Istilah portofolio proyek digunakan untuk merujuk pada sekelompok proyek dan prosedur yang dipilih, disalurkan, dan dikelola oleh organisasi mana pun. Ini sengaja digunakan untuk mendorong tujuan hierarkis organisasi mana pun.
Manajemen portofolio proyek memberdayakan manajer untuk memiliki analisis dan pengawasan proyek yang lebih baik sehingga mereka dapat memiliki tab yang dekat pada penyaluran yang mahir dari berbagai proyek. Diskusi yang terlibat dalam hal ini sebagian besar tentang pengembalian dan risiko yang diantisipasi yang terkait dengan berbagai proyek dan tujuan bisnis secara umum.
Sepanjang garis ini, portofolio dikelola dengan cara mengoptimalkan tingkat pengembalian. Artikel ini akan membawa Anda jauh ke dalam dunia portofolio proyek dan membantu Anda memahami cara yang benar dalam mengelola proyek. Kami juga akan membahas beberapa alat manajemen proyek terbaik. Jadi, mari kita mulai-
Apa itu Portofolio Proyek?
Ketika sebuah agensi atau perusahaan memiliki catatan proyek yang luas dalam pelaksanaannya, mereka cenderung merujuk pada proyek serupa yang pernah mereka kerjakan di masa lalu.
Struktur yang terdokumentasi dengan baik dari setiap proyek diperlukan untuk memudahkan proses pemilihan proyek atau klien serupa yang sedang berlangsung. Portofolio proyek diperlukan agar organisasi dapat menangani dirinya sendiri dengan lebih baik dengan memberikan gambaran umum tentang semua proyek dan menentukan prioritas organisasi.’
Portofolio dapat berupa kumpulan produk, aset, investasi, atau hal lainnya. Ini membantu membangun pendekatan standar untuk menangani berbagai proyek oleh suatu organisasi.
Dengan portofolio proyek yang terdefinisi dengan baik, sebuah organisasi dapat menjadi liga di depan orang lain dalam memahami tujuan, perspektif, dan posisi mereka. Hal yang paling penting adalah memberikan strategi untuk memilih proyek yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya secara strategis.
Bagaimana Kita Membuat Portofolio Proyek?
Untuk membuat portofolio proyek, langkah pertama yang harus dilakukan adalah memotong setiap langkah dalam proyek yang dapat menimbulkan masalah, yaitu masalah yang terjadi dalam pengambilan keputusan proyek demi proyek.
Perlu dicatat bahwa diperlukan pergeseran fokus dari proyek ke portofolio proyek. Ini untuk memastikan bahwa organisasi menerapkan keterampilan, alat, dan pengetahuan untuk mengumpulkan proyek dari sumber seperti spreadsheet, sistem pengelolaan proyek, peserta proyek, manajer proyek, atau bahkan sistem akuntansi proyek.
Terus mencari tujuan organisasi Anda selama seminggu, sebulan, atau bahkan setahun.
Portofolio proyek harus mencakup rincian tentang siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana organisasi melakukannya. Itu juga harus menyebutkan tanggal awal dan akhir yang tepat.
Namun, inventaris proyek mencakup semua proyek organisasi yang diusulkan, sedang berlangsung, atau direncanakan. Adalah bijaksana bahwa sebagian besar organisasi akan menyebutkan proyek yang sedang berlangsung dan yang diusulkan dalam dokumen mereka. Setiap aspek proyek harus disebutkan- termasuk informasi yang penting untuk menemukan informasi spesifik yang diperlukan untuk penyaringan, prioritas, dan evaluasi proyek.
Semua informasi harus diperbarui secara berkala agar tetap up-to-date dengan konsistensi organisasi. Pastikan setiap manajer proyek, manajer program, dan departemen memiliki portofolio proyek terpisah yang didokumentasikan dalam format terbaru agar tidak menyesatkan siapa pun dengan data yang salah. Ini bukan keharusan mutlak untuk memasukkan setiap proyek dalam portofolio proyek.
