Ketika sebuah tim atau individu sedang menangani sebuah proyek, itu harus sempurna, mulai dari tahap perencanaan awal hingga produk akhir, tanpa kesalahan apapun. Bahkan satu kesalahan konyol pun dapat merusak keseluruhan proyek. Mengerjakan sebuah proyek tanpa kesalahan membutuhkan proses langkah demi langkah yang terperinci, integral dari implementasi proyek yang digerakkan oleh hasil.
Seluruh rencana manajemen proses ini merupakan kombinasi dari empat fase utama yang menentukan setiap aspek proyek- Dan mereka adalah- Perencanaan, Pembangunan, Implementasi & Penutupan. Setiap proyek yang ada (besar atau kecil) membutuhkan empat fase penting dari Pengembangan Proyek ini.
Apakah mengembangkan situs web, mendesain kantor baru, atau pindah ke lokasi pekerjaan baru, keempat langkah ini akan menjalankan proyek terstruktur. Semua langkah ini saling melengkapi satu sama lain dan berkontribusi pada keberhasilan proyek secara keseluruhan. Mereka mungkin saling tumpang tindih pada titik-titik tertentu.
Setelah perencanaan dan penataan selesai, implementasi proyek adalah fase yang paling penting.
Di situlah rencana dijalankan, dan semua strategi dilakukan. Struktur pemikiran dijalankan dalam fase ini, dan hasilnya dianalisis kemudian.
Posting ini akan membawa Anda jauh ke dalam implementasi proyek dan bagaimana Anda dapat melakukannya dengan menggunakan berbagai metode implementasi proyek-
Apa itu Implementasi Proyek?
Apakah rencana proyek sudah siap? Maka sekarang saatnya untuk mewujudkan rencana tersebut.
Implementasi Proyek adalah tahap terakhir sebelum analisis hasil di mana semua tindakan tersebut dilakukan.
Tahap ini adalah yang paling menantang dalam hal implementasi, detail, dan persyaratan koordinasi tim yang tinggi.
Fase Implementasi Proyek memiliki dua fungsi penting: pelaksanaan pekerjaan dan pengiriman yang tepat. Sumber daya yang digunakan dalam implementasi harus akurat.
Berdasarkan pelaksanaannya, nasib proyek diputuskan. Keberhasilan dan keefektifan hanya dapat diketahui setelah pemantauan dan umpan balik yang tepat. Fase pengiriman ini memberi klien pandangan tentang proyek.
Kunci keberhasilan implementasi adalah penataan dan koordinasi yang tepat di tingkat manajerial. Bahan utama yang menjadi dasar pelaksanaan proyek adalah:
Bahan Utama Keberhasilan Pelaksanaan Proyek
Untuk keberhasilan pelaksanaan proyek, Anda perlu
- Jalankan detail yang direncanakan menjadi rencana aksi bukti penuh
- Dokumentasikan setiap detail kecil dalam tahap ini, mulai dari keputusan hingga hasil di setiap langkah
- Memiliki jalur komunikasi yang efisien di seluruh hierarki
- Ambil keputusan cepat jika kebutuhan akan perubahan rencana terasa seketika.
- Bentuk konsensus tentang perubahan dan terapkan segera
Ada tiga area luas yang menjadi perhatian dalam tahap pelaksanaan proyek ini.
Yang pertama adalah Manajemen Ruang Lingkup Proyek, Manajemen Waktu Proyek, dan terakhir, Manajemen Biaya Proyek.
Bidang-bidang ini membantu mengatasi kendala dalam hal ruang lingkup, anggaran, dan waktu yang diperlukan untuk implementasi dan keberhasilannya. Ini membantu sampai pada keseragaman keputusan tentang hal yang sama.
Mari kita melalui berbagai metode implementasi proyek di sini dan sekarang-
Metode Pelaksanaan Proyek
- Metode Rantai Kritis
Jika metode implementasi metode Chain, komponen yang paling penting adalah membandingkan hasil aktual dengan hasil yang diharapkan.
Jika hasilnya sesuai dengan output yang diinginkan, rencana dapat diambil lebih lanjut. Jika hasilnya tidak sejalan dengan hasil yang diharapkan, perubahan rencana atau tujuan harus dilaksanakan.
Dalam proses implementasi ini, ada beberapa alat yang ampuh yang diperlukan untuk koordinasi terstruktur di antara personel manajerial. Alat-alat tersebut adalah sebagai berikut;
- Rapat untuk memulai pekerjaan
- Pertemuan rutin dengan staf
- Pertemuan status khusus
- Lokakarya untuk analisis risiko
- Lokakarya untuk pemecahan masalah
- Tinjau pertemuan
- Manajemen proyek yang ekstrim
Metode manajemen proyek ekstrim (XPM) digunakan untuk mengimplementasikan proyek dengan perencanaan bersama dengan pendekatan terbuka, mengurangi formalisme, dan manajemen deterministik.
Metode implementasi proyek ini berfokus pada faktor manusia daripada metode formal dan fase manajemen proyek yang kaku.
