Siapa Sekretaris?
Seorang sekretaris adalah bagian penting dari semua bisnis. Setiap pengusaha sukses atau orang yang berwenang, seperti CEO atau manajer Nasional, membutuhkan seorang sekretaris. Sekretaris bertanggung jawab untuk membantu mereka mempermudah pekerjaannya dengan berbagi beban dan melakukan hal-hal yang tidak memerlukan campur tangan orang yang bertanggung jawab.
Tugas-tugas ini umumnya bersifat klerikal, seperti membalas email atau memberikan persetujuan dan janji temu, tetapi dapat beragam berdasarkan industri dan sifat tugas.
Jabatan sekretaris dapat digolongkan sebagai jabatan administratif yang berperan integral dalam bisnis. Sekretaris biasanya adalah orang yang melakukan semua tugas non-esensial dari orang yang berwenang.
Sekretaris dapat ditemukan di kantor pemerintah, dan kantor non-pemerintah dan merupakan bagian penting dari setiap organisasi. Mereka sangat diperlukan dan tak ternilai ketika harus menyelesaikan tugas-tugas kecil tapi penting dari organisasi mana pun.
Mereka adalah mediator dalam menyelesaikan sebagian besar pekerjaan di perusahaan mana pun.
Berikut adalah beberapa peran dan tanggung jawab khas seorang sekretaris
1. Menjawab panggilan telepon
Sekretaris seringkali menjadi titik kontak pertama bagi siapa saja yang ingin menghubungi seseorang yang berwenang. Mereka seperti penjaga gerbang yang hanya membiarkan beberapa orang terpilih menjadi penanggung jawab.
Mereka menerima panggilan dan pesan yang diminta dari klien dan terkadang menyampaikan pesan atas nama orang yang mereka laporkan. Meskipun tidak umum, distribusi Pesan dilakukan di sebagian besar kantor dan dilakukan oleh sekretaris. Misalnya, seorang politisi tidak akan punya waktu untuk menjawab semua panggilan telepon atau membalas pesan.
Sekretaris mengambil peran dalam kasus seperti itu dan mengarahkan setiap orang ke saluran yang sesuai. Sekretaris memiliki keahlian untuk mengarahkan orang tersebut dan mengidentifikasi serta membedakan antara apa yang lebih penting dan kurang penting bagi orang yang mereka laporkan.
Biasanya, seorang penelepon yang tidak dikenal akan disambut oleh sekretaris terlebih dahulu, dan dia menanyakan tujuan dari panggilan tersebut. Jika dia merasa cocok, baru kemudian dibiarkan.
2. Mengatur dan mendistribusikan pesan
Ini adalah salah satu tugas penting sekretaris, seperti yang telah dibahas di atas.
Sekretaris diharapkan untuk mengatur dan mendistribusikan pesan kepada orang yang relevan. Pesannya bisa dalam bentuk komunikasi apa pun – saat ini lebih ditekankan pada aspek digital – harus diberikan kepada orang yang bersangkutan. Berada di masa pandemi dan COVID – 19, bahkan sekretaris lebih memilih komunikasi online daripada komunikasi offline atau tatap muka. Bantuan mereka dalam mendistribusikan pesan sangat berharga.
Karena keterampilan komunikasi itulah mereka dapat melakukan tugas mendistribusikan pesan. Misalnya, seorang CEO akan mengatakan kepada sekretarisnya untuk membuat draf surat ke perusahaan ABC dan memberi tahu mereka bahwa kami tidak dapat melanjutkan tawaran ini.
Terserah sekretaris untuk menyusun surat dengan benar dalam bahasa bisnis formal dan meneruskannya ke perusahaan masing-masing. Ini tentu saja atas nama CEO. Surat yang menyusun dan mengirimkannya dan membalas komunikasi lainnya adalah peran sekretaris.
3. Penjadwalan
Setiap kantor memiliki banyak jadwal yang harus diikuti setiap orang sepanjang hari. Jadwal rapat, jadwal janji temu, menyelesaikan pekerjaan, tindak lanjut, pengiriman, dan tindak lanjut pelanggan bekerja pada jadwal yang berbeda. Agar perusahaan berfungsi dengan baik, setiap orang harus mengikuti jadwal mereka.
Terkadang seorang ketua bertemu, atau dewan direksi ingin mengunjungi kantor tertentu untuk melihat apakah semuanya berjalan dengan baik. Dalam semua kasus tersebut, tugas sekretaris adalah menetapkan, menyesuaikan, mengakomodasi, dan mengubah jadwal agar tidak terjadi bentrok.
Sekretaris mengawasi semua ini dan memastikan itu terjadi tepat waktu. Terkadang, selain mengelola acara multi-orang ini, sekretaris juga harus menindaklanjuti vendor dan pemangku kepentingan serta mengingatkan individu tentang jadwal yang akan datang.
