Dengan rencana Proses Bisnis yang sudah ada, mungkin ada kebutuhan untuk revaluasi, perlengkapan, dan perbaikan karena berkurangnya efisiensi. Peningkatan Proses Bisnis atau BPI didefinisikan sebagai struktur dan teknik untuk meningkatkan output teknik proses bisnis saat ini.
Prosedur ini menargetkan celah sistem dan melakukan perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan alur kerja dan meningkatkan tingkat produksi.
Perbaikan dapat dilakukan dalam dua jenis portofolio proses bisnis.
Proses formal, yang dikenal sebagai prosedur, didokumentasikan secara legal, dan amandemennya mudah.
Di sisi lain, proses bisnis informal mengacu pada praktik yang disesuaikan dan tidak terdokumentasi dalam melakukan penelitian, melakukan pertemuan, dll.
Teknik peningkatan yang menargetkan prosedur ini relatif lebih kompleks.
Apa itu Peningkatan Proses Bisnis atau BPI?
Secara sederhana, Peningkatan Proses Bisnis menargetkan peningkatan kinerja tugas yang dilakukan oleh karyawan untuk memberikan hasil yang lebih baik kepada pemangku kepentingan, konsumen, atau pasar.
BPI berputar di sekitar-
- Mengurangi waktu pemrosesan
- Meningkatkan kualitas keluaran
- Memotong pemborosan
Seiring dengan peningkatan mesin, teknologi, dan metode; harus ada kemajuan dalam proses bisnis. Proses bisnis harus akurat, dan baru setelah itu produk dapat berhasil di pasar yang kompetitif.
Semua sektor dan karyawan perlu bekerja dengan saling berkoordinasi. Ini akan memastikan peningkatan efisiensi organisasi, sehingga memberi mereka tempat yang tepat di pasar.
Peningkatan Proses Bisnis menargetkan tiga kategori besar proses bisnis:
- Operasional Proses Bisnis
Proses bisnis yang berkaitan dengan aliran nilai, seperti akun pelanggan, manufaktur, pengiriman, dll.
- Pengelolaan Proses Bisnis
Proses bisnis yang melibatkan Komunikasi dan Penganggaran.
- Proses Bisnis Pendukung
Proses bisnis ditangani oleh tim pendukung, seperti akuntansi, rekrutmen, bantuan teknis, dll.
Jadi, meskipun tidak ada definisi pasti untuk menjelaskan teknik peningkatan yang rumit ini, teknik ini dapat dipahami sebagai metode pengendalian kerusakan, pengoptimalan akurasi, dan peningkatan efisiensi.
Peningkatan Proses Bisnis melayani perlengkapan melalui pemetaan proses bisnis, mencari inefisiensi, mendesain ulang proses bisnis, dan menetapkan matriks baru yang sesuai.
Pentingnya Perbaikan Proses Bisnis
Proses bisnis seharusnya membantu perusahaan bekerja lebih baik.
Kepuasan karyawan sama pentingnya dengan kepuasan pelanggan. Orang yang bekerja untuk perusahaan mengharapkan tempat kerja memiliki lingkungan yang cocok di mana mereka menemukan kenyamanan.
Jadi teknik peningkatan proses bisnis memastikan bahwa produk atau layanan berjalan dengan baik di pasar dan melakukan perbaikan sesuai tren pasar dan perubahan permintaan.
Bisnis memilih BPI untuk mengurangi waktu yang diperlukan bisnis dalam menyelesaikan proses apa pun. Ini digunakan untuk menghilangkan pemborosan dan gesekan dari proses bisnis.
BPI berguna dalam meningkatkan kualitas produk atau layanan. Ini juga membantu dalam memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi dengan cara yang jauh lebih baik untuk mengoptimalkan kepuasan pengguna.
BPI juga berguna dalam menyelaraskan tujuan bisnis dan operasi TI. Mari kita lihat beberapa tujuan yang dilayani BPI-
Tujuan Perbaikan Proses Bisnis
Teknik-teknik ini membantu memulihkan kesalahan dalam proses bisnis yang ada dengan menganalisis ancaman, meninjaunya secara detail, dan meningkatkan praktik bisnis yang ada. Itu dilakukan dengan bantuan teknis dan metode perbaikan yang telah dicoba dan diuji.
Tiga tujuan utama BPI dapat dipersempit sebagai berikut:
- Kurangi waktu pemrosesan
Ini dicapai dengan menerapkan teknik peningkatan yang menargetkan pengurangan langkah yang tidak diinginkan dan mengadopsi teknologi yang lebih baru.