Anda dapat memilih metode implementasi ini untuk proyek yang kompleks, besar, dan tidak pasti.
- Teknik Jalur Kritis
Metode ini berkisar pada algoritma yang digunakan untuk penjadwalan dan perencanaan proyek.
Dalam metode implementasi proyek ini, jalur terpanjang dari awal hingga akhir proyek dianalisis dengan menyelesaikan dan memahami tugas-tugas kritis terkait.
Tugas berbeda yang mungkin memengaruhi tenggat waktu seluruh proyek berada di bawah pengawasan di sini.
Metode ini harus digunakan untuk mengelola dan mengimplementasikan proyek-proyek kompleks yang tenggat waktu dan jangka waktu pengirimannya penting.
- Teknik Evaluasi dan Review Program
Metode PERT dapat diterapkan di berbagai daerah. Ini terdiri dari perencanaan terperinci dan kompleks di samping pelacakan visual.
Angkatan Laut AS mengembangkan teknik ini selama Perang Dingin untuk mengoptimalkan efisiensi.
Anda dapat menggunakannya untuk proyek besar dan jangka panjang yang menggabungkan tugas yang menantang dan tidak rutin.
- Metode tangkas
Dengan metode Agile, seperangkat prinsip yang bergantung pada pendekatan yang berpusat pada nilai.
Dalam metode implementasi proyek ini, sebuah proyek dibagi menjadi sprint pendek dengan perencanaan adaptif dan perbaikan berkelanjutan. Ini juga memupuk pengorganisasian diri dan kolaborasi tim yang ditargetkan untuk menghasilkan nilai maksimal.
Beberapa teknik tersebut adalah Scrum, DSDM, Kanban, FDD, dan sebagainya. Anda dapat menggunakannya untuk proyek pengembangan perangkat lunak yang berkisar pada beberapa iterasi, dan tim kecil dan kolaboratif memilihnya.
- Teknik klasik
Ini adalah salah satu metode paling sederhana yang digunakan untuk mengelola dan mengimplementasikan proyek.
Metode klasik berkisar menyiapkan rencana pekerjaan yang akan datang dan kemudian memperkirakan tugas yang seharusnya dilakukan. Dengan demikian, sumber daya ditugaskan.
Kemudian memberi dan mendapatkan umpan balik dan pemantauan tenggat waktu dan kualitas dilakukan. Teknik ini terutama digunakan untuk menjalankan proyek oleh tim kecil ketika tidak dapat dihindari untuk menerapkan prosedur yang rumit.
Langkah-langkah dalam proses Implementasi Proyek
Agar proyek berhasil, semua langkah yang diperlukan diambil sebagai tindakan pencegahan. Pengiriman proyek berarti memberikan produk akhir dari pekerjaan Anda. Manajemen proyek mencakup memetakan ide, memproses proyek, menganalisis hasil, mendiskusikan proyek, dan akhirnya melaksanakan hasilnya.
Mitigasi risiko dan probabilitas keberhasilan juga diperiksa. Setiap klien berbeda, jadi mempelajari pandangan dan latar belakang mereka sebelum mempresentasikan ide sangatlah penting.
Namun implementasi proyek tidak semudah yang terlihat dan terdengar.
Ada beberapa langkah yang terlibat untuk memastikan keberhasilan pelaksanaan proyek di tangan. Langkah-langkah ini seragam di semua organisasi bisnis yang menyelaraskan teknik implementasi ini di semua departemen dan tim.
Dengan sumber daya dan jumlah biaya yang telah ditentukan sebelumnya, sebuah organisasi akan berhasil dalam menerapkan teknik ini.
Langkah-Langkah Pelaksanaan Proyek ini adalah sebagai berikut:
- Perhatikan baik-baik proses dan anggarannya
Pada tahap implementasi, sangat penting untuk melihat gambaran yang lebih besar.
Ada berbagai perangkat lunak pemantauan proyek untuk memastikan bahwa manajemen berfokus pada tujuan akhir dan tidak tenggelam dalam detail kecil dan tidak penting.
Penting juga untuk merespons perubahan dengan cepat di setiap langkah eksekusi dan meminta seluruh tim untuk mengimplementasikannya.
Siapkan penjelasan untuk mengesampingkan biaya yang menyembur pada tahap terakhir. Ini mungkin untuk mematuhi jadwal secara ketat atau tekanan inflasi yang tidak diperhitungkan.
Proses yang terlibat dalam keseluruhan proyek mungkin melebihi biaya, atau mungkin ada beberapa masalah selama fase manajemen. Tim mungkin terganggu dengan saran yang tidak diinginkan dan mungkin tidak fokus pada target utama proyek.
Jadi mengawasi keseluruhan kegiatan dan melacak kejadian itu diperlukan.
- Siapkan Laporan sepanjang jalan
Pada tahap implementasi, para pemangku kepentingan dalam bisnis menuntut pembaruan dan laporan status selalu. Memperbarui kemajuan dan mendokumentasikannya dengan rapi berguna untuk menyajikan statistik kepada pemangku kepentingan kapan saja.
