Beberapa proses berbeda membentuk bisnis. Berbagai proses yang membentuk bisnis perlu terus-menerus ditinjau dan ditingkatkan. Proses ini umumnya ditingkatkan berdasarkan cara memberikan nilai yang lebih baik kepada pelanggan akhir.
Prosesnya harus dianalisis, titik-titik masalah diidentifikasi, solusi dirancang untuk masalah, dan proses baru yang lebih baik dirancang dan diterapkan. Ini membutuhkan banyak pertimbangan dari pihak tim yang mengelola atau bekerja dalam fase proses yang berbeda.
Musyawarah ini dapat dibuat lebih mudah dengan dokumentasi proses yang membantu dalam memiliki penjelasan rinci tentang eksekusi proses.
Apa itu Dokumentasi Proses?
Seperti namanya, dokumentasi proses berarti mendokumentasikan proses dalam arti yang paling dasar.
Dokumentasi proses sangat penting karena memberikan setiap orang yang terlibat ide yang jelas dan ringkas tentang langkah-langkah yang terlibat dalam proses kerja. Dokumen proses memberikan garis besar langkah-langkah yang terlibat untuk menyelesaikan tugas.
Mendokumentasikan proses sangat membantu, karena ini berfungsi sebagai dasar untuk perbaikan lebih lanjut dalam proses tersebut.
Tanpa dokumentasi yang tepat, akan sulit untuk mengidentifikasi masalah dan membawa perbaikan atau perubahan dalam proses. Dokumentasi membuat semua tugas ini lebih mudah dikelola.
Sasaran Dokumentasi Proses – Pentingnya Dokumentasi Proses
Dokumentasi proses bertujuan untuk membantu memahami proses, belajar mengimplementasikan proses, menyesuaikan strategi, dan memperbaikinya. Proses membantu dalam:
- Mengurangi dan Menghilangkan Kekurangan
Dokumentasi proses memberi Anda kesempatan untuk mengurangi dan menghilangkan kekurangan. Karena seluruh proses bisnis dipetakan, ini mengurangi jumlah keputusan yang salah.
Dengan demikian, meningkatkan akurasi diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas.
- Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk Tugas
Memiliki struktur referensi memungkinkan karyawan Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas apa pun.
- Penurunan Biaya
Memahami bagaimana proses bisnis bekerja memungkinkan Anda memastikan titik-titik yang memerlukan penyesuaian. Proses yang berjalan lancar tidak memerlukan intervensi; ini mengurangi biaya menyelesaikan proses apa pun.
- Mengurangi Jumlah Sumber Daya untuk Setiap Tugas
Struktur yang tepat memungkinkan Anda merencanakan tugas secara efektif. Jumlah sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dapat dipetakan. Pemetaan ini akan memungkinkan Anda untuk mengurangi pemborosan sumber daya.
- Meningkatkan Efisiensi
Dokumentasi proses memberi pembaca arahan eksplisit. Proses ini mengurangi jumlah keputusan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proses dan mengurangi kebingungan tentang tugas tersebut.
Dengan demikian, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas secara efisien.
- Meningkatkan Kualitas
Dokumentasi proses meningkatkan keseragaman dalam setiap proses. Ketika ada arahan yang jelas terkait proses bisnis, akan lebih mudah bagi semua orang untuk mengikutinya secara seragam. Dengan demikian, meningkatkan kualitas proses bisnis.
- Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Mesin yang diminyaki dengan baik jarang terputus-putus. Saat proses berjalan lancar, kemungkinan kesalahan berkurang. Lebih sedikit kesalahan berarti pelanggan yang lebih bahagia. Memiliki dokumen proses secara signifikan mengurangi jumlah pelanggan yang tidak puas.
Jumlah keluhan yang sedikit ini mudah diperbaiki.
Bagaimana Cara Menulis Dokumen Proses?
Dokumen proses memberikan gagasan yang jelas tentang setiap proses dalam bisnis.
Ini menguraikan setiap proses dari awal hingga akhir dan mencatat setiap langkah yang terlibat dalam proses. Ini memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang terjadi pada setiap tahapan proses dan bagaimana setiap tahapan proses dilakukan.
Sebuah dokumen proses merupakan bagian integral dari sebuah proses. Setiap peningkatan yang dihasilkan dalam proses juga didokumentasikan, dan dokumen proses baru dibuat dengan menambahkan perbaikan yang dilakukan.
Peningkatan ini akan sulit dan memakan waktu tanpa dokumen proses yang tepat. Ini adalah beberapa langkah yang akan membantu Anda mengembangkan dokumen proses yang bermanfaat-
- Menentukan Ruang Lingkup Dokumen
Menentukan ruang lingkup dokumen dan mengidentifikasi proses mana yang didukung dokumen. Apakah dokumen akan dibatasi untuk satu tugas atau seluruh proses pembuatan di pabrik?
