Keterampilan percakapan didefinisikan sebagai keterampilan yang diperlukan untuk melakukan percakapan yang hebat dengan orang lain atau sekelompok orang. Biasanya informal karena jika percakapan menjadi formal, itu berubah menjadi diskusi bisnis.
Penjelasan: Percakapan adalah komunikasi dengan satu orang atau lebih. Oleh karena itu keterampilan percakapan adalah keterampilan yang membantu dan memperlancar percakapan yang baik. Mode percakapan hanya berbicara tatap muka dan mungkin beberapa email dan surat, tetapi orang-orang mulai berbicara satu sama lain melalui panggilan telepon seiring berjalannya waktu.
Dunia tampak menyusut, dan orang-orang semakin dekat. Percakapan ini semakin berkembang dengan perkembangan internet. Pesan, panggilan, email, pesan instan, dan konferensi video adalah mode percakapan yang berbeda.
Bergantung pada maksud pembicara dan pesannya, berbagai mode digunakan. Misalnya, jika percakapannya biasa saja, maka panggilan telepon atau messenger akan lebih baik, tetapi jika ternyata percakapannya panjang, lebih baik menggunakan video call atau bahkan surat.
Ketrampilan percakapan tidak ada sejak lahir. Namun, beberapa orang terlahir dengan kemampuan untuk melakukan itu sementara yang lain tidak. Anda tidak boleh kehilangan fokus pada tujuan percakapan.
Pentingnya Keterampilan Percakapan
Komunikasi sangat penting di mana-mana, terutama dalam bisnis. Seseorang berkomunikasi dengan semua orang setiap hari. Baik itu bosnya, koleganya, atau pelanggannya. Keterampilan percakapan sangat penting dalam pekerjaan.
Orang tersebut harus tahu bagaimana berkomunikasi dalam mode yang berbeda. Percakapan tatap muka sudah lama hilang, dan komunikasi digital telah menggantikannya. Berkomunikasi melalui pesan, telepon, email, media sosial, panggilan video, atau media lain yang relevan adalah sebuah keterampilan.
Seseorang diharapkan memiliki segala macam keterampilan saat berkomunikasi atau bercakap-cakap dengan seseorang. Apalagi dalam bisnis, seorang karyawan diharapkan memiliki semua keterampilan tersebut untuk menjadi karyawan yang berprestasi.
Keterampilan percakapan yang baik membantu meredakan konflik. Konflik terus-menerus dan hadir di mana-mana. Seseorang mungkin bekerja atau tidak, tetapi dia akan menghadapi konflik di mana-mana. Dalam kasus seperti itu, keterampilan percakapan yang baik akan membantu mengurangi konflik dan dampaknya.
Keterampilan percakapan yang baik memungkinkan Anda untuk dipahami sebagai pribadi. Dengan keterampilan percakapan yang baik, seorang pemimpin dapat memengaruhi karyawannya dan menanamkan kepositifan dalam budaya kerja.
9 Cara untuk Meningkatkan Keterampilan Percakapan Anda
Meskipun ada banyak keterampilan percakapan, berikut ini adalah beberapa yang penting:
1. Penghargaan
Setiap kali Anda berbicara, Anda harus ingat bahwa Anda berurusan dengan manusia. Bukan bos Anda, bukan rekan kerja Anda, bukan pasangan atau pelanggan Anda, bukan manusia.
Manusia adalah organisme yang kompleks dengan pikiran dan emosi. Anda mungkin telah mengenal orang itu selama bertahun-tahun, tetapi itu tidak berarti Anda dapat menganggap orang itu hanya sebagai entitas.
Anda harus menghargai orang tersebut dari waktu ke waktu atas emosi, kebaikan, humor, kecantikan, atau emosi lain yang dia wakili. Berbicara dengan orang itu tidak seperti berbicara dengan chatbot online.
Tidak peduli apa yang Anda pikirkan, orang di depan Anda akan tetap menjadi seseorang. Anda harus menatap matanya dan mengatakan bahwa Anda menghargai dan mengakui kualitas mereka, yang membedakan mereka dari orang lain dan kualitas yang benar-benar milik mereka.