Mereka terus mengirimkan pengingat tentang pertemuan pelanggan yang akan datang, acara, rapat, atau konferensi. Tugas mereka adalah memastikan semua orang tiba tepat waktu untuk acara yang direncanakan.
4. Pengorganisasian
Sementara kantor yang baru didirikan memiliki dokumen yang relatif sedikit, kantor yang lebih tua memiliki banyak dokumen. Ada catatan transaksi dengan pelanggan, kesepakatan, pertemuan, komitmen, dan banyak lagi detail lainnya dalam makalah ini.
Terkadang orang yang membuat komitmen atau membuat kesepakatan tidak lagi bekerja dengan organisasi. Dalam kasus seperti itu, adalah tugas sekretaris untuk menemukan detail komitmen atau kesepakatan dan memastikan bahwa hal itu dipenuhi.
Untuk ini, keterampilan pengorganisasian sangat penting. Menjaga agar data tetap teratur sehingga dapat ditemukan dengan mudah – tidak hanya oleh sekretaris itu tetapi juga oleh orang lain – adalah tugas sekretaris. Sebagian besar dokumentasi hari ini adalah tanpa kertas dan digital. Dalam kasus seperti itu, sekretaris harus mengatur semua dokumen dalam folder.
Itu disimpan dalam database komputer untuk digunakan lebih lanjut jika perlu, dan kapan pun diperlukan, dapat direproduksi. Selain dokumentasi, menyiapkan segala sesuatunya untuk rapat, konferensi yang akan datang, pertemuan vendor, dll., semua tugas ini adalah bagian dari pekerjaan sekretaris.
Kadang-kadang sekretaris juga diminta untuk menggunakan dokumen-dokumen ini dan menyelesaikan tugas karena mereka sering didelegasikan wewenang. Sekretaris diharapkan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menggunakan file dan dokumen ini untuk menyelesaikan pekerjaan dalam kasus seperti itu.
5. Menerima tamu dan klien
Seorang sekretaris terkadang harus menjamu klien bisnis juga. Ini benar, terutama jika klien sangat penting. Dalam kasus seperti itu, sekretaris harus melakukan pekerjaan menjamu klien. Meskipun ini adalah pekerjaan resepsionis, terkadang tugas tersebut harus diambil oleh sekretaris.
Ketika tamu atau klien datang, sekretaris menyambut mereka dan terkadang mengajak mereka berkeliling dan memperkenalkan orang-orang kantor. Diskusi pendahuluan dan menghibur para tamu dengan menawarkan minuman juga merupakan tugas sekretaris. Sekretaris memastikan bahwa para pengunjung menetap dengan nyaman di tempat yang seharusnya.
Sekretaris bergabung dengan mereka di pertemuan juga jika diperlukan. Banyak kali para tamu asing dan berbicara bahasa yang berbeda. Sekretaris juga dapat bertindak sebagai penerjemah untuk membantu para tamu berkomunikasi dengan orang lain.
Sekretaris multibahasa adalah aset bagi organisasi. Sekretaris menjaga profesionalisme dengan para tamu sambil menjunjung tinggi nilai-nilai perusahaan.
6. Mendokumentasikan keuangan dasar
Di banyak perusahaan, keuangan adalah pekerjaan departemen keuangan. Dari mengeluarkan gaji kepada karyawan hingga mempertahankan biaya, semuanya dari departemen keuangan. Tetapi bahkan sekretaris juga bertanggung jawab untuk menjaga dokumentasi keuangan yang diperlukan.
Dokumentasi dasar ini dapat terdiri dari tetapi tidak terbatas pada pengarsipan dan pemeliharaan semua pengeluaran resmi untuk bulan itu, mengeluarkan persetujuan dan memelihara dokumentasi untuk pengeluaran kantor, memastikan semua anggota tim menyerahkan pengeluaran mereka dan memelihara lembar excel yang sama, memeriksa jika biaya disetujui tepat waktu, memastikan tidak ada ketidaksesuaian antara jumlah yang disepakati dan jumlah yang diminta dan menyelesaikan ketidaksesuaian jika ada.
Selain itu, mungkin ada hal-hal lain seperti menyimpan kuitansi asli hingga jangka waktu tertentu, memberikan yang asli jika diminta, dll. Sebagian besar sekretaris juga menyimpan data tentang keuangan perusahaan seperti pengeluaran karyawan dan menyimpannya untuk jangka waktu yang lama.
Mereka juga harus direproduksi jika diperlukan.
7. Mengelola perlengkapan kantor
Sekretaris juga bertanggung jawab untuk memelihara perlengkapan kantor. Kantor yang berfungsi akan membutuhkan hal-hal yang berbeda untuk berfungsi. Yang terpenting, alat tulis diperlukan untuk beroperasi di kantor dengan benar.
Tidak hanya itu, catatan semua transaksi yang terjadi di kantor terkait persediaan harus dipelihara. Transaksi juga harus dianalisis apakah terjadi peningkatan pengeluaran pada bulan tertentu dan alasannya.