- Ingat Audiens
Merupakan ide bagus untuk mengingat orang-orang yang Anda tuju, karena ini akan membantu Anda menyusun dokumen yang paling dipahami oleh audiens. Apa yang sudah mereka ketahui? Apa yang perlu mereka ketahui? Dari mana asal mereka?
Ini adalah hal-hal yang harus diingat oleh orang yang bertanggung jawab untuk mendokumentasikan proses. Jika tidak menguntungkan audiens targetnya, seluruh tujuan dokumentasi akan hilang.
- Terorganisir Saat Anda Menulis
Tulis dokumen dengan baik. Biarkan ada judul dan pengantar tentang apa prosesnya. Berikan konteks yang cukup sehingga pengguna dapat berhubungan dengan dokumen tersebut.
Mereka hanya dapat tertarik pada dokumen tersebut jika mereka melihat bahwa itu berhubungan dengan mereka atau apa yang mereka lakukan. Dokumen yang tertata dengan baik mudah dipahami dan diikuti.
- Tentukan Peran
Jelaskan individu yang terlibat dan bagaimana mereka terlibat dalam proses tersebut. Menggunakan jabatan daripada nama individu mungkin membantu identifikasi yang lebih baik. Ini juga berarti mereka tidak perlu diganti jika individu baru telah diberi peran.
- Identifikasi Titik Awal dan Akhir Proses
Ini memberikan identitas dan struktur dokumen yang pasti. Membuat struktur memungkinkan Anda memenuhi tujuan yang telah Anda tetapkan sebelum memulai proses dengan lancar.
- Tentukan Keluaran dari Proses
Memahami hasil memberi pengguna ide yang adil tentang proses dan logika dalam langkah-langkah yang terlibat. Ini memfasilitasi pemahaman yang lebih baik. Output dari setiap proses adalah tujuan akhir yang perlu dicapai.
- Tentukan Input dari Proses
Menentukan input dari suatu proses memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana proses berkembang. Ini juga memberi gambaran tentang sumber daya yang dibutuhkan di setiap langkah proses.
- Brainstorm Semua Kegiatan
Brainstorming semua kegiatan yang berkaitan dengan penyelesaian proses berhasil menambahkan semua langkah dan tidak kehilangan rincian penting. Strategi ini disebut “daftar.”
- Atur Materi yang Tersedia
Mengatur proses menjadi langkah-langkah yang terdefinisi dengan baik membantu untuk memahami proses dengan lebih baik. Disarankan untuk berhati-hati saat memisahkan langkah-langkah dan mengelompokkan item bersama. Batasi jumlah langkah.
Tugas yang lebih lama ditangani dengan lebih baik dalam paragraf.
- Perluas Langkah Dimanapun Diperlukan
Perluas langkah-langkah untuk menyertakan lebih banyak detail atau informasi. Hal-hal seperti potensi bahaya dan kehati-hatian termasuk dalam informasi terperinci untuk setiap langkah. Beberapa pembaca Anda mungkin merasa sulit untuk memastikan konsep yang disajikan dalam dokumen.
Jika Anda memberi mereka penjelasan menyeluruh, itu meningkatkan peluang Anda untuk menyampaikan pesan Anda secara efektif.
- Buat Bagan Alir
Visual lebih baik terukir dalam ingatan orang. Flowchart adalah representasi visual dari proses, dan ini membantu memberikan gambaran yang lebih jelas dan cara mudah untuk mengingat proses.
- Tambahkan Screenshot jika Diperlukan
Tangkapan layar dapat ditambahkan ke dokumentasi untuk membantu pemahaman yang lebih baik.
Gambar membantu pembaca Anda untuk memahami konsep kompleks dengan cara yang lebih baik. Penambahan screenshot konsep yang memiliki penjelasan yang rumit dan panjang akan memudahkan pembaca untuk memahaminya.
- Memformat Informasi
Dokumen harus diformat dengan cara yang mudah dipindai, dibaca, dan dipahami. Dokumen proses tertentu tidak memiliki format yang telah ditentukan sebelumnya; mereka ditulis sembarangan.
Dokumen-dokumen ini membuat kebingungan di benak pembaca, yang menyebabkan kecelakaan saat mengikuti prosedur yang tepat. Itulah mengapa pemformatan dokumen proses yang tepat sangat penting.
- Uji Prosesnya
Menonton orang lain menggunakannya akan membantu Anda membuatnya lebih baik di lain waktu. Ini dapat membantu Anda dalam mengukur kemampuan dan ruang lingkup Anda untuk perbaikan. Menguji proses juga memungkinkan Anda untuk mengurangi kekurangan serta menghilangkan ketidaksesuaian.
