.
Bagaimana merencanakan suatu proyek?
Pertanyaan terpenting adalah bagaimana Anda merencanakan suatu proyek?
Anda tahu esensinya, tetapi Anda tidak tahu bagaimana melakukannya. Jika Anda berencana untuk melakukannya dengan perangkat lunak manajemen proyek, maka perencanaan akan mudah bagi Anda, tetapi jika Anda melakukannya secara manual, Anda memiliki kontrol dan fleksibilitas yang lebih besar tentang bagaimana Anda merencanakannya.
Jika Anda memilih cara manual maka berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda ikuti
- Mendefinisikan kebutuhan
Anda tidak dapat merencanakan apa pun tanpa mengetahui apa yang Anda inginkan. Miliki visi yang jelas. Diskusikan dengan pejabat dan klien – karena ini akan menjadi salah satu poin penting dari rencana Anda.
- Mengatur informasi
Dapatkan semua yang relevan dengan proyek Anda. Tidak peduli apakah itu detail kecil atau besar, dapatkan semuanya.
- Tentukan tugas
Berdasarkan informasi yang dikumpulkan dan kebutuhan yang ditentukan; menentukan apa yang harus dilakukan. Jangan khawatir mengaturnya secara berurutan; pikirkan saja semua yang akan dilakukan untuk membuat proyek berhasil.
- Tetapkan prioritas
Di sinilah Anda akan memprioritaskan tugas yang ditentukan dan kebutuhan. Di sini Anda akan menentukan apa yang terjadi setelah apa.
- Tetapkan tenggat waktu
Sekarang Anda menentukan tenggat waktu untuk proyek Anda.
- Menetapkan Milestones
Di sini Anda memecah proyek besar Anda menjadi beberapa fase. Ini membantu dalam manajemen proyek Anda yang lebih baik.
- Dapatkan tim Anda dan tugaskan pekerjaan
Setelah Anda memiliki pencapaian, Anda membingkai tim dan menugaskan pekerjaan kepada anggota tim. Berhati-hatilah di sini karena Anda harus mendapatkan hasil maksimal dari bakat anggota Anda.
- Siapkan Road-Map
Anda tahu segalanya tentang proses Anda sekarang; menentukan kapan Anda akan melakukan apa. Anda perlu menetapkan garis waktu untuk proyek Anda untuk memastikan penyelesaian yang berhasil dalam jangka waktu tertentu.
- Rencana Pemantauan dan Pengelolaan
Anda menetapkan rencana pemantauan dan pengelolaan untuk proyek Anda. Tetapkan orang yang relevan untuk pekerjaan yang memiliki keahlian dalam domain proyek.
Anda harus mengikuti langkah-langkah ini untuk perencanaan proyek yang sempurna dalam kehidupan profesional dan pribadi Anda. Sekarang di bagian selanjutnya, kita akan berbicara tentang beberapa langkah yang diperlukan untuk membuat rencana proyek bisnis Anda-
Bagaimana melakukan Perencanaan Proyek untuk Proyek Bisnis Anda
Seiring dengan langkah-langkah dasar perencanaan proyek yang telah saya jelaskan di atas, Anda juga perlu memperhatikan beberapa langkah spesifik perencanaan proyek bisnis. Mari kita pergi melalui mereka juga-
1. Kenali Pemangku Kepentingan Proyek Anda, kebutuhan mereka, dan Sasaran Proyek
Penanganan proyek Anda akan berhasil jika memenuhi persyaratan mitra atau pemangku kepentingan, ditambah lagi juga memberdayakan Anda untuk mencapai tujuan Anda. Mitra atau pemangku kepentingan proyek Anda adalah mereka yang secara langsung atau tidak langsung terpengaruh oleh hasil atau pencapaian tujuan dari penanganan proyek Anda.
Hal pertama yang pertama, Anda harus membedakan pemangku kepentingan Anda. Beberapa pemangku kepentingan Anda dapat menjadi sponsor proyek, pengguna yang menerima kiriman, konsumen keluaran proyek yang berbeda, tim proyek, dan manajer proyek.