Anda harus mengatakan kepada mereka bahwa Anda merasa terhormat berada di hadapan mereka, dan Anda harus curhat kepada mereka.
2. Bercerita
Pentingnya sebuah cerita tidak bisa cukup ditekankan. Manusia terhubung untuk mendongeng, dan semua orang memberikan perhatian penuh pada cerita. Mereka memberikan tujuan dan emosi dan membuat kita lebih berempati.
Mendongeng juga digunakan dalam bisnis dan disebut sebagai mendongeng bisnis yang digunakan untuk terhubung dengan pelanggan. Memimpin dengan cerita membuat percakapan lebih menarik.
Ini memberikan dasar yang sama bagi pembicara dan pendengar untuk terikat. Mendongeng juga penting untuk memperkenalkan aspek manusiawi ke dalam percakapan.
Ini adalah keterampilan yang harus disadari setiap orang dan harus dibawa ke dalam percakapan dari waktu ke waktu. Biasanya, pertanyaan yang mengarah pada penceritaan bersifat terbuka, dan membantu kita terhubung dan mengejutkan, menyenangkan, menginformasikan, atau menggetarkan. Mendongeng bisnis memiliki tujuan yang berbeda sama sekali terlepas dari semua ini.
Pemasaran dan penjualan memanfaatkan penceritaan bisnis tidak sedikit untuk terhubung dengan pelanggan. Mereka adalah media dimana pelanggan dapat memahami merek atau perspektif manusiawi produk.
Cerita membuat percakapan lebih menarik dan menyenangkan, dan jika digunakan dengan benar, cerita bisa sangat membantu dalam membangun hubungan.
3. Keterampilan mendengarkan
Saat bercakap-cakap adalah berbicara, ini bukan hanya tentang berbicara. Jika kedua belah pihak berbicara, maka akan ada keributan. Salah satu pihak harus mendengarkan. Mendengar adalah saat seseorang berbicara, dan Anda menelusuri telepon Anda.
Kata-kata jatuh di telinga Anda tetapi tidak mencapai otak Anda. Ini disebut hanya mendengar, dan ini sangat berbeda dengan mendengarkan. Dalam mendengarkan, Anda memahami apa yang dikatakan pembicara, dan Anda menanggapinya dengan sesuai.
Keterampilan mendengarkan sangat penting dalam keterampilan berbicara. Mendengarkan membantu kita mendapatkan perspektif orang lain karena jika kita terus berbicara, tidak ada yang akan mendengarkan. Mendengarkan dengan sengaja adalah ketika orang tersebut menurunkan kemampuan berbicaranya untuk fokus pada pembicara atau orang lain.
Percakapan memberi giliran kepada semua orang yang terlibat untuk berbicara, dan jika mereka tidak melakukannya, sulit untuk dipahami. Percakapan akan berhasil hanya jika mendengarkan dilakukan seperti berbicara. Mendengarkan membutuhkan kesabaran dan usaha, tetapi setelah dikembangkan, hal itu dapat memberikan hasil yang luar biasa bagi Anda dan rekan percakapan Anda.
Dalam bisnis, keterampilan mendengarkan mungkin merupakan salah satu keterampilan kepemimpinan yang penting, dan hanya dengan mendengarkan pelanggan Anda; Anda bisa mengerti apa yang sebenarnya dia inginkan. Pemasaran adalah tentang mendengarkan pelanggan Anda dan permintaan mereka.
4. Kosakata yang Baik
Jangan meremehkan peran kosa kata yang baik dalam percakapan. Sebuah ide dapat disampaikan dengan cara yang berbeda, dan itu dapat berdampak berbeda pada orang tersebut tergantung pada kosakata apa yang Anda gunakan.
Anda dapat mengatakan hal yang sama dengan cara yang berbeda dan memiliki efek yang berbeda. Misalnya, mengatakan ‘kinerja Anda buruk’ akan berdampak negatif. Ini adalah pembuka percakapan negatif, dan tidak bisa berakhir dengan cara lain selain argumen atau pertengkaran.
