Sebagian besar dari kita bermimpi memiliki orang yang bekerja untuk kita dan memberi perintah kepada mereka dan mengendalikan pekerjaan mereka. Tetapi ketika itu terjadi, barulah kami menyadari bahwa itu tidak semenarik yang kami harapkan, ketika Anda mencapai posisi terhormat dalam pekerjaan Anda dan memiliki tim karyawan yang bekerja untuk Anda.
Pada saat itu, Anda mungkin berpikir bahwa Anda telah mencapai tujuan Anda, dan Anda dapat bersantai dengan menyerahkan pekerjaan Anda kepada mereka yang bekerja untuk Anda. Tetapi jika Anda merasa seperti ini, izinkan saya memberi tahu Anda, teman saya, bahwa Anda salah. Ketika Anda mencapai posisi teratas dan membuat tim karyawan bekerja untuk Anda, maka tanggung jawab pekerjaan Anda semakin meningkat.
Sekarang Anda tidak hanya bertanggung jawab atas jalur karier dan tanggung jawab pekerjaan Anda, tetapi Anda juga bertanggung jawab untuk memajukan karier karyawan yang bekerja untuk Anda. Karyawan ini akan langsung melapor kepada Anda, dan Anda diperlukan untuk mengelola pekerjaan mereka, menugaskan pekerjaan kepada mereka, dan juga memeriksa kinerja mereka di tempat kerja. Selain itu, sering kali, Anda akan diminta untuk melatih dan menasihati mereka agar tetap termotivasi.
Oleh karena itu, Anda harus mempelajari apa itu laporan langsung dan tanggung jawab apa yang akan Anda dapatkan dengan mendapatkan laporan langsung.
Baca artikel ini untuk mempelajari tentang bawahan langsung.
Definisi
Bawahan langsung dapat didefinisikan sebagai karyawan yang bekerja langsung di bawah orang lain dalam suatu organisasi. Seseorang yang memiliki bawahan langsung bertanggung jawab untuk menugaskan pekerjaan kepada mereka serta kinerja mereka di tempat kerja.
Apa itu Laporan Langsung?
Seseorang yang bekerja pada posisi tinggi yang terhormat membuat beberapa karyawan bekerja untuk mereka, dan dia bertanggung jawab untuk menugaskan pekerjaan kepada mereka dan memantau kinerja mereka. Seorang karyawan yang berada langsung di bawah karyawan lain dalam suatu organisasi disebut laporan langsung.
Laporan langsung juga dapat disebut sebagai supervisi atau bawahan. Tetapi bawahan langsung berbeda dengan bawahan lain yang bekerja pada posisi lebih rendah dari posisi Anda karena bawahan langsung bekerja langsung di bawah orang yang mengelola pekerjaannya.
Bersamaan dengan tanggung jawab pekerjaan lainnya, merupakan salah satu tanggung jawab pekerjaan utama Anda untuk menugaskan pekerjaan ke bawahan langsung Anda, mengelola dan mengukur kinerja mereka pada tugas tersebut, dan memberikan dukungan kepada mereka saat mereka membutuhkannya.
Ada perbedaan yang signifikan antara laporan langsung dan laporan tidak langsung. Bawahan langsung akan bekerja langsung di bawah Anda dan akan menerima perintah dari Anda dan melapor langsung kepada Anda. Di sisi lain, bawahan tidak langsung juga merupakan bawahan Anda tetapi bekerja langsung di bawah bawahan langsung Anda dan menerima perintah dari mereka, atau bawahan tidak langsung kepada Anda dapat menjadi bawahan langsung dari orang lain yang bekerja untuk orang lain pada tingkat yang sama dengan Anda. dalam organisasi.
Untuk memahami konsep bawahan langsung, ingatlah bahwa Anda adalah bos dari bawahan langsung Anda. Anda memberi perintah kepada mereka, memberikan instruksi kepada mereka tentang cara melakukan tugas tertentu, menganalisis kinerja pekerjaan mereka, dan menjadi pemandu mereka dari waktu ke waktu.
Siapa yang biasanya mendapat laporan?