Pastikan proyek Anda diklasifikasikan ke dalam beberapa jenis seperti ukuran, tujuan, lokasi, keterampilan yang dibutuhkan, klien, sponsor, infrastruktur, dan tahapan siklus hidup proyek. Selalu dapatkan informasi penting dari setiap proyek dengan biaya masa lalu, sekarang, dan masa depan yang direncanakan dan didaftarkan.
Apa itu Manajemen Portofolio Proyek?
Manajemen Portofolio Proyek adalah seni berurusan dengan satu atau lebih proyek organisasi yang saling terkait, tergantung, dan terhubung untuk memperoleh strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan.
Ini memberi kita pandangan spektrum luas dari semua proyek yang dikelompokkan untuk mengukur jumlah prioritas dan mengurutkan proyek untuk pengembalian investasi maksimum. Manajemen Portofolio Proyek mencakup proses, metodologi, dan teknologi yang digunakan oleh manajer proyek atau oleh kantor manajemen proyek.
Manajemen Portofolio Proyek sangat penting untuk analisis proyek sesuai dengan anggaran dan jadwal. Merupakan tugas manajer proyek untuk mempraktikkan Manajemen Portofolio Proyek (PPM) dan memberikan perhatian pada bidang minat seperti biaya dan jadwal untuk memelihara proyek.
PPM secara efektif menjembatani kesenjangan antara implementasi dan strategi. PPM penting untuk memprediksi proyek mana yang dapat menghasilkan Pengembalian Investasi yang lebih tinggi serta memprediksi risiko yang terkait. Ini membantu tim untuk bekerja lebih baik setelah mendapat informasi dengan baik.
PPM adalah cara untuk mencapai pemangku kepentingan bernilai tinggi dan memungkinkan pemangku kepentingan atau klien ini untuk menyaksikan gambaran besar, mengumpulkan umpan balik secara konsisten, dan memahami teknik pengelolaan dan mitigasi risiko. Ini adalah dokumen yang membuat tujuan, akuntabilitas, dan tata kelola perusahaan dibiarkan terbuka di hadapan pemangku kepentingan Anda, menjaga semuanya tetap transparan.
Manajemen Portofolio Proyek memainkan peran kunci dalam menyesuaikan keinginan organisasi dengan sumber daya yang tersedia. Ini menanamkan keaslian ke dalam prosedur perencanaan organisasi. PPM memberdayakan perencanaan dan alokasi sumber daya di seluruh perusahaan.
Manajemen portofolio proyek bermanfaat dalam memungkinkan organisasi untuk melihat semua aktivitas yang mencari sumber daya yang berbeda. Ketika kegiatan tersebut dicirikan, rencana pengeluaran dan sumber daya ditetapkan, dan jadwal ditetapkan.
Manajemen Portofolio Proyek & Manajemen Proyek- Perbedaannya
Manajemen proyek adalah manajemen proyek yang memiliki titik awal dan titik akhir. Tujuan proyek didefinisikan di awal untuk mencapainya. Dengan demikian, pemantauan dan perencanaan serangkaian proses untuk mencapai tujuan disebut manajemen proyek.
Sedangkan, Manajemen portofolio proyek mendaftar bagaimana semua proyek mencapai tujuan yang diinginkan dan apakah berhasil atau tidak. Ini membantu untuk memilih proyek-proyek serupa yang telah menghasilkan Pengembalian Investasi yang lebih tinggi.
Seseorang dapat menyimpulkan bahwa manajemen proyek adalah bagian dari PPM karena mengharuskan seseorang untuk memenuhi tujuan perusahaan dengan memahami dan mempelajari proyek-proyek masa lalu yang sukses.