Entah itu atau orang lain akan merasa terhina. Alih-alih menggunakan ‘Mari kita bicara tentang bagaimana kami dapat meningkatkan kinerja Anda’ memiliki tingkat keberhasilan yang terjamin.
Orang lain tidak akan bersikap defensif ketika mendengar ini karena kalimat ini menunjukkan bahwa orang tersebut bersedia menyelesaikannya. Pesannya tetap sama, tetapi perubahan kosa kata berhasil.
Demikian pula, untuk mendapatkan percakapan sesuai keinginan Anda, Anda harus memastikan bahwa Anda menggunakan kosakata yang tepat dan benar. Salah tafsir dan kebingungan bisa terjadi karena kata-kata yang salah.
Masalah umum ditemui dalam bahasa Inggris Inggris dan Amerika di mana berkali-kali, keduanya tidak dapat saling memahami.
5. Ajukan pertanyaan dan bersabarlah
Pertanyaan adalah kunci untuk memulai serta melanjutkan percakapan. Pertanyaan terbuka dapat mengundang tanggapan yang diperluas dan membuka arah baru ke percakapan, dan pertanyaan tertutup dapat membatasi tanggapan.
Pertanyaan yang tepat harus ditanyakan pada waktu yang tepat kepada orang yang tepat. Orang yang mengajukan pertanyaan harus menyadari apa yang dia harapkan ketika dia mengajukan pertanyaan.
Misalnya, dalam bisnis, terutama penjualan, pertanyaan terbuka harus diajukan terlebih dahulu kepada pelanggan. Pertanyaan-pertanyaan ini membantu pelanggan terbuka, dan penjual dapat mengambil poin yang relevan dalam pembicaraan dan membawa pembicaraan bisnis ke depan.
Di sisi lain, ketika wiraniaga mencoba untuk menutup kesepakatan, pertanyaan tertutup akan membantu. Bergantung pada alur percakapan, pertanyaan harus diajukan.
Bagaimanapun, mengajukan pertanyaan adalah satu bagian, dan bersabar adalah aspek yang sama sekali berbeda. Setelah mengajukan pertanyaan, harus ada kesabaran dari orang pertama agar orang lain bisa menjawab.
Jika orang tersebut tidak memiliki kesabaran, maka tidak akan ada waktu untuk menjawab pertanyaan, dan itu akan menjadi pertanyaan yang sia-sia. Tunggu setidaknya 1 atau 3 detik sebelum responden menjawab pertanyaan.
Terkadang butuh waktu lebih lama, dan sangat disarankan untuk tetap sabar sementara responden mempersiapkan tanggapan.
6. Jujur dan terbuka
Percakapan yang lebih mendalam hanya terjadi jika Anda jujur dan terbuka saat berbicara. Jika Anda ingin melampaui lapisan pembicaraan yang dangkal ke alam yang dalam di mana hubungan yang sebenarnya dimulai, Anda harus membuka diri dalam pembicaraan.
Ada banyak hal yang kita hindari untuk dibicarakan, seperti kegagalan atau kekurangan kita. Hal-hal ini mungkin membuat kami malu, tetapi Anda harus jujur tentang hal itu.
Jika ada sesuatu yang Anda sukai dari orang lain, maka katakanlah; jika ada sesuatu yang mengganggumu, maka ungkapkan. Menjadi rentan tidak berarti Anda lemah, dan orang yang tepat juga tidak akan menghakimi Anda.
Menjadi rentan akan membantu Anda menerima diri sendiri dan kekurangan Anda, dan Anda harus percaya bahwa orang lain juga akan melakukannya. Kerentanan Anda akan membalas jika Anda jujur dan terbuka dalam percakapan Anda.
Penting untuk diingat bahwa entitas lain dalam percakapan juga manusia, sama seperti kita. Kejujuran adalah kunci untuk terhubung dengan orang lain, dan itulah cara kami menyinkronkan dan membangun hubungan dengan orang lain.
7. Sikap tidak menghakimi
Kita semua ingin didengarkan dan kita – sebagai manusia – ingin diikutsertakan. Kita masing-masing ingin tahu bahwa kita diterima dan dihargai. Dan ini bisa dilakukan jika ada sikap tidak menghakimi.