Tidak setiap organisasi memiliki bawahan langsung. Organisasi dalam berbagai ukuran, baik kecil maupun besar, dapat memiliki karyawan langsung hanya jika sesuai dengan struktur organisasi. Terutama organisasi yang memiliki banyak departemen dan banyak karyawan bekerja di bawah satu atap. Dalam organisasi seperti itu, menjadi sulit bagi satu orang untuk mengelola pekerjaan semua karyawan; oleh karena itu, setiap karyawan pada posisi yang lebih tinggi diberi tanggung jawab untuk mengelola karyawan yang bekerja langsung di bawahnya.
Dengan cara ini, menjadi mudah untuk mengelola semua karyawan dan memantau kinerja mereka.
Bagaimana Manajer Organisasi Memanfaatkan
Laporan langsung cocok dengan baik dalam organisasi yang mengikuti semacam hierarki dalam organisasi. Itu tidak tergantung pada ukuran organisasi tetapi bergantung pada struktur organisasi. Jika sebuah organisasi mengikuti struktur tradisional. Dalam organisasi seperti itu, tanggung jawab pekerjaan dibagi di antara karyawan yang berbeda dalam bentuk berbagai departemen, dan setiap karyawan diberi tanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan departemen tersebut.
Dengan cara ini, garis wewenang dibuat dalam organisasi, dan setiap karyawan akan memiliki tanggung jawab dan wewenang kerja yang berbeda berdasarkan posisi mereka dalam garis wewenang dalam organisasi.
Mari kita ambil contoh organisasi ritel, dalam organisasi ritel, garis kewenangannya adalah sebagai berikut:
- Pemilik
- Manajer toko
- Pramuniaga
Pemilik bisnis ritel memegang peran tertinggi dalam bisnis ritel, dan manajer toko yang bekerja di cabang toko yang berbeda dari bisnis ritel adalah bawahan langsung kepadanya. Sebaliknya, wiraniaga yang bekerja di toko merupakan bawahan langsung dari manajer toko di toko ritel tersebut. Itu berarti manajer toko dari semua toko akan melapor kepada pemilik dan menerima instruksi darinya dan tenaga penjualan dari setiap toko akan melapor langsung kepada manajer toko ritel dan mengikuti instruksi yang diberikan olehnya.
Ini adalah contoh organisasi dengan hierarki tunggal. Ada beberapa organisasi besar yang memiliki beberapa garis otoritas paralel. Di beberapa organisasi, ada beberapa departemen. Orang-orang yang bekerja di setiap departemen akan menjadi bawahan langsung dari kepala masing-masing departemen, sedangkan kepala departemen akan menjadi bawahan langsung dari CEO perusahaan.
Jenis organisasi apa yang tidak menggunakannya
Ada beberapa organisasi yang tidak menggunakan bawahan langsung, dan saat ini jumlah organisasi semacam itu semakin meningkat. Organisasi ini disebut sebagai organisasi datar atau organisasi horizontal. Organisasi ini jauh dari organisasi tradisional.
Organisasi ini disebut sebagai organisasi datar karena tidak ada jabatan atau manajer dalam organisasi ini. Semua karyawan diperlakukan sama. Oleh karena itu, organisasi ini disebut juga organisasi swakelola karena setiap pegawai organisasi bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaannya.
Struktur organisasi datar bekerja dengan baik untuk organisasi yang membutuhkan kreativitas untuk melakukan pekerjaannya. Ambil contoh perusahaan yang mengembangkan video game atau permainan komputer. Dalam organisasi seperti itu, setiap karyawan memiliki kebebasan untuk melihat proyek apa pun yang sedang berjalan di organisasi tersebut, dan mereka juga memiliki kebebasan untuk memulai proyek mereka. Kreativitas berkembang dalam organisasi semacam itu. Semua informasi tersedia secara terbuka untuk semua karyawan, dan semua memiliki hak yang sama untuk menggunakan informasi tersebut untuk inovasi.
Banyak perusahaan beralih ke struktur organisasi datar dari struktur organisasi tradisional karena mereka percaya bahwa sebagian besar waktu karyawan terbuang sia-sia untuk menyiapkan laporan dan mengerjakan dokumen lainnya, daripada menggunakan jam kerja mereka untuk melakukan sesuatu yang kreatif yang membantu kemajuan organisasi. .