Mari kita lihat berbagai keuntungan dari Manajemen Portofolio Proyek-
Manfaat Manajemen Portofolio Proyek
- Tingkat keberhasilan yang dioptimalkan dalam pengiriman proyek
- Pengambilan keputusan yang berorientasi pada hasil
- Ketangkasan untuk mengatur dan memprioritaskan proyek bernilai tinggi
- Kemampuan dan perencanaan yang lebih baik untuk menghindari pengeluaran berlebihan
- Kemampuan untuk mengelola risiko dan tantangan secara memadai
- Penghapusan inefisiensi yang efektif
Hal berikutnya yang harus Anda ketahui saat memahami PPM adalah istilah berbeda yang terkait dengan proses, jadi mari kita bahas-
Istilah Kunci yang terkait dengan Manajemen Portofolio Proyek
- Manajemen Portofolio
Ini berkaitan dengan pengendalian portofolio proyek untuk memastikan mereka sejalan dengan tujuan dan sasaran utama bisnis secara umum.
- Manajemen Proyek
Membuat rencana, melaksanakan, mengamati, dan memberikan laporan tentang suatu proyek, sepanjang jalan, menggabungkan pengendalian biaya, ruang lingkup, dan jadwal adalah manajemen proyek.
- Kantor Manajemen Proyek (PMO)
Kelompok di dalam organisasi yang dipercayakan untuk menjaga norma manajemen proyek di dalam organisasi tersebut adalah PMO.
- Manajer Portofolio
Seseorang yang bertanggung jawab untuk mengelola portofolio proyek atau portofolio portofolio dipahami sebagai manajer portofolio.
- Manajer Program
Seorang individu yang bertanggung jawab untuk mengelola program adalah manajer program.
- Manajer Proyek
Individu yang dipercaya untuk mengelola satu proyek dan kelompok proyek melalui semua tahapan proyek – perencanaan, pelaksanaan, pengamatan, dan kesimpulan adalah manajer proyek.
- Ubah Manajemen Kontrol
Proses untuk membedakan dan bereaksi secara efektif terhadap perubahan dalam proyek atau portofolio kami pahami sebagai Change Control Management.
- Pelaporan Portofolio
Membuat grafik, bagan, dan dokumentasi pelaporan lainnya untuk menyampaikan kemajuan dan pengukuran portofolio lainnya.
- Manajemen Risiko
Proses mengidentifikasi dan menyelesaikan risiko sebelum terjadi atau mengelola risiko setelah terjadi dipahami sebagai manajemen risiko.
- Manajemen Sumber Daya
Proses penunjukan sumber daya untuk siklus hidup portofolio adalah manajemen sumber daya.
- Manajemen Pipa
Membuat pilihan untuk menilai dan memilih proyek mana yang akan dibiayai yang sejalan dengan strategi organisasi.
- Manajemen Keuangan
Memahami risiko unik dari setiap proyek dan memanfaatkan informasi ini untuk menentukan pilihan atas keseluruhan portofolio adalah manajemen keuangan.
Lima Proses Manajemen Portofolio Proyek
Ada langkah-langkah untuk Manajemen Portofolio Proyek yang tepat yang membutuhkan keseimbangan sempurna antara anggaran, risiko, keterampilan, waktu, dan cara lain untuk melaksanakan proyek dalam portofolio secara efisien dengan biaya lebih rendah tanpa kehilangan kualitas. Ini dimungkinkan jika lima langkah atau proses dilalui-
1. Ubah Manajemen Kontrol
Ini membantu mengenali dan memprioritaskan perubahan permintaan seperti perubahan operasi, peraturan, permintaan di masa mendatang berdasarkan permintaan dan anggaran.
2. Manajemen Risiko
Ini membantu Anda mengidentifikasi semua risiko yang akan datang dalam suatu proyek dalam portofolio sehingga Anda dapat membuat rencana tingkat darurat yang berbeda untuk merespons berbagai jenis ketidakpastian.
3. Manajemen Keuangan
Semua keuangan untuk proyek dalam portofolio diperiksa untuk memahami jenis anggaran yang akan dibutuhkan untuk proyek yang diusulkan. Ini membantu organisasi untuk memahami strategi, tujuan, dan sasarannya.
