Perubahan Terencana: Definisi, Teori, Efek dan Langkah

Perubahan Terencana: Definisi, Teori, Efek dan Langkah

Perubahan terencana didefinisikan sebagai proses mempersiapkan seluruh organisasi atau setidaknya sebagian besar darinya untuk tujuan baru atau arah baru. Arahnya dapat berupa budaya, struktur internal, metrik dan catatan, proses, atau aspek lain yang relevan dan terkait.

Penjelasan

Perubahan itu konstan, dan perusahaan terbaik merangkul perubahan. Tidak setiap perubahan dapat direncanakan. Terkadang organisasi menghadapi situasi tertentu di mana mereka harus beradaptasi dengan perubahan secara instan.

Penting untuk dicatat bahwa merencanakan perubahan dan merencanakan inovasi bukanlah hal yang sama. Inovasi adalah proses transformatif yang membutuhkan perubahan signifikan.

Teori perubahan terencana

Ada tiga perubahan organisasi yang signifikan atau teori perubahan terencana yang digunakan untuk membantu anggota organisasi mengelola perubahan.

1. Model perubahan Lewin

Model Lewin adalah dasar untuk memahami perubahan organisasi. Ini dikembangkan oleh Kurth Lewin dan memiliki tiga langkah di dalamnya.

Model perubahan Lewin menyarankan peningkatan faktor-faktor yang mendorong perubahan dalam organisasi dan mengurangi kekuatan atau faktor-faktor yang mendorong untuk mempertahankan keadaan yang ada dalam organisasi. Hal ini menghasilkan berkurangnya ketegangan dan juga berkurangnya resistensi terhadap perubahan.

Ada tiga langkah utama dalam model ini yaitu sebagai berikut:

  1. Pencairan

Seperti namanya, langkah ini melibatkan pengurangan faktor-faktor yang mempertahankan perilaku organisasi yang ada pada level saat ini. Inilah mengapa dinamakan unfreezing karena keadaan yang ada dicairkan di sini.

Pencairan terkadang dilakukan dengan penyebab diskonfirmasi psikologis.

  1. Bergerak

Dalam perpindahan, terjadi perpindahan perilaku organisasi yang ada, individu atau departemen, ke level yang berbeda.

Ini juga melibatkan campur tangan dalam sistem saat ini untuk mengembangkan sikap dan nilai baru dan perubahan yang relevan dalam organisasi.

  1. Pembekuan ulang

Pada langkah ini terjadi stabilisasi keseimbangan organisasi. Mekanisme dan prosedur pendukung digunakan untuk mencapai refreezing, yang memaksa keadaan organisasi baru.

Ini adalah gaya yang secara bertahap menjadi gaya reguler, dan siklus berlanjut.

2. Model Penelitian Tindakan

Perubahan terencana adalah sebuah siklus, dan model penelitian tindakan berfokus pada perubahan terencana sebagai siklusnya. Penelitian utama tentang organisasi memberikan informasi untuk memandu tindakan lebih lanjut. Hasilnya dinilai untuk memberikan informasi untuk memandu tindakan lebih lanjut.

Penelitian tindakan memiliki tujuan untuk membantu perusahaan dalam mengimplementasikan perubahan yang direncanakan. Selain itu, juga bertujuan untuk mengembangkan pengetahuan umum yang diperoleh dari penerapan perubahan yang direncanakan sehingga dapat diterapkan di perusahaan lain juga.

Penelitian tindakan dikembangkan untuk memiliki dua fokus pada perubahan dan penciptaan pengetahuan; itu telah diubah dan diadopsi untuk upaya di mana penekanan utama adalah pada perubahan terencana.

3. Pendekatan kontemporer untuk berubah

Pendekatan kontemporer untuk perubahan diadopsi dari model penelitian tindakan. Walaupun terdapat perbedaan bahwa keterlibatan anggota relatif tinggi dalam proses perubahan.

Ini terdiri dari pembelajaran bagi anggota organisasi tentang perusahaan mereka dan bagaimana mereka harus mengubahnya untuk menerapkan perubahan yang direncanakan.