Setelah mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek Anda, Anda harus menemukan kebutuhan dan kebutuhan mereka.
Anda dapat melakukan ini dengan melalui wawancara pemangku kepentingan. Ini akan membantu Anda menemukan prasyarat mereka yang menghasilkan keuntungan nyata. Terkadang mitra akan membahas kebutuhan yang tidak relevan dan tidak memberikan manfaat.
Kebutuhan yang membawa manfaat harus diprioritaskan pada tingkat yang lebih tinggi dibandingkan dengan kebutuhan esensial tanpa manfaat yang relevan. Pada tahap selanjutnya, Anda harus mengatur semua kebutuhan.
Nah, dari daftar kebutuhan yang relevan dan diprioritaskan, Anda harus membuat tujuan atau sasaran yang terukur. Anda dapat melakukan ini dengan menggunakan panduan, yang akan memudahkan pencapaian tujuan.
Tujuan proyek Anda harus dicatat dalam rencana proyek Anda.
Ini juga bisa bermanfaat untuk memasukkan kebutuhan dan keinginan pasangan Anda.
Setelah proses ini selesai, saatnya untuk bergerak ke langkah berikutnya-
2. Temukan Hasil Proyek Anda
Setelah Anda mengetahui pemangku kepentingan proyek Anda, kebutuhan mereka, dan karenanya, Anda telah memutuskan tujuan proyek, hal berikutnya yang harus Anda lakukan adalah mencari tahu hasil proyek Anda.
Untuk ini, Anda harus memanfaatkan tujuan proyek untuk membuat ikhtisar hal-hal yang harus disampaikan oleh proyek untuk memenuhi tujuan proyek tersebut.
Anda juga harus menentukan di mana, kapan dan bagaimana mengirimkan semua barang tersebut.
Maka Anda harus memasukkan kiriman ke rencana proyek dengan tanggal pengiriman yang diharapkan.
Sekarang, pada langkah selanjutnya dari penjadwalan proyek, Anda akan dapat melakukan estimasi tanggal pengiriman yang lebih tepat, jadi mari kita membahasnya juga-
3. Lakukan Penjadwalan Proyek yang tepat
Pada langkah ini, Anda harus membuat ikhtisar tugas/tugas yang harus dilakukan untuk setiap kiriman yang telah Anda identifikasi pada langkah 2.
Untuk tugas-tugas ini, Anda harus memutuskan ukuran upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas bersama dengan sumber daya yang sangat penting untuk penyelesaian proyek. Ini akan memungkinkan Anda mengetahui detail upaya dan sumber daya yang diperlukan untuk setiap pengiriman. Dengan demikian, Anda dapat memutuskan tanggal pengiriman yang tepat.
Sekarang, Anda dapat memperbarui penjadwalan di segmen Hasil Kerja Proyek Anda dengan tanggal pengiriman yang lebih tepat. Setelah ini, Anda dapat memilih alat penjadwalan proyek seperti Microsoft Project untuk membuat jadwal Anda.
Anda juga dapat menemukan banyak format gratis yang dapat diakses di web dan mengisi kolom yang terkait dengan kiriman, tugas, tanggal pengiriman, dan sumber daya.
Jika sponsor Anda menetapkan tenggat waktu yang tidak sesuai dengan perkiraan Anda, maka Anda dapat menegosiasikannya kembali yang akan disebut sebagai penundaan proyek atau Anda dapat menggunakan sumber daya tambahan yang disebut sebagai peningkatan biaya, atau Anda dapat mengurangi tingkat proyek yang dipahami sebagai kurang disampaikan.
4. Ketahui Rencana Pendukung Proyek Anda
Sekarang, pada langkah terakhir, Anda harus membuat rencana yang akan menjadi bagian integral dari prosedur perencanaan proyek Anda. Rencana pendukung lainnya yang perlu Anda perhatikan di sini adalah-
- a) Rencana Sumber Daya Manusia
Bedakan, dengan nama, orang-orang dan asosiasi dengan pekerjaan utama dalam tugas tersebut. Untuk setiap individu yang terlibat, Anda perlu menggambarkan peran dan tugas mereka dalam tugas tersebut.
