Surat referensi juga dikenal sebagai surat rekomendasi. Ini adalah dokumen formal yang diketik dan ditulis dengan gaya bisnis. Ini secara kategoris menyatakan tentang kualifikasi akademik, karakter, keterampilan, prestasi, kualitas pribadi, dan pengalaman kerja dari individu tertentu.
Surat referensi ditulis oleh orang yang memiliki pengetahuan langsung tentang individu yang bersangkutan. Dia harus dapat membuktikan karakter dan kemampuan orang itu dan umumnya ditulis oleh seseorang yang dekat dengan orang itu dan mengenalnya dengan baik, misalnya, seorang guru, klien, kolega, rekan kerja, atau majikan.
Itu dapat ditulis untuk teman keluarga, siswa, atau mantan karyawan yang melamar kesempatan sukarela, posisi pekerjaan, aplikasi kuliah, magang, dll.
Jenis surat referensi
Berbagai jenis surat referensi adalah sebagai berikut-
- Surat referensi profesional
Jenis surat referensi ini adalah referensi bisnis yang ditulis oleh seseorang yang mengenal Anda secara profesional
- Surat referensi pribadi
Jenis surat referensi ini berasal dari orang-orang yang dapat memverifikasi karakteristik dan keterampilan Anda
- Surat referensi akademik
Jenis surat referensi ini berasal dari orang-orang yang mengenal Anda dan dapat mengonfirmasi kualitas pendidikan Anda seperti penasihat akademik, profesor, dan guru
- Surat referensi kerja
Jenis surat referensi ini berasal dari orang-orang yang pernah berhubungan dengan Anda di masa lalu atau pekerjaan Anda saat ini seperti kolega, vendor, klien, rekan kerja, dan pemberi kerja sebelumnya.
Hal-hal yang harus disertakan dalam surat referensi
Struktur surat referensi akan tergantung pada tujuan surat itu dan bisa sedikit berbeda. Sebuah surat referensi khas meliputi berikut-
- Informasi kontak dan salam
Awali surat referensi dengan menulis informasi kontak orang atau organisasi/komite tempat Anda mengirim surat. Detail seperti nama dan alamat penerima harus ditulis di bagian atas bersama dengan salam.
Jika ini adalah surat referensi umum, tulis ‘Siapa yang Berkepentingan’ atau ‘Dear Sir/Madam’ dan jika Anda mengenal orang tersebut, gunakan format surat bisnis dan alamatkan sebagai ‘Yang Terhormat (dengan nama orang itu)’
- Paragraf pertama
Ini adalah paragraf di mana penulis surat referensi harus memperkenalkan dirinya. Jangan menulis catatan panjang hanya beberapa baris tentang posisi dan kualifikasi Anda serta menjelaskan hubungan Anda dengan orang yang Anda rekomendasikan.
Tetapkan diri Anda sebagai sumber yang memiliki reputasi karena penting bahwa surat referensi Anda kredibel dan harus berbobot dengan orang yang dituju.
- Paragraf kedua
Paragraf kedua atau tengah dari surat referensi harus menyebutkan detail tentang orang yang menjadi tujuan surat tersebut. Konfirmasikan fakta-fakta yang akan disebutkan oleh pelamar dan tentukan alasan mengapa dia memenuhi syarat.
Diijinkan untuk menggunakan lebih dari satu paragraf sehingga Anda dapat berbagi contoh di mana Anda telah mengamati pelamar yang menunjukkan kualitas luar biasa, perhatian terhadap detail, keterampilan, antusiasme, dan pengetahuannya. Menulis tentang contoh konkret di mana pelamar unggul akan membuat surat itu kredibel.
Jika Anda adalah majikan sebelumnya dan sedang menulis surat untuk pelamar pekerjaan, sebutkan jabatan dan peran dalam perusahaan, gajinya ketika dia meninggalkan organisasi Anda, dan periode ketika perusahaan Anda mempekerjakan orang tersebut.
Jika surat referensi untuk seorang siswa, konfirmasikan nilai akademisnya sehingga terbukti berguna dalam usahanya.
- Paragraf ketiga
Paragraf ketiga adalah tentang penilaian Anda terhadap kualitas dan keterampilan kandidat. Anda juga dapat menyatakan bahwa Anda akan senang mempekerjakannya kembali atau bahwa kontribusinya sangat dihargai.
Pilih kualitas luar biasa yang Anda hargai dari waktu ke waktu.
- Penutup
Sangat penting untuk menutup surat itu dengan nada positif. Sertakan detail kontak Anda seperti alamat email dan nomor kontak dan tunjukkan kesediaan Anda untuk menerima korespondensi lebih lanjut terkait dengan kandidat.
Dorong orang tersebut untuk menghubungi Anda jika ada klarifikasi dan tawarkan untuk memberikan lebih banyak informasi jika diperlukan. Jadilah positif dan percaya diri pada saat mendukung kandidat.