Langkah-langkah dalam perubahan terencana

Setelah sebuah organisasi berkomitmen untuk perubahan terencana, itu harus membuat pendekatan yang logis dan bertahap untuk mencapai tujuan tersebut.

  1. Identifikasi kebutuhan

Kebutuhan akan pengakuan terjadi pada tingkat organisasi yang lebih tinggi, yang melibatkan manajemen senior. Merekalah yang menyadari bahwa ada kebutuhan untuk berubah.

Perubahan mungkin diperlukan karena kekuatan eksternal atau internal, dan manajemen senior menentukannya.

  1. Kembangkan tujuan perubahan

Tujuan perubahan itu perlu ditentukan sebelum dimulainya perubahan yang direncanakan. Evaluasi baik ancaman maupun peluang harus dilakukan, dan perubahan yang diperlukan dalam istilah khusus harus ditentukan seperti perubahan yang diperlukan untuk produk, budaya, dll.

Tujuan khusus harus dirancang untuk mereka.

  1. Ganti agen

Agen perubahan, seperti namanya, adalah orang yang mendorong perubahan dalam organisasi. Dia mungkin internal atau eksternal. Agen perubahan harus menyadari hal-hal yang membutuhkan perubahan, baik itu produk, budaya, atau hal-hal lain dalam organisasi.

Ia diharapkan terbuka terhadap saran dan ide serta harus mendukung pelaksanaan saran tersebut dalam praktik sehari-hari.

  1. Analisis situasi saat ini

Pada langkah ini dilakukan analisis terhadap situasi yang ada. Agen perubahan, yang dipilih, mengumpulkan data tentang situasi organisasi saat ini. Pendataan ini tujuannya hanya satu, yaitu untuk membantu persiapan karyawan yang ada.

Untuk mendorong karyawan mengadopsi perubahan, umpan balik negatif dari situasi yang ada harus diberikan kepada mereka. Ini akan memotivasi mereka untuk menghindari situasi yang ada dan mengadopsi perubahan baru, yang direncanakan.

  1. Pilih metode implementasi

Sekarang metode saat ini dianalisis dan dievaluasi, kemungkinan metode implementasi yang berbeda akan disajikan. Setelah semua pertanyaan diselesaikan, rencana yang dipilih dipilih untuk implementasi.

Manajer memastikan bahwa mereka memiliki motivasi diri terhadap perubahan. Mereka mengunjungi organisasi yang telah menerapkan ide-ide baru, berbicara dengan orang-orang yang memiliki pandangan dan ide yang berbeda, dan melakukan semua yang diperlukan untuk tetap termotivasi untuk perubahan karena merekalah yang akan mendorong perubahan di tim masing-masing.

  1. Mengembangkan rencana

Seperti namanya, pada langkah ini dilakukan perencanaan. Spesifik rencana seperti apa, di mana, dan bagaimana ditentukan dalam langkah ini, dan rencana tersebut diharapkan bertindak seperti peta GPS yang memberikan arahan bagi organisasi.

Jika ada peristiwa atau aktivitas yang akan mendorong perubahan, maka peristiwa tersebut harus diatur waktunya untuk mengintegrasikan proses perubahan. Tanggung jawab berdasarkan departemen atau orang didelegasikan untuk mencapai tujuan masing-masing.

  1. Pelaksanaan rencana yang dipilih

Mungkin ada beberapa rencana dalam proses, beberapa di antaranya mungkin ditolak dan salah satunya akan dipilih. Setelah semua pertanyaan dijawab, rencana tersebut diberlakukan. Masalah sehari-hari yang dihadapi karyawan selama implementasi perubahan dapat melemahkan semangat perubahan.

Merupakan tanggung jawab para manajer untuk mempertahankan semangat perubahan dengan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan kepada karyawan mereka.

Mereka juga dapat meminta karyawan untuk mengembangkan keterampilan baru, dan menegaskan kembali perubahan tersebut dengan memiliki sistem pendukung yang kuat bagi karyawan yang mendorong perubahan dalam tim atau diri mereka sendiri.

