Cara Menulis Ringkasan Eksekutif (Panduan Lengkap)

Ringkasan eksekutif adalah dokumen pendek yang merupakan bagian integral dari proposal bisnis yang lebih signifikan. Ini adalah ikhtisar atau pengantar singkat tentang poin-poin utama dalam laporan bisnis dan ditulis sehingga para eksekutif tidak perlu membaca laporan lengkap untuk memahami tujuannya. Ini bisa untuk penggunaan internal eksekutif senior seperti CEO dan juga bisa dibuat untuk penggunaan eksternal untuk menarik bankir atau investor

Ringkasan eksekutif adalah dokumen penting karena membantu eksekutif dalam memutuskan apakah akan melanjutkan proposal bisnis atau menghentikannya. Ini mencakup pernyataan yang menampilkan analisis singkat, masalah, solusinya, target pasar, sorotan keuangan, dan kesimpulan.

Ringkasan eksekutif yang baik harus sesingkat mungkin. Orang cenderung menyimpannya di bawah dua halaman, dan jika perlu, baru dokumen tersebut dapat diperpanjang. Ingat, pembaca memiliki waktu terbatas untuk mengambil keputusan, jadi, dokumen yang ringkas dan tepat adalah tuntutan saat ini.

Apa yang harus dimasukkan dalam ringkasan eksekutif?

Ringkasan eksekutif harus mencakup poin-poin berikut-

1. Perkenalan

= Bagian pembukaan ringkasan eksekutif harus menyebutkan tujuan dokumen dan konten yang akan mengikuti. Informasi dalam pendahuluan harus mampu menarik perhatian pembaca.

2. Sebutkan model bisnis Anda

Beberapa ringkasan eksekutif seperti organisasi nirlaba tidak perlu menunjukkan model bisnisnya, tetapi bagi sebagian orang, hal itu menjadi perlu. Sebutkan jika menurut Anda relevan dan jika tidak abaikan.

3. Informasi perusahaan

Jika Anda menulis ringkasan eksekutif untuk audiens eksternal, maka perlu menyertakan nama perusahaan Anda, informasi tentang misi dan tujuan Anda, lokasi, informasi kontak, serta ukuran dan skala operasi Anda. Jika perlu, dapat memuat berita tentang investor, pendiri, dan pimpinan perusahaan.

4. Deskripsi produk dan layanan

Produk dan layanan merupakan bagian integral dari proposal bisnis, dan pembaca harus mengetahuinya terlebih dahulu. Inilah sebabnya mengapa menyertakan deskripsi singkat terkait dengan layanan atau produk yang akan ditangani oleh organisasi Anda.

5. Deskripsi target pasar

Ringkasan eksekutif harus membahas berbagai peluang di pasar untuk produk atau layanan terkait, bersama dengan deskripsi pasar sasaran jika sedang mencari cara untuk menarik investor.

Ketika pembaca laporan mengetahui audiens utama Anda, dia dapat dengan mudah memahami proposal tersebut, dan ini membantunya untuk memutuskan sesuai keinginan Anda.

6. Persaingan

Setiap entitas bisnis memiliki pesaing, dan Anda harus memberikan sesuatu yang eksklusif kepada pelanggan akhir Anda untuk bertahan di dunia yang kompetitif ini. Jelaskan bagaimana bisnis Anda akan membedakan dirinya dan kemudian berurusan dengan para pesaingnya di pasar.

7. Tinjauan keuangan

Berikan ikhtisar keuangan dalam ringkasan eksekutif dengan menulis tentang pertumbuhan tahunan dan penjualan tahun fiskal terakhir atau perkiraan penjualan untuk tahun berikutnya. Yang terbaik adalah menggunakan bagan batang yang akan memproyeksikan penjualan serta margin kotor untuk beberapa tahun ke depan.

8. Anggota tim

Investor tertarik untuk mengetahui tentang tim dalam suatu organisasi, terutama jika itu adalah perusahaan pemula. Soroti mengapa tim Anda adalah tim yang tepat untuk perusahaan Anda dan bagaimana kualifikasi dan keahlian mereka dapat menjadi berkah di masa mendatang.