Cara Terbaik untuk Mengelola
Mengelola laporan langsung bukanlah tugas yang mudah, dan menyelesaikan pekerjaan dari mereka membutuhkan keterampilan dan kesabaran. Banyak orang pandai dalam melakukan pekerjaannya, tetapi ketika harus mengelola karyawan lain, mereka tidak dapat melakukannya secara efisien karena kurangnya pengalaman atau kurangnya pengetahuan tentang metode untuk mengelola bawahan langsung.
Di bagian ini, Anda akan mempelajari tentang apa yang harus Anda lakukan untuk mengelola bawahan langsung dengan sebaik- baiknya .
1. Melakukan pertemuan bisnis secara rutin
Untuk membangun hubungan kerja yang sehat dengan laporan Anda, Anda harus membuat laporan Anda percaya bahwa Anda sangat menghargai hubungan mereka dengan proyek. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan melakukan pertemuan tatap muka setiap hari dengan mereka dan memberi tahu mereka tentang kemajuan proyek.
Pertemuan tatap muka cukup efektif daripada hanya berkomunikasi melalui email. Karyawan Anda akan lebih terhubung dengan Anda, dan Anda juga dapat menganalisis status pikiran mereka dengan berinteraksi dengan mereka secara teratur dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memperbaikinya.
Selain itu, pertemuan tatap muka memberi kesan bahwa Anda menghargai partisipasi mereka dalam proyek tersebut. Dengan melakukan ini, Anda membuat semua orang, apakah mereka karyawan atau klien Anda memiliki pemahaman yang sama tentang kemajuan proyek.
2. Pelajari lebih lanjut tentang ini/h3>
Cara terbaik untuk membuat laporan bahagia adalah dengan benar-benar tertarik pada keinginan dan kebutuhan mereka. Anda dapat memanfaatkan pertemuan tatap muka untuk tidak bertanya kepada mereka tentang kemajuan di tempat kerja tetapi juga dapat mengajukan pertanyaan seperti apa yang mereka inginkan dari karir mereka.
Ini tidak hanya akan membuat bawahan langsung Anda senang dan membuat mereka merasa bahwa Anda peduli terhadap mereka. Tapi itu juga akan memberi Anda kesadaran tentang apa yang diharapkan oleh bawahan langsung Anda dan apa yang ingin mereka lakukan dalam karier mereka.
Berdasarkan informasi ini, ciptakan peluang bagi mereka sehingga selain melakukan pekerjaan, mereka juga dapat maju ke arah karir impian mereka. Dengan cara ini, Anda akan memotivasi mereka untuk melakukan 100% saat mereka bekerja untuk Anda.
3. Memiliki komunikasi terbuka dengan manajer dan eksekutif
Komunikasi terbuka meningkatkan kualitas setiap hubungan; itu adalah hubungan dengan pasangan Anda atau dengan bawahan langsung Anda. Pasti ada beberapa hal yang mengganggu bawahan langsung Anda, atau mereka pasti memiliki masalah dan kekhawatiran yang ingin mereka bicarakan. Menjadi bos mereka, adalah tanggung jawab Anda untuk mendengarkan apa yang mereka katakan dan memberikan solusi yang tepat untuk mereka.
Namun, tidak mungkin Anda memberikan solusi untuk setiap masalah dan tidak ada yang mengharapkannya dari Anda. Terkadang, hanya mendengarkan isu laporan Anda saja sudah cukup, karena mereka akan berpikir bahwa Anda peduli dengan perasaan mereka. Ini akan membantu meningkatkan moral bawahan langsung Anda dan membuat mereka bersemangat untuk melakukan pekerjaan mereka.
4. Beri mereka umpan balik terbaik:
Orang menghargai umpan balik yang jujur, dan hal yang sama berlaku untuk bawahan langsung Anda. Memberikan umpan balik yang jujur membuat bawahan langsung Anda menyadari betapa pentingnya kontribusi mereka untuk bekerja bagi Anda dan dengan cara ini, mereka akan merasa termotivasi dan berusaha untuk mengerjakan hal-hal yang kurang mereka miliki.
Selain itu, mendapatkan umpan balik yang jujur akan meningkatkan moral mereka, dan mereka akan merasa diperlakukan dengan adil. Akibatnya, tingkat perputaran akan menurun di organisasi Anda karena karyawan Anda tidak akan memiliki alasan untuk meninggalkan pekerjaannya.