Saat Anda menjalankan ide proyek kepada klien atau pemangku kepentingan, Anda harus siap secara mental untuk semua pertanyaan yang diajukan. Mereka mungkin bertanya tentang aspek kecil dan proses kecil dari salah satu fase persiapan.
Presenter proyek harus siap dengan semua data yang direkam selama tahap awal, seperti perencanaan dan pembangunan.
Untuk menghindari masalah selama implementasi, mulailah membuat laporan, dan kumpulkan data sejak hari pertama. Karenanya Anda akan siap dengan data yang akan bertindak sebagai strategi cadangan Anda.
- Mengadakan pertemuan berkala secara berkala
Melihat gambaran yang lebih besar, orang tersebut mungkin tersesat di sepanjang jalan dan keluar jalur.
Untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama dengan kemajuan, penting untuk mengadakan pertemuan umum dan khusus dalam kelompok yang lebih kecil. Awasi angka produksi dan target pendapatan dalam rapat agenda.
Langkah ini sangat penting untuk menjaga semangat tim. Proyek ini bukan pekerjaan satu orang. Sebaliknya, diperlukan beberapa tangan untuk membuatnya berhasil. Tanpa upaya tim, proyek tersebut akan kekurangan kekuatan.
Jadi pertemuan rutin juga akan mendorong berbagi ide, umpan balik pada proses yang sedang berlangsung, dan sesi curah pendapat.
- Menghidupkan kembali semangat kerja para personel
Penting untuk meninjau kemajuan sepanjang jalan; sama pentingnya untuk berhasil memberi penghargaan kepada staf untuk menyelesaikan target kecil dan besar.
Tinjauan Kinerja merupakan aspek penting dari fase Implementasi Proyek.
Ini menyumbang bagian penting dalam meningkatkan produktivitas individu yang membantu kinerja keseluruhan dalam jangka panjang.
- Menyelesaikan Masalah pada tahap awal
Pada tahap implementasi proyek yang penting ini, penyelesaian masalah segera setelah atau sebelum muncul menjadi sangat penting.
Memperhatikan detail, kehilangan antusiasme tim, scope creep, atau penurunan kualitas harus ditangani segera setelah mulai muncul.
Respons awal terhadap stres ini mengarah pada implementasi yang lebih lancar.
Pentingnya Pelaksanaan Proyek
Sebagai bagian dari peringkat kematangan manajemen proyek, implementasi yang tepat menjadi sangat penting.
Riwayat sukses dengan rencana implementasi yang telah dicoba dan diuji dapat membantu melaksanakan proyek yang rumit dalam waktu yang lebih singkat dan sumber daya yang terbatas. Ini menambah nilai status organisasi di pasar untuk membawa proyek dengan lancar dari tahap kelahiran hingga akhir.
Praktik terbaik yang dapat berguna dalam proses Implementasi proyek adalah:
- Mendefinisikan dengan jelas ruang lingkup proyek saat merencanakan proyek
- Memiliki semua hasil yang diinginkan terstruktur pada garis waktu visual
- Tunjukkan kesiapan untuk mengubah rencana sepanjang jalan.
- Mengawasi metrik kinerja staf
- Melakukan pemeriksaan kualitas secara berkala.
Struktur yang tepat sangat berguna untuk melacak penyelesaian proyek langkah demi langkah.
Dengan alat dan teknologi yang tepat, dapat membantu menyelesaikan proyek jauh sebelum tenggat waktu yang ditetapkan. Ini juga memastikan bahwa proyek diselesaikan dengan tingkat kualitas dan angka anggaran yang diinginkan.
Dengan demikian, terbukti bagaimana praktik terbaik berguna untuk perjalanan implementasi proyek yang sukses.
Pikiran Akhir tentang Implementasi Proyek!
Implementasi proyek bukanlah tahap akhir, tetapi memutuskan apakah proyek Anda berhasil dan memungkinkan secara praktis.
Jika Anda mengerjakan proyek klien, pihak lawan (klien) mengharapkan eksekusi berjalan lancar. Kesalahan kecil dapat diterima, tetapi kekurangan yang signifikan dapat menyebabkan kegagalan. Pastikan proyek dianalisis dengan baik, dan tidak ada ujung terbuka yang tersisa.
Laporan terperinci tentang proses harus dipertahankan untuk menunjukkan kejelasan dan transparansi pekerjaan Anda. Fase penutupan proyek mengikuti fase implementasi. Bahkan fase terakhir sama pentingnya dan tidak boleh terpengaruh oleh hasil fase sebelumnya.
Ingatlah bahwa implementasi proyek adalah tentang menyampaikan ide proyek dan melaksanakan keseluruhan masalah.
Pada catatan penutup, kami ingin melihat definisi Anda tentang implementasi proyek sesuai pemahaman Anda tentang konsep tersebut setelah membaca posting ini!
Jangan ragu untuk membagikan pemikiran Anda tentang cara yang tepat untuk mengimplementasikan proyek di bagian komentar di bawah.