Biaya harus dibenarkan sehingga biaya dapat disetujui. Pengeluaran sekecil apapun untuk pulpen atau kertas, toner atau mesin fotokopi, map, semuanya harus didokumentasikan. Peramalan persediaan dengan mempertimbangkan pertemuan dan acara yang akan datang juga termasuk dalam tugas sekretaris.
8. Menyelenggarakan dan menyelenggarakan rapat
Setiap fungsi bisnis pada agenda dan tujuan dan pertemuan diperlukan untuk membahas tujuan tersebut. Setiap departemen melakukan pertemuan untuk membahas target, tujuan, pencapaian, dan rencana mereka, dan acara ini mungkin berbenturan satu sama lain.
Sekretaris harus mengatur pertemuan ini sedemikian rupa sehingga tidak bentrok satu sama lain. Memastikan bahwa ruang rapat atau ruang konferensi tersedia untuk rapat, mengalokasikan ruangan hanya untuk satu tim pada satu waktu, menjaga ruang yang cukup antara dua rapat untuk menyiapkan dan membersihkan ruangan, semua itu harus dikelola diatur oleh sekretaris.
Dalam beberapa kasus, sekretaris juga dapat hadir untuk mencatat risalah rapat. Risalah ini kemudian dikirimkan kepada yang bersangkutan dan ditindaklanjuti oleh sekretaris untuk melihat apakah tugas yang diemban dan didelegasikan dalam rapat tersebut sudah terpenuhi atau belum.
9. Membantu eksekutif
Beberapa proyek sedang dilakukan pada satu waktu dalam suatu organisasi. Proyek-proyek ini terdiri dari banyak tugas besar dan kecil, dan sementara sebagian besar diurus oleh anggota tim proyek dan orang yang bertanggung jawab, ada tugas-tugas kecil lainnya dari proyek juga, yang harus diurus. oleh sekretaris.
Misalnya, menyiapkan presentasi dari tujuan rapat, menyiapkan laporan untuk tim, mencetak dokumen dan ditandatangani dari orang yang bersangkutan, mengisi formulir, membuat arsip baru untuk setiap proyek baru, dll. Semua tugas tersebut dipenuhi oleh sekretaris, yang merupakan bantuan yang tak ternilai bagi tim.
Untuk hal-hal seperti itu, sekretaris harus dapat melakukan banyak tugas, mengetahui fungsi dasar proyek, memahami komputer, dan harus dapat mencoba-coba perangkat lunak penting seperti MS Office, dll.
Keterampilan keras dan lunak ini diperlukan untuk keberhasilan proyek, dan sekretaris adalah seorang profesional yang sangat diperlukan yang memiliki keterampilan ini.
10. Mengawasi staf kantor
Sekretaris juga merupakan manajer orang karena sebagian besar staf kantor seperti keamanan, staf kebersihan, resepsionis, dll melapor kepada sekretaris. Sekretaris biasanya mengawasi mereka semua.
Sekretaris memastikan bahwa orang-orang ini melakukan pekerjaannya, dan mereka berfungsi secara teratur dalam organisasi. Mereka bertanggung jawab atas fungsi dasar kantor, dan mereka harus dilatih sesuai dengan itu.
Staf lapangan harus mengetahui aturan dan peraturan organisasi seperti berpakaian, hal-hal yang mengganggu di kantor, dll. Semuanya harus dilatih untuk itu, dan sekretaris memastikan hal itu dilakukan.
Dalam beberapa kasus, kantor akan membutuhkan penggantian karyawan tersebut, yang dihadiri oleh sekretaris.
11. Koordinasi
Sementara sekretaris mengoordinasikan pekerjaan antara orang dan tugas, terkadang, juga diperlukan untuk mengoordinasikan antara organisasi lain untuk menyelesaikan hal-hal yang lebih besar.
Seperti sekretaris yang menerima tamu dari organisasi lain, ada kalanya seorang pejabat yang menjadi bawahan sekretaris pergi ke organisasi lain. Dalam kasus seperti itu, sekretaris harus berkoordinasi dengan sekretaris lain untuk memastikan bahwa fungsinya berjalan lancar.
Menurut persyaratan kedua pejabat, menyesuaikan hal-hal, memastikan sedikit atau tidak ada keterlambatan dalam tugas yang diberikan, memenuhi tujuan yang disebutkan, dll. Semuanya dilakukan oleh sekretaris. Koordinasi dengan organisasi lain ini mungkin bersifat sementara tetapi sangat penting karena keberhasilan banyak kesepakatan bergantung padanya.
Kesimpulan
Peran sekretaris dalam suatu organisasi beragam, dan itu untuk memastikan segala sesuatunya dikelola dan dikoordinasikan dengan lancar. Sekretaris juga memastikan bahwa tujuan tercapai dan dokumentasi diselesaikan untuk mencapai tujuan bisnis.
Melaksanakan prosedur administrasi, memastikan kebijakan perusahaan terpenuhi semuanya diawasi oleh sekretaris.