- Meningkatkan kualitas Keluaran
Teknik-teknik ini meningkatkan kualitas keluaran dengan mencari cacat yang berdampak negatif pada produk akhir. Kesalahan dalam produksi diperbaiki, dan output baru diproduksi dengan sumber daya yang terbatas.
- Potong limbah yang tidak diinginkan
Alur kerja ditinjau, dan proses yang tidak diinginkan dihilangkan dari daftar. Tim bekerja lebih baik dalam menambahkan lebih banyak nilai pada produksi jika mereka tidak lagi fokus pada proses bisnis yang berlebihan dan memakan waktu.
Langkah-langkah yang terlibat dalam BPI
Meskipun terdapat beberapa teknik BPI, rute yang mereka ambil dapat ditelusuri di sepanjang jalur umum. Hasilnya mungkin subjektif, melayani kebutuhan bisnis individu, tetapi langkah-langkahnya sebagian besar adalah sebagai berikut:
- Pemetaan
Sebelum mencari tahu apa yang salah dengan proses bisnis yang ada, penting untuk memahami cara kerjanya. Duduk untuk mencatat nuansa bisnis Anda dapat membantu melihat proses secara menyeluruh. Hanya dengan begitu kekurangannya dapat dirinci.
Pemetaan dapat dilakukan secara manual atau menggunakan perangkat lunak alur kerja. Yang terakhir memastikan analisis akuntabilitas dan produktivitas yang lengkap melalui prosedur otomatis, sehingga kesalahan berkurang.
Langkah ini akan membantu mengetahui pro dan kontra. Jika langkah awal dilakukan dengan benar, maka sisa proses bisnis akan berjalan lancar. Mengidentifikasi masalah adalah suatu keharusan karena akan memungkinkan perbaikan.
Perangkat lunak apa pun atau bagan alur sederhana sudah cukup untuk survei. Jadi fokuslah pada dasar-dasarnya dan cari aspek yang bermasalah dengan menggunakan alat konvensional.
- Analisis
Ini melibatkan menjawab 5 Mengapa tentang bisnis Anda.
Ini menyiratkan menganalisis masalah yang ditargetkan, seperti mengapa penjualan perusahaan turun, dan melanjutkan dengan analisis lengkap dari masalah tersebut.
Apakah ada proses berlebihan yang digunakan? Apakah ada tenggat waktu yang terlewat? Apa yang dapat meningkatkan kualitas produksi dalam sumber daya yang terbatas? Ini adalah beberapa pertanyaan penting yang dapat dijawab oleh analisis proses bisnis.
Anda juga dapat menggunakan teknik ‘5 Mengapa’ yang terkenal untuk menganalisis proses bisnis.
Pertanyaan-pertanyaan ini tidak hanya akan membawa Anda ke akar permasalahan. Alat ini cukup sederhana untuk diimplementasikan. Yang harus Anda lakukan adalah mengambil masalah dan menerapkan pertanyaan ‘mengapa’ sebanyak lima kali.
Saat Anda mencapai dasar masalah, Anda mengetahui alasan awal yang menyebabkan perubahan selanjutnya.
- Mendesain ulang
Setelah inefisiensi diketahui, rangkaian praktik terbaik berikutnya harus diterapkan. Ini membutuhkan perancangan ulang persyaratan untuk memiliki mode peningkatan yang efisien.
Melakukan analisis risiko, menetapkan matriks jangka panjang, dan menentukan ruang lingkup perubahan termasuk dalam perancangan ulang.
Setiap bisnis memiliki kekurangannya masing-masing yang dapat menghambat proses bisnis yang ada. Jadi langkah mendesain ulang adalah pendekatan praktis menuju pemecahan masalah. Cara terbaik adalah dengan melakukan diskusi yang tepat dengan karyawan yang terkait dengan proses bisnis tersebut.
Perancangan ulang harus dilakukan dengan menganalisis aspek masa depan dan manajemen risiko. Anda harus memiliki gagasan perkiraan tentang apa yang akan dihasilkan oleh solusi tersebut.
- Implementasi
Ini adalah tahap paling kritis dari Perbaikan Proses Bisnis. Praktik yang didesain ulang harus diterapkan sekarang, dengan penyembuhan dan kehati-hatian.
Implementasi harus dimulai pada tingkat yang lebih kecil terlebih dahulu dan secara bertahap diterapkan pada proyek yang lebih signifikan.
Semua sumber daya yang tepat harus diperoleh, dan pemangku kepentingan harus diberi tahu tentang perubahan prosedur.
