Agenda rapat, seperti namanya, adalah agenda yang diikuti dalam rapat. Ini disebut sebagai pesanan hari ini yang didiskusikan oleh para peserta dalam pertemuan bisnis.
Informasi tentang agenda rapat bisnis standar harus dikomunikasikan kepada semua pemangku kepentingan yang terlibat terlebih dahulu sebelum rapat sehingga setiap orang dapat mempersiapkan dengan rajin untuk diskusi yang akan segera terjadi.
Apa yang harus dimasukkan dalam agenda?
Memiliki agenda yang sederhana memastikan kelancaran diskusi.
Agenda rapat yang efektif mencakup hal-hal berikut
- Tujuan pertemuan
- Tanggal, lokasi, dan waktu pertemuan yang dijadwalkan
- Item yang telah dipilih untuk diskusi
- Jumlah waktu yang dialokasikan untuk setiap topik
- Kemajuan pada item yang dibahas sebelumnya
- Meninjau setiap komitmen yang dibuat oleh para peserta pada pertemuan sebelumnya
Tujuan agenda
Tujuan agenda rapat adalah untuk
- Tetapkan ekspektasi tentang pertemuan tersebut dalam istilah yang jelas
- Pertemuan bisnis memiliki agenda yang menjaga tanggung jawab pada topik dan menggunakan waktu secara efektif.
- Itu tidak memungkinkan peserta untuk menyimpang dari topik
- Ini memberikan garis besar yang jelas tentang hal-hal yang akan terjadi dalam rapat dan bahkan urutan terjadinya
- Siapa yang akan memimpin setiap tugas atau diskusi
- Berapa lama waktu yang dimiliki seseorang untuk berbicara atau mengemukakan pikirannya
- Tujuan dari agenda tersebut adalah untuk membuat pendapatan seproduktif dan seefisien mungkin
Cara menulis agenda rapat yang efektif
Ambil langkah-langkah berikut untuk menulis agenda pertemuan yang efektif –
- Identifikasi tujuan pertemuan
Ada tujuan untuk setiap pertemuan karena dipanggil untuk alasan tertentu. Sangat penting untuk memperjelas tujuan dan sasaran pertemuan. Identifikasi topik dan masalah yang ingin Anda diskusikan untuk tetap fokus pada tujuan Anda.
- Minta masukan
Bicaralah dengan peserta rapat lainnya untuk mendapatkan tampilan keseluruhan. Ingat, rapat bukanlah tentang agenda Anda; karenanya menjadi keharusan bahwa semua pemangku kepentingan penting memiliki suara dalam topik yang harus diikuti.
Ini akan memberi Anda pandangan yang beragam tentang kejadian yang perlu dilakukan untuk melakukan pertemuan yang sukses. Jika Anda sedang mencari langkah-langkah menulis agenda rapat yang efektif, maka mintalah masukan dan saran dari para anggota.
Setelah Anda memiliki daftar, prioritaskan dan agar rapat bisnis dapat memenuhi kebutuhan dan persyaratan rapat
- Buat daftar pertanyaan yang ingin Anda bahas
Anda saat ini telah mengidentifikasi tujuan pertemuan Anda dan juga topik yang ingin Anda bahas. Ini adalah waktu untuk menemukan pertanyaan yang perlu ditanyakan. Jika Anda sedang mencari langkah-langkah untuk menulis agenda rapat yang efektif, buatlah daftar pertanyaan yang ingin Anda liput. Beberapa agenda sederhana untuk rapat hanya mencantumkan topik, tetapi terkadang itu tidak cukup.
Anda dapat mengklarifikasi maksud dari topik tersebut dengan menuliskan pertanyaan beserta poin-poin diskusinya. Ini menandakan bahwa Anda mencoba mengumpulkan informasi dan mengundang para peserta untuk berdiskusi sehingga mereka juga dapat memberikan masukan mereka dalam masalah tersebut.