5. Berikan garis besar yang jelas tentang apa yang Anda inginkan dari mereka:
Jika Anda ingin bawahan langsung Anda bekerja secara efisien dan sesuai harapan Anda, maka Anda bertanggung jawab untuk memberi mereka garis besar yang jelas tentang apa yang Anda harapkan dari mereka. Misalnya, sangat alami bagi Anda untuk bekerja untuk klien yang memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang mereka harapkan dari Anda daripada klien yang bingung tentang apa yang dia inginkan.
Bawahan langsung Anda mengharapkan garis besar yang jelas seperti yang Anda harapkan dari klien Anda. Oleh karena itu, beri mereka arahan yang jelas tentang apa yang Anda harapkan dari mereka dalam seminggu atau apa atau harapkan dari mereka di pertemuan berikutnya.
Jangan berharap bawahan langsung Anda mengetahui apa yang Anda ingin mereka lakukan. Sebaliknya, jelaskan dan berikan pedoman yang jelas tentang pekerjaan yang harus dilakukan dalam setiap pertemuan tatap muka.
6. Menjaga agar tetap informatif:
Kesalahan paling umum yang dilakukan sebagian besar manajer adalah mereka tidak membagikan semua informasi tentang proyek yang mereka kerjakan dengan bawahan langsung mereka. Sebagai seorang manajer, Anda berhak mengetahui tentang informasi yang mungkin tidak terkait dengan proyek yang sedang Anda kerjakan.
Misalnya, perusahaan Anda berencana melakukan perampingan organisasi. Jika Anda mengetahui informasi tersebut, maka Anda bertanggung jawab untuk membagikan informasi tersebut kepada karyawan Anda.
Namun, itu tidak berarti Anda diharuskan untuk membagikan detail setiap menit dengan karyawan Anda. Pelajari cara memfilter informasi yang tidak relevan dengan karyawan Anda dan bagikan hanya informasi yang mungkin memengaruhi mereka atau pekerjaan mereka.
Wewenang
Memiliki orang yang bekerja bukan berarti Anda bisa santai, tetapi itu berarti tanggung jawab Anda akan meningkat seiring dengan bertambahnya bawahan langsung. Kini Anda tidak hanya dituntut untuk peduli dengan performa kerja Anda, tetapi juga performa kerja bawahan langsung Anda.
Di bagian ini, Anda akan belajar tentang tanggung jawab yang ada di pundak Anda saat Anda memiliki bawahan langsung.
1. Mengawasi tugas
Tanggung jawab pertama yang datang pada Anda segera setelah Anda memiliki bawahan langsung adalah pengawasan. Anda diharuskan untuk mengawasi pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan langsung Anda karena sekarang Anda tidak hanya bertanggung jawab atas pekerjaan yang Anda hasilkan tetapi juga bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan langsung Anda.
Kinerja bawahan langsung Anda yang buruk akan berdampak langsung pada Anda. Anda tidak hanya akan menyiapkan to-do-list Anda tetapi juga akan menugaskan pekerjaan kepada karyawan Anda yang Anda ingin mereka lakukan dalam sehari.
Mengawasi tidak berarti mengkritik karyawan Anda, tetapi itu berarti memberikan dukungan kepada mereka kapan pun mereka membutuhkannya.
2. Pendampingan
Memiliki bawahan langsung menjadikan Anda seorang mentor. Jika Anda ingin sukses dalam karir Anda, maka Anda perlu memastikan bahwa karyawan Anda juga berkembang dalam pekerjaan masing-masing yang telah ditugaskan kepada mereka.
Agar bawahan langsung Anda bekerja secara efisien, Anda diharuskan untuk memberikan bimbingan kepada mereka dan memberi mereka nasihat ketika mereka membutuhkannya agar mereka dapat bekerja dengan baik.
3. Tinjauan dan evaluasi
Memiliki bawahan langsung berarti Anda bertanggung jawab untuk meninjau dan mengevaluasi pekerjaan mereka. Anda juga diminta untuk melaporkan senior Anda tentang kinerja bawahan langsung Anda, dan Anda mungkin perlu menulis laporan tinjauan dan evaluasi yang menjelaskan kinerja bawahan langsung Anda .