Kita harus memahami bahwa orang yang kita ajak bicara hanyalah manusia biasa seperti kita. Dia akan memiliki kekurangan seperti kita, dan tidak apa-apa memiliki kekurangan selama orang tersebut menyadarinya dan dia mengusahakannya.
Melawan kekurangannya adalah hal yang mengerikan untuk dilakukan. Biarkan orang tersebut berbicara isi hatinya di depan Anda. Dia mungkin marah, dia mungkin emosional, gembira, berkonflik, atau emosi lainnya, tetapi Anda tidak boleh menghakiminya.
Anda harus memiliki sifat welas asih sehingga Anda memahami orang tersebut tanpa menghakiminya. Jangan menyangkal atau membelokkan dengan cara apa pun.
Ini akan menyebabkan orang tersebut merasa disalahpahami atau ditutup. Anda harus suportif dan baik hati, dan jika seseorang terbuka kepada Anda dalam percakapan, itu adalah hal yang baik. Ini berarti mereka mempercayai Anda.
Jika Anda menilai, Anda merusak kepercayaan. Ini dapat menyebabkan orang tersebut tidak mempercayai siapa pun setelah mengalami pengalaman buruk dengan Anda. Oleh karena itu penting untuk tidak menghakimi orang lain.
8. Batasi nasihat Anda
Ini adalah fakta yang jelas dan sederhana: tidak ada yang menginginkan saran Anda berulang kali. Nasihat yang tidak diminta mungkin adalah hal terburuk yang Anda berikan.
Jika mereka menginginkan nasihat Anda, mereka akan memintanya secara langsung. Anda mungkin memiliki banyak pengalaman, dan Anda telah melihat banyak musim dan banyak hujan, tetapi itu tidak memberi Anda hak untuk menjual nasihat Anda kepada setiap orang yang Anda temui.
Terkadang, orang tersebut ingin berbicara, tetapi Anda harus berhenti jika Anda mulai memberinya nasihat. Pencerahan yang dipaksakan sendiri tidak akan bekerja sepanjang waktu. Ini bisa mengganggu berkali-kali.
Jika lawan bicara menceritakan tentang kekurangan atau kekurangan atau kelemahannya, Anda tidak perlu menasihatinya. Cobalah untuk memahami daripada memberi nasihat secara langsung. Jangan menawarkan pendapat atau perbaikan cepat karena bukan itu yang diharapkan orang tersebut. Dia di sini untuk membuka hatinya.
Jangan beri mereka lautan empati atau menenggelamkan mereka dalam hujan nasihat Anda.
Tarik napas dalam-dalam, dan batasi respons Anda. Jika Anda memiliki begitu banyak kebijaksanaan seperti yang Anda klaim, Anda akan menjadi pendengar yang baik daripada penasihat yang baik.
9. Isyarat non-verbal
Sebagian besar komunikasi yang terjadi adalah non-verbal. Lebih dari 60 hingga 70% komunikasi terjadi secara non-verbal daripada verbal. Orang tersebut mungkin bermaksud untuk mengatakan sesuatu yang lain, tetapi gerakan non-verbalnya akan mengungkapkan sesuatu yang lain sama sekali.
Tatap mata orang tersebut dan pertahankan kontak mata. Carilah gerakan non-verbalnya, yang akan mengungkapkan perasaannya yang sebenarnya.
Misalnya, seseorang mungkin percaya diri di depan Anda, tetapi kaki gemetar yang terus-menerus menunjukkan kecemasan. Kadang-kadang bahkan nada suara dapat mengungkapkan banyak hal daripada kata-kata.
Berkonsentrasilah pada orangnya, fokuslah pada percakapan, dan nikmati momennya.
Kesimpulan
Keterampilan percakapan adalah tulang punggung kesuksesan dalam organisasi mana pun. Selain perusahaan, keterampilan berbicara sangat penting bagi seseorang untuk mengembangkan dirinya secara pribadi dan profesional.
Keterampilan ini dapat digunakan hampir di mana saja dan untuk semua orang karena pembicara yang hebat diterima dalam situasi apa pun.