- Tanda tangan
Anda harus menutup surat Anda pada catatan formal dan membubuhkan tanda tangan Anda di bagian bawah.
Lebih baik menulis “Hormat saya” jika Anda tidak mengenal penerima dan “Hormat saya” jika Anda menulis kepada penerima yang disebutkan.
Gaya surat referensi
Gaya sama pentingnya dengan isi surat referensi. Beberapa tip penting adalah sebagai berikut-
- Format
Surat rekomendasi atau surat referensi adalah surat resmi. Sama seperti surat bisnis, itu harus satu spasi dengan spasi di antara setiap paragraf. Sebaiknya gunakan margin 1” untuk bagian atas, bawah, kanan, dan kiri halaman. Penyelarasan sama pentingnya dan dalam format ini lebih baik menyelaraskan teks ke kiri
- Panjang
Surat rekomendasi atau surat referensi harus dalam satu halaman.
Ini harus fokus dan ringkas dengan beberapa poin kunci. Panjang surat yang sesuai harus mencakup tiga hingga empat paragraf di mana kata-katanya disesuaikan dengan kualitas dan informasi yang diberikan oleh kandidat.
Jangan menulis surat yang sangat singkat terdiri dari dua paragraf karena itu menandakan bahwa Anda tidak tertarik untuk mendukung kandidat secara penuh.
- Jenis huruf
Disarankan menggunakan font tradisional untuk surat referensi seperti Calibri, Arial, atau Times New Roman. Ukuran font harus antara 10 dan 12 poin agar mudah dibaca.
Anda dapat menyesuaikan ukuran font agar huruf Anda pas di satu halaman.
Siapa yang dapat menulis surat referensi?
Surat referensi harus ditulis oleh orang yang memiliki alasan yang sah untuk melakukannya. Seseorang tidak dapat menulis setengah kebenaran atau kebohongan dalam dokumen formal ini karena dapat mengakibatkan dampak hukum.
- Surat referensi harus ditulis oleh seseorang yang dapat memberikan referensi positif dengan jujur karena dokumen tersebut akan membantu kandidat untuk mencapai target.
- Surat referensi dapat ditulis oleh orang yang mengenal individu tersebut dengan cukup baik. Misalnya, seorang guru berhak menulisnya untuk muridnya.
- Orang yang menulis surat referensi harus mengetahui orang untuk siapa dia menulisnya dalam kapasitas yang memberinya wewenang untuk melakukannya. Misalnya, seseorang yang pernah bekerja dengan orang tersebut seperti mantan karyawan atau rekan kerja
- Mintalah orang-orang yang memiliki hubungan baik dengan Anda dan yang juga mengenal Anda dengan baik untuk menulis surat referensi karena komentar negatif dapat merusak peluang Anda
Kapan surat referensi digunakan?
Surat referensi digunakan dalam berbagai situasi misalnya-
- Surat referensi adalah suatu keharusan bagi kandidat yang melamar pekerjaan di suatu organisasi. Ini mendukung aplikasinya dan memverifikasinya sebagai pernyataan yang benar.
- Departemen SDM dipercayakan dengan perekrutan dan perekrutan karyawan untuk suatu organisasi. Mereka menganggap surat referensi sebagai dokumen penting yang mendukung informasi yang diberikan oleh pemohon. Bagi mereka, itu adalah kesaksian atas kemampuan mereka untuk melaksanakan pekerjaan dengan sebaik mungkin di perusahaan mereka.
- Jika seorang siswa melamar kursus akademik, dia harus memberikan surat referensi dengan aplikasinya untuk mendukung dokumen
- Kandidat yang telah dipilih oleh perusahaan untuk suatu pekerjaan harus memberikan surat referensi sebelum dia menandatangani kontrak kerja.
- Jika seorang siswa mengajukan permohonan dana maka tanpa surat referensi permohonannya tidak akan dihibur
- Jika seseorang ingin menyewa tempat, maka beberapa tuan tanah meminta surat referensi dari pemilik sebelumnya dari tempat yang mereka sewa atau dari majikan mereka saat ini.
Hal-hal yang harus dilakukan sebelum menulis surat referensi
Jika Anda yang menulis referensi pertimbangkan hal-hal berikut sebelum menulis surat referensi
- Apakah Anda mengenal orang yang cukup baik untuk menulis surat referensi adalah pertanyaan yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri?
- Apakah Anda bersedia memberikan pendapat jujur Anda, dan apakah itu akan menjadi referensi penting bagi kandidat? Surat itu dapat membuat atau menghancurkan karier seseorang, dan jika Anda meragukan kemampuan dan keterampilannya, Anda harus menolak permintaan surat referensi.
- Pastikan mengapa orang tersebut membutuhkan surat tersebut karena surat referensi untuk suatu pekerjaan akan sangat berbeda dengan surat tentang posisi akademik
- Mintalah salinan resume sehingga Anda dapat menyusun surat referensi yang sesuai. Dapatkan pembaruan dan informasi terbaru tentang orang yang akan Anda tuju, seiring berjalannya waktu, dia mungkin telah memperoleh keterampilan atau prestasi baru.