Jika Anda mencoba merekrut calon anggota, berikan deskripsi singkat tentang mereka dan bagaimana hal itu akan berdampak pada bisnis Anda

9. Kebutuhan dana

Ringkasan eksekutif harus menyebutkan bagaimana bisnis Anda akan memenuhi persyaratan pendanaannya. Sebutkan perkiraan jumlah yang Anda cari di muka sehingga investor tidak perlu membaca keseluruhan laporan untuk mengetahuinya.

10. Kesuksesan awal

Beberapa ringkasan eksekutif juga memberikan laporan singkat tentang kesuksesan awal yang telah Anda capai. Entitas start-up baru yang mencari investor harus menyertakan hasil survei konsumen, angka penjualan awal, dan nomor pre-order untuk memberikan bukti pencapaian mereka hingga saat ini.

11. Target masa depan

Seorang investor akan tertarik untuk mengetahui tentang tonggak masa depan yang ingin dicapai oleh entitas bisnis. Laporan harus menjelaskan langkah-langkah yang telah diambil dalam usahanya untuk mencapai tujuan

12. Data keuangan

Data keuangan mencakup pengeluaran berkelanjutan, biaya awal, harga produk dan layanan, dan kemungkinan pendapatan untuk tiga tahun ke depan.

Ketika ringkasan Anda menunjukkan angka yang tepat tentang berapa banyak uang yang diharapkan masuk dan keluar dari bisnis, investor akan siap melihatnya sebagai kandidat utama untuk investasi.

Tulis tentang riwayat keuangan, aset, dan kekayaan bersih Anda jika Anda membuat ringkasan eksekutif untuk mencari pinjaman dari bank atau perusahaan keuangan lainnya.

13. Kesimpulan

Rekap masalah, solusi, dan temuan Anda sebagai kesimpulan untuk menekankan poin-poin tersebut.

14. Koreksi ringkasan Anda

Pastikan untuk mengoreksi ringkasan eksekutif Anda dengan suara keras dengan perhatian ekstra di depan audiens yang Anda percayai untuk memberikan umpan balik yang jujur. Periksa apakah semua informasi yang relevan disertakan dengan cara yang tepat. Ini akan membuat dampak yang baik pada penonton.

Kiat untuk menulis ringkasan eksekutif

Ambil langkah-langkah berikut untuk menulis ringkasan eksekutif

1. Anggap saja sebagai promosi

Ringkasan eksekutif adalah dokumen yang pendek namun paling kuat karena dapat membawa proposal ke depan atau menundanya untuk saat ini. Perlakukan itu sebagai elevator pitch untuk menjual sisa rencana Anda.

Orang-orang yang membacanya akan mengharapkan ringkasan lengkap dari rencana bisnis Anda dan tujuan bisnis langsung. Dengan demikian menjadi penting untuk mencakup aspek-aspek penting dari bisnis, misalnya, keuangan, pasar, produk, layanan, dan bahkan pesaing.

CEO atau investor yang membaca ringkasan Anda harus memahami tentang semua itu, dan menjadi penting untuk mengatur nada Anda saat menjual cerita Anda.

2. Lakukan penelitian Anda

Salah satu tip penting yang diberikan setiap ahli sebelum menulis ringkasan eksekutif adalah melakukan penelitian menyeluruh. Ini akan membantu dalam membuat dokumen yang akan dapat mencakup semua aspek penting secara memadai.

3. Pahami dokumen aslinya

Ringkasan eksekutif, seperti namanya, adalah ringkasan dari laporan bisnis, jadi bacalah laporan itu secara menyeluruh sebelum mencoba menulis ringkasan yang informatif dan mudah dikelola.