- Identifikasi tujuan dari setiap tugas
Semua tugas yang berkaitan dengan pertemuan formal harus memiliki tujuan. Buat daftar pertanyaan yang ingin Anda bahas untuk mengidentifikasi tujuan dari setiap tugas. Berbagi informasi, mencari masukan, dan membuat keputusan yang layak sangat penting karena memberikan arahan pada rapat
- Perkirakan waktu untuk setiap topik
Pertemuan profesional harus dilakukan dengan seperangkat aturan dan peraturan yang tepat. Harus ada waktu khusus yang dapat Anda habiskan untuk suatu topik; jika tidak, diskusi akan berlangsung sepanjang hari, dan tidak mungkin mencapai hasil.
Akan ada beberapa topik yang didiskusikan, dan berapa banyak waktu yang dapat Anda alokasikan untuk setiap topik adalah pertanyaan penting.
Prioritaskan topik dan alokasikan waktu yang sesuai. Pastikan Anda memiliki waktu untuk membahas topik yang direncanakan dalam rapat. Jadwal waktu yang tepat membantu peserta untuk menyesuaikan komentar mereka dalam kalimat sederhana yang sesuai dengan kerangka waktu yang diberikan, merampingkan percakapan, dan mendorong diskusi cepat agar rapat tetap sesuai jadwal.
- Identifikasi individu yang akan memimpin topik
Memimpin topik diskusi adalah urusan serius dalam rapat. Jika Anda sedang mencari langkah-langkah untuk menulis agenda rapat yang efektif, maka identifikasilah individu yang akan memimpin topik tersebut.
Sebutkan dalam template agenda rapat formal agar peserta lainnya mengetahui perkembangan tersebut. Ini akan memastikan bahwa setiap orang siap untuk menangani tanggung jawabnya dengan cara yang paling efektif.
- Akhiri rapat dengan ulasan
Jika Anda sedang mencari langkah-langkah untuk menulis agenda yang efektif, sisakan waktu di bagian akhir untuk mengulas rapat. Biarkan semua orang menyerap dan memahami nuansa pertemuan. Tinjauan ini akan membantu dalam mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang diskusi dan hasil akhirnya.
Saatnya untuk mempertimbangkan apakah semuanya berjalan sesuai rencana atau beberapa perubahan diperlukan untuk pertemuan berikutnya. Kajian tersebut akan menjadi batu loncatan untuk menyusun agenda rapat yang efektif yang akan berlangsung.
Keuntungan
Keuntungan dari agenda untuk pertemuan bisnis adalah sebagai berikut-
- Salah satu keuntungan penting dari agenda rapat formal adalah memberi tahu para peserta tentang rapat dan poin-poin yang relevan sebelumnya. Ini akan memberi mereka cukup waktu untuk mempersiapkan diskusi yang sehat sehingga pertemuan itu sehat dan produktif
- Agenda pertemuan bisnis menetapkan nada yang tepat, menentukan tujuan utama dan sering dianggap sebagai alat untuk memandu diskusi
- Agenda memberikan struktur yang pasti pada rapat dan membantu setiap orang untuk tetap berpegang pada topik. Itu mengurangi percakapan sampingan sehingga peserta dapat mempertahankan fokus pada hal-hal yang relevan dan penting
- Agenda membantu menjaga pertemuan sesuai jadwal jika tidak, tanpa waktu yang pasti diskusi akan berlanjut, dan pertemuan tidak akan pernah berakhir
- Agenda meningkatkan efisiensi dan produktivitas rapat
Kekurangan
Kerugian dari agenda formal adalah sebagai berikut-
- Itu tidak membiarkan diskusi berkembang bahkan jika topik yang didiskusikan sangat penting. Ketika Anda memiliki waktu yang tetap, pemimpin akan memotong perdebatan meskipun poin lengkapnya belum dibahas
- Agenda yang ketat untuk rapat meminimalkan kesempatan untuk menjadi spontan dan kreatif, tanpanya itu hanya seperti salah satu dari ratusan jenis run-of-the-mill.
Kesimpulan
Pertemuan bisnis adalah platform penting di mana para peserta harus mendiskusikan beberapa masalah berat. Memiliki agenda rapat formal membantu setiap orang untuk fokus pada hal-hal penting dan berhenti menunda-nunda hal-hal yang tidak relevan pada saat itu.
