Analisis kesenjangan adalah perbedaan antara kinerja aktual organisasi dan kinerja yang diinginkan atau potensial. Jika sumber daya organisasi saat ini kurang dimanfaatkan dan melepaskan investasi dalam teknologi atau modal, maka organisasi tersebut akan berkinerja buruk.
Analisis kesenjangan mengenali kesenjangan antara alokasi tambahan, tingkat alokasi saat ini, integrasi sumber daya, dan akhirnya area perbaikan. Dengan analisis ini, area yang membutuhkan perbaikan dapat diidentifikasi.
Analisis kesenjangan meliputi Mencari tahu, merinci, dan meningkatkan perbedaan antara persyaratan bisnis dan kemampuan organisasi saat ini (seperti sumber daya, teknologi, modal, dll.).
Gap analysis dapat dengan mudah ditentukan dengan menggunakan benchmarking dan dari penilaian lainnya. Setelah kinerja yang diharapkan dari perusahaan ditentukan, maka dapat dengan mudah dibandingkan dengan tingkat kinerja organisasi saat ini.
Perbandingan ini disebut analisis gap. Jenis analisis ini dapat dilakukan di tingkat operasional atau strategis organisasi.
Ini juga dapat disebut sebagai analisis bisnis suatu organisasi untuk apa yang sedang dilakukannya dan di mana ia ingin berada di masa depan. Gap analysis dapat dilakukan dari berbagai perspektif seperti sumber daya manusia, proses bisnis, arah bisnis, dan teknologi informasi. Analisis kesenjangan membantu dalam mengukur investasi uang, waktu, dan sumber daya manusia untuk mencapai hasil tertentu.
Misalnya mengubah sistem pembayaran gaji organisasi dari paper-based menjadi paperless system. Gap analysis juga dapat digunakan untuk menentukan seberapa baik suatu produk atau solusi memenuhi kebutuhan yang dibutuhkan.
Dalam skenario ini, hasil analisis Gap dapat diberi peringkat sebagai Baik, Rata-Rata, atau Buruk. Dengan melakukan analisis Gap, seseorang dapat menentukan produk baru apa yang harus ditambahkan atau penambahan apa lagi yang harus dilakukan pada sistem yang ada. Kesenjangan harus diisi oleh organisasi untuk bertahan dalam persaingan dan tumbuh di pasar.
Jenis Celah
Ada empat jenis Kesenjangan.
1) Kesenjangan Produk/Pasar
Kesenjangan produk atau pasar dapat didefinisikan sebagai perbedaan antara penjualan aktual yang dilakukan dan penjualan yang dianggarkan.
2) Kesenjangan Kinerja
Kesenjangan kinerja dapat didefinisikan sebagai kesenjangan antara kinerja aktual dan kinerja yang diharapkan.
3) Kesenjangan Tenaga Kerja
Kesenjangan tenaga kerja dapat didefinisikan sebagai perbedaan antara kekuatan aktual organisasi dan kuantitas dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
Video tentang Analisis Gap
Keuntungan Analisis Gap
- Ini memastikan bahwa persyaratan proyek telah dipenuhi seperti yang diinginkan.
- Ini memberikan wawasan ke dalam area yang membutuhkan perbaikan seperti produk, efisiensi, proses, profitabilitas, kinerja, kepuasan pelanggan, keunggulan kompetitif, dan partisipasi.
- Ini membantu dalam menentukan area yang lemah dan memiliki kekurangan dan untuk mengatasi kelemahan dan kekurangan tersebut.
- Ini membantu dalam mengungkap perbedaan antara persepsi dan kenyataan.
- Ini membantu dalam menentukan tempat terbaik untuk menyebarkan energi dan sumber daya fokus.
- Ini memberikan informasi untuk membuat keputusan yang lebih baik, yang selanjutnya membantu dalam meningkatkan kinerja.
- Jika dilakukan Gap analysis maka hasil gap analysis dapat dipahami dengan jelas dan mudah.
Kekurangan Analisis Gap
- Namun, analisis Gap mengungkap penyebab beberapa masalah. Namun jika tidak masuk cukup dalam, maka penyebab sebenarnya dari masalah tersebut dapat dibiarkan tidak terpecahkan, dan berbagai kerumitan di belakangnya dapat terlewatkan.
- Keberhasilan analisis kesenjangan sangat bergantung pada ketekunan dan pengetahuan orang-orang yang terlibat dalam proses analisis kesenjangan.
- Ada kemungkinan besar hasil analisis bisa salah karena alasan sering berubah, terutama di organisasi besar.
Bagaimana Cara Melakukan Analisis Gap?