4. Membuatnya bersinar

Masalah pakaian luar dan kasus yang sama dengan ringkasan eksekutif. Jika dokumen ini tidak bersinar dan berdampak, tidak ada yang akan meluangkan waktu untuk membaca laporan bisnis. Tip penting sebelum menulis ringkasan eksekutif adalah membuat ringkasan Anda spesial dan berdampak. Itu harus menyebutkan fakta mengapa itu harus dibaca.

5. Bicara tentang potensi pasar

Berikan statistik penting dan bicarakan tentang potensi pasar untuk menunjukkan keefektifan ringkasan eksekutif Anda

6. Perhatikan nadanya

Nada tulisan Andalah yang akan memainkan peran penting dalam menceritakan dan menjual kisah Anda. Perhatikan nada dan pertahankan agar tetap formal, serta langsung jika Anda mencari tip untuk membuat ringkasan eksekutif yang bagus.

Ingat, pada akhirnya, ringkasan eksekutif adalah dokumen bisnis yang merupakan representasi dari perusahaan Anda, tujuan, keinginan, target audiens, tujuan, dan sasarannya.

7. Hindari klise

Klise memiliki kebiasaan terlalu menjanjikan hal-hal yang menjadi sulit dicapai. Itu bisa membuat orang salah paham, terutama jika Anda tidak dapat memenuhinya. Hindari klise dan pertahankan fakta dan kebenaran dasar jika Anda mencari tip penting untuk menulis ringkasan eksekutif.

8. Tetap pendek

Tip penting saat menulis ringkasan eksekutif adalah membuatnya singkat dan manis tanpa kehilangan detail apa pun. Ringkas dan tepat harus menjadi mantra Anda dan tetap berpegang pada satu atau dua halaman ringkasan.

Kadang-kadang diperpanjang hingga hampir lima halaman, tapi itu seharusnya hanya dalam keadaan luar biasa. Ingat, ringkasan eksekutif bukanlah pengganti dokumen asli, dan panjangnya harus tetap 5% sampai 10% dari dokumen asli.

9. Tetap sederhana

Salah satu tip terpenting saat menulis ringkasan eksekutif adalah membuatnya tetap sederhana. Anda ingin pembaca memahami apa pun yang Anda katakan, dan kata-kata yang rumit akan membuat isinya sulit dipahami.

Tidak ada kata-kata keras, dan tidak ada penjelasan yang harus menjadi mantra Anda.

10. Buat dokumen mudah dibaca

Ingat, ringkasan eksekutif tidak merinci bahan bacaan. Jika Anda mencari tip sebelum menulisnya, pastikan untuk membuatnya skimmable.

Sebuah ilustrasi grafis dapat mengarahkan poin lebih efektif daripada kata-kata karena indera visual lebih aktif daripada indera analitis kita setiap hari. Pertahankan ringkasan eksekutif Anda terbatas pada teks pendek dengan subjudul dan peluru bersama dengan bagan batang untuk menyoroti poin yang valid.

11. Pedoman struktural

Patuhi pedoman struktural jika Anda mencari tip sebelum menulis ringkasan eksekutif.

Paragraf harus ringkas dan pendek, ditulis dalam bahasa yang sederhana dan universal yang mudah dipahami, dan harus masuk akal.

13. Harus menyoroti masalah

Tip penting saat menulis ringkasan eksekutif adalah harus menyoroti semua masalah yang relevan dengan cara yang jelas dan mudah dimengerti.

14. Memberikan solusi

Sajikan solusi Anda untuk masalah yang telah Anda sebutkan jika Anda ingin membuat ringkasan eksekutif yang berdampak. Jika solusinya tidak masuk akal, maka masalah yang Anda sebutkan dalam ringkasan eksekutif Anda akan membuktikan kejatuhan Anda

15. Prioritaskan

Proposal bisnis atau laporan adalah dokumen yang panjang, tetapi pendek dan manis adalah kunci untuk menulis ringkasan eksekutif yang bagus. Atur laporan Anda dan prioritaskan bagian atau poin yang perlu disorot. Tuliskan berdasarkan kepentingannya sehingga Anda dapat menggunakannya untuk menekankan poin-poin yang valid.