Anda juga harus menentukan jumlah dan jenis orang yang diharapkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Perencanaan sumber daya manusia yang tepat untuk penyelesaian proyek tidak dapat dihindari untuk setiap perencanaan proyek yang sukses.
- b) Rencana Komunikasi
Perencanaan proyek harus terdiri dari rencana komunikasi yang terorganisir dengan baik untuk menginformasikan mereka yang merupakan bagian dari proses penyaluran proyek.
Rencana komunikasi juga harus berbicara tentang sarana yang harus digunakan untuk mengirim dan menerima informasi. Itu juga harus memiliki mekanisme untuk laporan status minggu demi minggu atau bulan ke bulan.
Itu juga harus berbicara tentang bagaimana kinerja tugas, pencapaian yang dicapai, dan pekerjaan yang telah Anda rancang untuk durasi berikutnya.
- c) Rencana Manajemen Risiko
Hal berikutnya yang muncul dalam proses perencanaan proyek adalah manajemen risiko.
Penting untuk mengetahui jumlah risiko yang mungkin dihadapi proyek Anda sebelum diselesaikan. Berikut adalah beberapa contoh risiko proyek reguler yang harus dipertimbangkan oleh perencanaan proyek Anda adalah-
- Perkiraan waktu dan biaya yang terlalu optimis
- Alat survei pelanggan lambat dan siklus input
- Pemotongan tak terduga dalam rencana pengeluaran
- Pekerjaan, peran, dan tanggung jawab yang ambigu
- Tidak memperoleh masukan dari pemangku kepentingan/mitra
- Tidak mengenali kebutuhan mitra atau pemangku kepentingan
- Perubahan persyaratan pemangku kepentingan atau penambahan persyaratan baru oleh pemangku kepentingan
- Kurangnya komunikasi atau komunikasi yang buruk menyebabkan kesalahpahaman
- Kurangnya komitmen dari berbagai sumber daya
Akhirnya, Anda membiarkan kami melihat beberapa alat terbaik yang akan membantu Anda dalam perencanaan proyek Anda-
Alat Perencanaan Proyek Terbaik untuk Anda
Berikut adalah beberapa alat gratis dan mudah digunakan yang dapat Anda gunakan untuk perencanaan proyek –
- Asana – Salah satu alat terbaik dan terpopuler untuk perencanaan proyek. Ini memberi Anda pengaruh untuk merencanakan proyek dalam berbagai ukuran.
- Trello –Anda menetapkan pencapaian Anda di papan dalam alat ini. Ada fitur untuk menambahkan begitu banyak lampiran ke paket Anda untuk transaksi yang lebih baik.
- Nifty –Alat ini dikenal dengan fitur kolaborasinya. Anda dapat merencanakan proyek Anda menggunakan bagan Gantt pada alat ini.
- nTask –Ini adalah salah satu alat yang sempurna untuk menghubungkan proyek Anda saat ini dengan proyek lain yang sedang berlangsung untuk pemahaman yang lebih baik tentang situasi perusahaan. Fitur penting lainnya sama pada alat ini.
Pikiran Final tentang Perencanaan Proyek!
Ini semua tentang perencanaan proyek. Anda dapat menggunakan cara-cara yang disebutkan di atas untuk merencanakan keberhasilan proyek Anda.
Alat-alat yang disebutkan di atas berguna dan mudah digunakan.
Pastikan Anda menginvestasikan waktu dan upaya Anda dalam perencanaan untuk memastikan keberhasilan proyek Anda.
Seberapa penting Anda mempertimbangkan peran perencanaan proyek untuk mengoptimalkan rasio keberhasilan dalam manajemen bisnis? Bagikan pandangan Anda dengan kami di bagian komentar.