- Ulasan
Meminta kolega untuk meninjau dokumen akan membantu memberikan perspektif baru dan membantu Anda menjadi lebih baik. Umpan balik dari kolega sangat penting, karena memungkinkan Anda memahami apa yang dipahami pembaca saat membaca dokumen. Ulasan dari kolega Anda dapat membantu Anda mengisi kekosongan dalam dokumen proses Anda.
- Perbarui
Semua proses diperbarui, dan ini berarti dokumen proses perlu diperbarui juga. Dokumen proses didesain ulang terus menerus untuk mengintegrasikan ide-ide baru dan perbaikan dalam proses.
Bisnis perlu berinovasi jika mereka ingin tetap kompetitif di pasar modern saat ini. Perubahan ini berarti dokumentasi yang menjelaskan proses juga perlu diperbarui.
Memperbarui dokumentasi proses dari waktu ke waktu membantu perusahaan menilai kemajuannya dan berinovasi untuk masa depan.
Praktik Terbaik Dokumentasi Proses
- Dokumen Harus Terbuka dan Dapat Dilihat oleh Semua Karyawan
Dokumen yang diterbitkan oleh Anda harus dapat dilihat oleh karyawan Anda. Visibilitas ini memungkinkan karyawan Anda merujuk ke dokumen kapan pun mereka ragu.
- Dokumen Harus Disimpan Secara Terpusat dan Mudah Diakses
Menempatkan dokumen ini di server pusat meningkatkan alur kerja perusahaan. Menempatkan dokumen di server pusat yang dilindungi juga membuat dokumen lebih mudah diakses.
- Mereka Harus Mudah Diedit dan Dicari
Dokumen apa pun yang sulit diedit atau dicari akan menjadi masalah bagi organisasi. Dokumen tersebut harus memungkinkan perubahan cepat dan memungkinkan karyawan Anda untuk mencarinya bila diperlukan dengan mudah.
- Mereka Harus Ringkas
Dokumen tersebut harus memberikan semua informasi yang diperlukan. Jika dokumennya panjang, mungkin akan membosankan bagi pembaca untuk membacanya. Poin buletin harus digunakan untuk menyajikan instruksi secara efektif.
- Bersikaplah Fleksibel untuk Mengakomodasi Perubahan dan Gagasan Baru
Dokumen yang Anda buat tidak boleh ketat. Strukturnya harus sedemikian rupa sehingga memungkinkan Anda melakukan perubahan. Fleksibilitas adalah faktor penting yang harus diingat saat membuat dokumen.
- Pemformatan Harus Sederhana
Pemformatan dokumen yang sederhana memungkinkan pembaca untuk memahami dan kemudian menerapkan instruksi.
- Gunakan Screenshot untuk Konsep Sulit
Lebih mudah untuk menjelaskan tugas atau konsep menggunakan citra. Menggunakan tangkapan layar akan memungkinkan Anda untuk menjelaskan konsep yang sulit dengan mulus.
- Catat Tanggal Pembaruan Terbaru
Mencatat tanggal saat Anda memperbarui dokumen membantu Anda memasukkan kembali tugas yang tidak sesuai untuk bisnis Anda. Menyimpan catatan memungkinkan Anda melacak keputusan yang salah.
- Simpan Cadangan
Menyimpan cadangan meningkatkan keamanan dokumen apa pun. Jika terjadi sesuatu pada dokumen tersebut, Anda akan memiliki semua informasi yang Anda perlukan dalam cadangan Anda.
Alat Dokumentasi Proses Bisnis Terbaik
- Trello
- Podio
- Pertemuan
- Tempat penampungan
- Menulis
- Pernah tanda
- Mengintegrasikan
- google Drive
- Evernote
- Microsoft Visi
Pikiran Akhir tentang Dokumentasi Proses!
Dokumen proses merupakan bagian integral dari proses bisnis. Ini membantu melacak semua langkah yang terlibat dalam suatu proses dan membuat termasuk perubahan dan peningkatan mudah dilakukan. Ini adalah catatan dari proses.
Ada banyak manfaat menanamkan dokumentasi proses untuk bisnis. Ini membantu bisnis untuk meningkatkan alur kerja; itu juga membuat ringkasan proses bisnis.
Anda dapat merujuk ke ringkasan ini jika seorang karyawan keluar dari bisnis Anda. Ringkasan ini juga akan membantu Anda melatih karyawan baru. Semua faktor ini membuat dokumentasi proses harus dimiliki oleh setiap bus yang ingin maju di bidangnya.
Seberapa penting Anda mempertimbangkan dokumentasi proses bisnis?