16. Gunakan itu sebagai memo ringkasan

Setelah Anda menulis ringkasan eksekutif, ulangi sekali lagi dengan pola pikir bahwa Anda akan menggunakannya sebagai memo ringkasan. Ingat, ringkasan eksekutif ini mendahului rencana bisnis dan dapat dengan mudah digunakan sebagai ringkasan yang berdiri sendiri.

Menganggapnya sebagai memo ringkasan di awal adalah tip penting karena penulis akan mencoba memasukkan setiap detail penting secara ringkas agar terlihat ringkasan eksekutif terbaik. Sangat mudah untuk mengirim dokumen ini dalam email atau dilampirkan ke email.

17. Tulis terakhir

Dokumen ditempatkan di awal, tetapi pengusaha berpengalaman percaya bahwa ringkasan eksekutif harus ditulis di bagian paling akhir proposal bisnis Anda. Ini karena begitu Anda memiliki laporan, akan lebih mudah untuk menyoroti poin-poin yang ingin Anda tulis dalam ringkasan eksekutif Anda.

Hal-hal kecil yang harus dilakukan dalam ringkasan eksekutif

Beberapa hal kecil yang harus diperhatikan saat membuat ringkasan eksekutif adalah sebagai berikut-

1. Gunakan bentuk titik
2. Gunakan judul untuk tabel
3. Lihat setiap tabel dalam analisis
4. Gunakan panjang maksimal satu halaman
5. Pertahankan ukuran font pada atau di bawah 12
6. Pertahankan margin 1” di keempat sisinya
7. Periksa ejaan dan tata bahasa Anda

Apa yang harus dihindari saat menulis ringkasan eksekutif

Beberapa kesalahan umum yang harus dihindari saat menulis ringkasan eksekutif adalah sebagai berikut-

1. Ringkasan eksekutif dapat dijalankan dari satu paragraf hingga dua halaman. Pastikan tidak terlalu pendek atau terlalu panjang
2. Jangan sertakan daftar isi yang diperpanjang
3. Jangan mengulangi materi laporan bisnis kata demi kata.
4. Jangan sertakan bahasa atau jargon teknis karena pembaca mungkin tidak memiliki pengetahuan mendalam tentang aspek teknis.
5. Jangan sertakan informasi yang tidak dapat diverifikasi
6. Jangan berikan latar belakang dalam ringkasan eksekutif karena tidak termasuk di sini
7. Seharusnya tidak ada ketidaksesuaian dalam konten. Sorotan ringkasan eksekutif harus ada dalam laporan bisnis
8. Ringkasan eksekutif adalah laporan singkat karenanya tidak memberikan rincian
9. Jangan gunakan istilah dalam ringkasan eksekutif yang berbeda dari laporan bisnis misalnya jika ringkasan mengatakan hasil maka laporan juga harus mengacu pada hasil dan bukan hal lain seperti hasil
10. Jika laporan bisnis menyertakan kesimpulan, pastikan untuk tidak menyertakan ringkasan kata demi kata sebagai penutup
11. Koreksi sangat penting maka jangan lupa untuk mengoreksi ringkasan eksekutif Anda

Templat ringkasan eksekutif

Terkadang langkah pertama adalah yang paling sulit, dan di sinilah template datang untuk menyelamatkan Anda. Berikut ini adalah salah satu dari banyak template yang dapat digunakan untuk membuat ringkasan eksekutif.

Kesimpulan

Ringkasan eksekutif bertindak sebagai pengantar pertama untuk tujuan rencana bisnis, proposal, atau laporan. Itu bisa berupa halaman pertama, memo ringkasan, atau paragraf yang ditulis dengan baik dengan tujuan yang jelas.

Sangat penting untuk menulis ringkasan eksekutif yang baik karena dapat dengan mudah menarik perhatian pembaca dan memberi tahu dia dengan sedikit kata apakah membaca laporan bisnis lengkap akan bermanfaat baginya atau tidak.