- Tanyakan kepada kandidat dan kumpulkan detail tentang orang atau organisasi yang harus Anda kirimi surat. Siapa penerimanya, kapan batas waktu surat referensi, jika ada bidang atau kualitas tertentu yang dia ingin Anda sebutkan dalam resumenya adalah pertanyaan penting yang harus ditangani sebelumnya?
Jika Anda meminta seseorang untuk menulis referensi pertimbangkan poin-poin berikut
- Tanyakan seseorang yang mengenal Anda dan bersedia memberikan rekomendasi yang baik
- Mintalah rekomendasi secara langsung karena itu sopan santun dan yang terpenting akan membantu Anda dalam memahami apakah orang tersebut bersedia menulis surat yang baik atau tidak.
- Beri tahu orang tersebut mengapa Anda membutuhkan surat referensi tersebut
- Sebutkan detail yang Anda ingin dia sebutkan dalam surat itu
- Minta izin untuk menyimpan salinan surat referensi
- Kirim ucapan terima kasih sesudahnya terlepas dari fakta bahwa surat itu berguna untuk Anda atau tidak
Hal-hal yang harus dihindari sebelum menulis surat referensi
Beberapa hal yang harus Anda hindari saat menulis surat referensi adalah sebagai berikut-
- Jangan pernah menulis surat informal. Bahasa santai, lelucon, dll. Tidak sesuai untuk jenis surat ini karena bersifat formal.
- Jangan menyebutkan poin negatif atau kelemahan kandidat karena dapat merusak peluangnya untuk mencapai hasil yang diinginkan
- Jangan sertakan detail pribadi pemohon yang tidak relevan dengan permohonan; misalnya, informasi yang berkaitan dengan kesehatannya, usia, kebangsaan, agama, ras, dll.
- Jangan menulis apapun yang bisa dianggap fitnah
- Hal terpenting yang harus dihindari saat menulis surat referensi adalah kesalahan konyol seperti kesalahan ejaan, kesalahan pengetikan, tata bahasa yang salah, dll.
Templat surat referensi
Template surat referensi terlihat seperti berikut-
Tanggal
Nama penerima] Misalnya, Adam Gilchrist
Posisi penerima] Misalnya, Kepala departemen teknologi
[Alamat bisnis penerima] Misalnya, 20/2 Park Lane, Birmingham, Inggris Raya
Yang Terhormat [Nama] / Kepada Yang Berkepentingan
Dengan senang hati merekomendasikan nama kandidat, misalnya Diego Maradona] untuk [Posisi target seperti Asisten Kepala Teknologi]. Dia telah menjadi bagian dari perusahaan kami [Nama perusahaan, misalnya, Perusahaan ABC] sebagai [jabatan sebelumnya misalnya Analis] selama [beberapa tahun, misalnya, dua tahun] dan merupakan bagian penting dari tim saya [jabatan Anda misalnya Manajer divisi ETC].
Saya telah menemukan dia dapat diandalkan setiap saat, dan dia telah menjadi bagian integral dari tim saya. [Di sini Anda dapat menyatakan kegiatan atau proyek yang telah Anda kerjakan bersama].
Keahliannya dalam [mata pelajaran tertentu] telah membantu tim mencapai prestasi yang mustahil. Nama kandidat] telah mendapatkan kepercayaan dan rasa hormat dari setiap orang yang berhubungan dengannya. Setiap saat, saya menemukan dia membantu dalam upayanya untuk membawa seluruh tim maju tanpa memikirkan tujuan pribadi.
Saya merekomendasikan nama kandidat] sebagai kandidat terbaik untuk bergabung dengan organisasi Anda [Nama perusahaan]. Dia akan menjadi aset penting, dan pengalamannya menjadi keuntungan bagi perusahaan.
Saya dengan senang hati memberikan informasi lebih lanjut tentang hal spesifik apa pun jika diperlukan atau terbuka untuk diskusi apa pun tentang [nama kandidat]. Silakan hubungi saya di [Informasi kontak Anda]. Terima kasih atas waktu Anda.
Salam sejahtera
[Nama Anda] misalnya Rachel Strong
[jabatan Anda] misalnya manajer divisi ETC
Kesimpulan
Sebuah surat referensi memberi kesaksian tentang fakta bahwa apa pun yang tertulis dalam surat itu benar sesuai pengetahuan penulis. Ini adalah dukungan dari seseorang yang penting yang kata-katanya penting.
Menulis adalah tugas penting yang membutuhkan konsentrasi penuh, pemahaman, dan partisipasi sehingga semua elemen dapat digabungkan secara formal. Surat referensi yang kuat adalah rekomendasi kuat yang dapat membawa kandidat selangkah lebih dekat ke tujuannya.