- Refleksi dan Penetapan Tolok Ukur Baru
Bahkan setelah teknik perbaikan baru diterapkan, penting untuk melakukan analisis kinerja.
BPI adalah proses yang berkesinambungan, dan selalu ada penambahan baru pada rangkaian proses bisnis yang sudah ada.
Setelah Anda menerapkan perubahan tertentu, proses bisnis mungkin menunjukkan penurunan efisiensi. Jadi meninjau sangat penting karena akan membantu untuk memantau efek.
Setelah penerapan strategi, pekerjaan Anda tidak berakhir di sini. Berhubungan dengan karyawan yang bertanggung jawab untuk proses tertentu.
Ketika Anda mendapatkan umpan balik, alternatif untuk masalah dapat diketahui.
Metode BPI yang umum digunakan
Daripada menembak panah dalam kegelapan, selalu disarankan untuk memiliki kerangka kerja terstruktur untuk mengambil langkah hati-hati guna meningkatkan praktik bisnis yang ada.
Metodologi terkenal yang digunakan untuk mengeksekusi BPI adalah:
- Manajemen Mutu Total
Metodologi ini menemukan jalannya pada akhir 1980-an. Prioritas teknik TQM adalah memberikan produk berkualitas tinggi dan tepat kepada pelanggan di akhir rantai.
Ini menargetkan peningkatan dalam organisasi secara keseluruhan daripada mengambil kesalahan dalam proses individu.
Ini bekerja berdasarkan mantra bahwa pelanggan adalah raja, dan semua departemen bisnis harus berfungsi berdasarkan nilai ini.
- Enam Sigma
Para insinyur Motorola pertama kali menemukan teknik ini. Ini digunakan untuk menyempurnakan kualitas produk akhir dengan mengambil proses di jalan.
Ini digunakan sebagai ukuran untuk mengetahui efisiensi dari setiap proses bisnis baru yang diadopsi. Cacat tidak bisa lebih dari 3-4 jumlahnya jika Six Sigma diterapkan.
Ini mengadopsi toolkit DMAIC, yaitu Definisikan, Ukur, Analisis, Tingkatkan, dan Kontrol.
- Ramping
Lean tidak fokus pada produk akhir. Sebaliknya, ini bertujuan untuk mengoptimalkan proses itu sendiri. Ini pertama kali digunakan oleh Toyota untuk mengurangi siklus order-to-cash.
Ini bertujuan untuk menemukan pengganti yang cocok untuk proses bisnis yang salah dengan memetakan dan mendesain ulang.
Ini tentang bagaimana nilai produk dapat ditingkatkan, sehingga memuaskan kebutuhan pelanggan. Di sini kepuasan karyawan dan keuntungan bisnis juga menjadi prioritas.
Proses dibuat efisien dengan menghilangkan sumber daya yang tidak diinginkan, sehingga memangkas biaya tambahan. Produk akhir tetap sama, tetapi pemborosan sumber daya berkurang.
- Manajemen Tangkas
Manajemen tangkas yang digunakan dalam BPL berkisar pada penerapan prinsip-prinsip Pengembangan Perangkat Lunak Tangkas untuk berbagai proses manajemen proyek.
Prinsip tangkas digunakan untuk menemukan kebutuhan yang berbeda dan mengembangkan solusi dengan bantuan upaya kolaboratif dari tim yang mengatur diri sendiri dan lintas fungsi serta pelanggan atau pengguna akhir mereka.
Proses manajemen tangkas menganjurkan perencanaan adaptif bersama dengan pengembangan evolusioner, peningkatan berkelanjutan, dan pengiriman awal. Ini lebih jauh memainkan peran penting dalam menyalurkan respons fleksibel terhadap perubahan.
Pikiran Akhir tentang Perbaikan Proses Bisnis!
Pada catatan penutup, kami berharap metodologi BPI yang disebutkan di atas untuk meningkatkan proses yang ada akan membantu Anda memahami peran Peningkatan Proses Bisnis.
Setelah membiasakan diri dengan aspek teoretisnya, hanya aplikasi praktis yang dapat melayani tujuan terbaik untuk menyelesaikan celah individu.
Investasikan dalam Peningkatan Proses Bisnis dan Manajemen Alur Kerja secara bersamaan untuk memimpin perusahaan Anda di jalur kemakmuran yang diperhitungkan!
Sekarang, kami ingin mendengar definisi Peningkatan Proses Bisnis Anda setelah melalui posting ini!
Selain itu, jika ada keraguan dalam memilih metodologi BPI yang tepat untuk bisnis Anda, jangan ragu untuk bertanya kepada kami di bagian komentar di bawah.