4. Manajemen Pipa
Ini membantu organisasi mengumpulkan proposal proyek dalam satu alur untuk memutuskan proyek mana yang akan mereka laksanakan dan bagaimana proyek yang mereka pilih dapat bermanfaat bagi organisasi mereka. Mereka memiliki portofolio yang lebih baik dan memenuhi tujuan dan sasaran organisasi.
5. Manajemen Sumber Daya
Jika seseorang secara efisien dan efektif menggunakan sumber daya, peralatan serta orang-orang dari suatu organisasi, itu dapat menghasilkan hasil proyek yang lebih baik.
Siapa yang Membutuhkan Manajemen Portofolio Proyek?
Sebuah organisasi, industri, atau agensi dapat mengambil manfaat dari Manajemen Portofolio Proyek untuk mengumpulkan perspektif yang lebih baik tentang keterampilan pengambilan keputusan agensi, manajemen risiko, dan pilihan proyek untuk menghasilkan Pengembalian Investasi yang tinggi.
Dengan strategi Manajemen Portofolio Proyek yang tepat, seseorang dapat mencapai tujuan dan sasaran lembaga. Tanpa pendekatan manajemen multi proyek, sebuah organisasi akan cenderung menolak mengerjakan beberapa proyek secara bersamaan dan kehilangan klien potensial.
Mengadopsi manajemen portofolio Proyek membantu agensi membuat keputusan yang tepat karena fokusnya adalah pada tujuan agensi, upaya untuk membawa perubahan, dan membuat jadwal yang tepat, menghasilkan Pengembalian Investasi yang lebih tinggi, dan melihat gambaran besar masa depan.
Sekarang, di segmen terakhir, mari kita lihat beberapa alat terbaik yang dapat membantu Anda dalam mengelola portofolio proyek-
Alat Manajemen Portofolio Proyek Terbaik
Alat yang berbeda dapat membantu dalam manajemen portofolio proyek, jadi mari kita lihat ini segera-
1) Grafik Gantt Online
Bagan Gantt Online dari ProjectManager.com memungkinkan Anda untuk mengatur dan menautkan proyek di seluruh portofolio Anda dan mengawasi perkembangannya. Itu dapat menampung ribuan tugas bersama dengan data dari Excel, plus itu memungkinkan Anda mengintegrasikan Proyek MS di sistem Anda.
2) Manajemen Sumber Daya
Ini sangat berguna dalam membantu penyesuaian sumber daya atas portofolio proyek. Melalui ini, beban kerja dapat dilacak dengan menggunakan lembar waktu dan fasilitas alokasi sumber daya. Anda juga dapat menyesuaikannya sesuai kebutuhan Anda, daun yang berbeda, dll.
3) Dasbor Waktu Nyata
Dasbor waktu-nyata dari ProjectManager.com memungkinkan Anda menikmati manajemen seketika dan penyampaian progres portofolio. Ini memungkinkan pengguna mengumpulkan proyek dan metrik portofolio dalam sepersekian detik.
4) Laporan
Ini memungkinkan pengguna untuk menghasilkan laporan dengan satu centang, terlepas dari apakah itu informasi yang direkam atau laporan khusus. Laporan ini terkomputerisasi, dan Anda bisa mendapatkan laporan status, beban kerja, timesheets, fluktuasi proyek, masalah, dan biaya, dll.
5) Kelompok Proyek
Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat membuat grup proyek untuk setiap portofolio atau portofolio di dalam portofolio. Dengan membuat grup, ini memungkinkan mereka memiliki dasbor real-time unik, bagan Gantt online, dan laporan.
Pikiran Akhir!
Pada catatan penutup, kami harap Anda memahami apa itu portofolio proyek dan bagaimana manajemen portofolio proyek dapat memungkinkan manajer proyek untuk mengoptimalkan output mereka.
Kami juga berharap alat yang dibagikan di sini akan meringankan tugas Anda dalam mengelola portofolio proyek.
Jika ada keraguan, jangan ragu untuk bertanya kepada kami di komentar.
Seberapa penting Anda mempertimbangkan portofolio proyek dalam manajemen bisnis untuk suatu organisasi?