Dalam organisasi besar, tugas melakukan analisis kesenjangan adalah manajer proyek, analis bisnis, manajemen, atau tim perbaikan proses. Namun, jika sedikit pelatihan dan pola langkah-langkah yang dirancang dengan baik disediakan, maka siapa pun dapat melakukan analisis kesenjangan secara efisien.
Beberapa organisasi menyimpan pedoman yang dapat diikuti untuk melakukan analisis kesenjangan. Pada bagian ini, Anda akan belajar tentang langkah-langkah dasar yang harus diikuti untuk melakukan analisis kesenjangan yang sukses.
1) Tentukan area yang akan dianalisis dan tujuan yang akan dicapai
Misalnya, jika tujuan Anda adalah menentukan mengapa pabrik Anda tidak memenuhi target output. Kemudian Anda harus mencari tahu penyebab yang menyebabkan target tidak tercapai dan menyarankan solusi untuk menghilangkan penyebab tersebut.
2) Menetapkan keadaan masa depan yang ideal
Tetapkan tahap masa depan yang ingin Anda capai jika semuanya berjalan sesuai rencana.
3) Menganalisis keadaan saat ini
Apa penyebab target tidak tercapai? Misalnya, apakah pekerja kurang pelatihan? Apakah departemen produksi kekurangan staf? Apakah bahan yang dibutuhkan selalu tersedia? Apakah tata letak lantai produksi menjadi kendala dalam mencapai tujuan?
4) Bandingkan keadaan aktual dengan keadaan ideal
Apa perbedaan antara produksi aktual dan produksi yang diinginkan? Misalnya, apakah Anda diharuskan memproduksi 100 unit per jam, tetapi berhasil memproduksi hanya 80 unit?
5) Jelaskan kesenjangan dan kuantifikasi perbedaannya
Dalam contoh unit produksi di atas, produksi mengalami kekurangan sebesar 20%. Setelah melakukan penelitian untuk menentukan penyebab secara garis besar kontribusi masing-masing terhadap kekurangan tersebut.
6) Membuat laporan rekomendasi dan membuat rencana untuk menjembatani kesenjangan tersebut
Setelah melakukan analisis, Anda harus memutuskan perubahan apa yang perlu dilakukan dan langkah apa yang harus diambil untuk menjembatani kesenjangan tersebut. Dalam contoh kita, tim analisis mungkin memutuskan bahwa masalah tata letak adalah cara mudah untuk menangani masalah dan akan memberikan dampak maksimal, dan mereka mungkin juga menyarankan cara untuk mengatasinya.
Mereka juga dapat bekerja dengan tim kepegawaian dan rantai pasokan untuk menerapkan rekomendasi untuk mengatasi masalah. Ide akan diringkas dan disajikan kepada manajemen untuk persetujuan lebih lanjut untuk tindakan.
Contoh Analisis Kesenjangan
Ada banyak bidang bisnis seperti penjualan, akuntansi, layanan pelanggan, dll. yang dapat memanfaatkan analisis Gap. Berikut adalah beberapa contoh yang dapat membantu Anda memahami penerapan analisis Gap secara luas.
1) Produktivitas
Ketika tingkat produktivitas perusahaan Anda benar-benar memenuhi harapan yang Anda miliki untuk perusahaan Anda atau berbagai persyaratan bisnis yang ditetapkan dapat diperbaiki dengan menggunakan analisis Gap.
2) Peluncuran Produk Baru
Saat perusahaan Anda meluncurkan produk baru, analisis Gap dapat dilakukan untuk menentukan mengapa penjualan tidak memenuhi estimasi.
3) Kinerja Penjualan
Pabrikan dapat melihat katalog atau produknya untuk menentukan produk mana yang berkinerja baik dan mana yang tidak. Dengan cara ini, dia dapat menentukan apakah dia memproduksi bauran produk yang tepat atau dia perlu melakukan beberapa perubahan untuk menghasilkan lebih banyak keuntungan dan memenuhi permintaan di masa depan.
4) Manajemen Pasokan
Jika sebuah toko sering kehabisan persediaan, maka mereka dapat menjalankan analisis Gap untuk mengetahui alasan di baliknya.
5) Evaluasi produk
Analisis kesenjangan dapat dilakukan oleh perusahaan perangkat lunak untuk menentukan semua fungsi dan fitur yang ditarik dalam persyaratan bisnis ada dan berfungsi sesuai harapan.
6) Penilaian Individu
Analisis kesenjangan dapat diberikan kepada tim anggota oleh pemimpin tim sebagai suatu kegiatan. Hasil dari kegiatan ini tidak hanya akan menentukan cara untuk meningkatkan kinerja setiap orang tetapi juga menemukan praktik terbaik yang harus diterapkan seseorang untuk meningkatkan kinerjanya sehingga produktivitasnya dapat ditingkatkan.