  1. Tindak lanjut dan evaluasi

Sasaran yang ditetapkan sebelum dimulainya proses perubahan dibandingkan dengan hasil yang diperoleh dan perubahan jika ada, dilakukan dalam proses implementasi untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.

Jika perlu, tindak lanjut harus dilakukan untuk menentukan penyelesaian karena hasil positif diharapkan dengan menerapkan perubahan yang direncanakan.

Efek pada berbagai tahapan perubahan

Organisasi membutuhkan pemimpin perubahan untuk mendorong perubahan, dan mereka dapat mempekerjakan pemimpin perubahan eksternal dan internal untuk keahlian dan spesialisasi mereka. Keduanya memiliki kemampuan dan pengaruh yang unik dalam proses perubahan.

Berikut ini adalah efek pada tahapan perubahan yang berbeda:

  1. Tahap masuk

Pemimpin perubahan internal memiliki keuntungan dalam memasuki tahap karena mereka memiliki akses ke klien. Ini berarti mereka tidak perlu menghabiskan waktu membangun hubungan dengan klien yang sudah ada.

Mereka juga memahami tujuan organisasi dan masalah yang terkait dan memiliki akses langsung ke informasi langsung perusahaan, yang lebih menghemat waktu mereka.

Ini membantu mereka berfungsi dengan lancar dengan meningkatkan efisiensi. Di sisi lain, pemimpin perubahan eksternal perlu menghabiskan lebih banyak waktu untuk mendapatkan informasi dan data tentang perusahaan, yang menunda pekerjaan mereka dibandingkan dengan pemimpin perubahan internal.

  1. Tahap kontrak

Pemimpin perubahan internal akan memiliki lebih sedikit hal yang perlu dikhawatirkan karena mereka sudah berada di dalam organisasi. Hal-hal seperti kontrak internal dan pengeluaran yang besar akan menghilangkan kekhawatiran mereka pada hal-hal seperti itu.

Di sisi lain, pemimpin perubahan eksternal tidak mendapatkannya begitu mudah. Mereka akan memiliki kontrak formal dan dapat memutuskan apakah spesialisasi dan keterampilan mereka sesuai dengan tujuan organisasi yang menyetujui penugasan tersebut.

  1. Tahap diagnosis

Pada tahap ketiga ini, pemimpin perubahan internal sudah memiliki tingkat kepercayaan dasar dengan sebagian besar orang dalam organisasi, tetapi pemimpin perubahan eksternal harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk membangun hubungan baik.

Di sisi lain, pemimpin perubahan eksternal memiliki status tinggi dibandingkan dengan rekan internal mereka. Ini membantu mereka menyelidiki masalah yang lebih mendesak dan memberikan penilaian mereka secara lebih objektif kepada senior perusahaan.

  1. Tahap intervensi

Untuk memastikan kesuksesan, baik pemimpin perubahan internal maupun eksternal, harus bergantung pada informasi yang valid untuk mengambil keputusan. Pada tahap ini, dibandingkan dengan external change leader, internal counterpart akan lebih berhati-hati karena memiliki ikatan yang lebih kuat dengan perusahaan.

Seseorang dengan otoritas atau kekuasaan yang lebih tinggi akan dapat mempengaruhi keputusan yang diambil. Tetap saja, orang yang sama tidak akan memiliki otoritas yang sama atas pemimpin perubahan eksternal karena dia tidak terkait dengan organisasi.

  1. Tahap evaluasi

Pemimpin perubahan internal hadir untuk perubahan seperti yang diterapkan dalam organisasi. Ini akan memungkinkan para pemimpin internal untuk melakukan sedikit modifikasi saat perubahan berlangsung.

Di sisi lain, pemimpin perubahan eksternal tidak hadir untuk melihat hasil jangka panjang. Ini karena mereka tidak tersedia di organisasi dan bukan karyawan internal untuk melihat hasil jangka panjang.

Kesimpulan

Perubahan terencana diperlukan untuk setiap organisasi, dan implementasinya harus dilakukan secara metodis. Jumlah langkah dalam perubahan terencana dapat bervariasi tergantung pada organisasi dan jenis industri, tetapi organisasi harus siap menghadapi perubahan tersebut.

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *